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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Büroalltag und unterstütze verschiedene Abteilungen.
- Arbeitgeber: ECS ist ein dynamisches Unternehmen in Zürich, das Innovation und Teamarbeit fördert.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teamevents und ein modernes Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Wachse in einer unterstützenden Kultur und entwickle deine Fähigkeiten in einem spannenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Organisationstalent sind erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen bitte auf Englisch einreichen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 42000 - 60000 € pro Jahr.
ECS's Office Manager ist verantwortlich für die tägliche Organisation und administrative Unterstützung des Büros von ECS in Zürich. Diese Rolle umfasst die Koordination administrativer Aufgaben, das Management von Büromaterialien und Wartung, die Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen zur Unterstützung anderer Mitarbeiter und die Pflege von Beziehungen zu Anbietern. Der Office Manager wird auch eine Schlüsselrolle bei der Erstellung und Pflege von Büro-Richtlinien spielen, HR-Funktionen unterstützen und eine reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens fördern.
Wir suchen eine motivierte und ehrgeizige Person mit dem starken Wunsch zu lernen und ihre Rolle im Unternehmen im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln. Ein starkes Wissen in Deutsch und Englisch ist für diese Position erforderlich, aber bitte reichen Sie alle Bewerbungen auf Englisch ein, um berücksichtigt zu werden.
Hauptverantwortlichkeiten:
- Überwachung und Koordination der Büroabläufe und -verfahren zur Gewährleistung der organisatorischen Effektivität.
- Verwaltung von Büromaterialien, Inventar und Bestellung nach Bedarf.
- Als Ansprechpartner für bürobezogene Anfragen, Anbieter und Dienstleister fungieren.
- Sicherstellen, dass die Büroumgebung gut gepflegt ist, einschließlich der Organisation und Sauberkeit des Arbeitsplatzes.
- Unterstützung bei der Planung von Meetings, Terminen und Reisevorbereitungen für Mitarbeiter.
- Pflege und Aktualisierung von Büro-Richtlinien und -verfahren.
- Unterstützung der Personalabteilung, einschließlich der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Pflege von Mitarbeiterakten.
- Durchführung grundlegender Buchhaltungsaufgaben und Verwaltung von Büro-Budgets in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam.
- Förderung der internen Kommunikation und als Bindeglied zwischen den Abteilungen fungieren.
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von Unternehmensveranstaltungen, Meetings und Teambuilding-Aktivitäten.
- Behandlung und Lösung administrativer Probleme zur Aufrechterhaltung reibungsloser Büroabläufe.
Qualifikationen:
- Starke organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement mit Liebe zum Detail.
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.
- Kenntnisse in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und anderer Büroverwaltungssoftware.
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und die Arbeitslast effektiv zu priorisieren.
- Starke Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten.
- Vertrautheit mit Schweizer HR-Praktiken, Arbeitsgesetzen und Büro-Budgetierung ist von Vorteil.
- Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft/Management, Human Resources oder einem verwandten Bereich wird bevorzugt.
Office Manager Arbeitgeber: ECS Technologie AG
Kontaktperson:
ECS Technologie AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von ECS zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur gewinnen und möglicherweise sogar eine persönliche Empfehlung erhalten.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über die spezifischen Herausforderungen und Trends im Bereich Büroorganisation informierst. Zeige, dass du proaktiv bist und innovative Ideen zur Verbesserung der Büroabläufe hast.
✨Tip Nummer 3
Da die Kommunikation zwischen Abteilungen wichtig ist, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat haben, die deine Fähigkeiten in der internen Kommunikation und Teamarbeit verdeutlichen. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Rolle verstehst.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die spezifischen HR-Praktiken in der Schweiz. Wenn du Kenntnisse über lokale Arbeitsgesetze und -richtlinien vorweisen kannst, wird das deine Bewerbung stärken und dein Interesse an der Position unterstreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Stellenbeschreibung: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten. Dies hilft dir, deine Bewerbung gezielt auf die Erwartungen des Unternehmens auszurichten.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben relevante Erfahrungen hervor, die deine Fähigkeiten im Bereich Büroorganisation, Verwaltung und Kommunikation zeigen. Konkrete Beispiele aus früheren Positionen sind besonders wertvoll.
Schreibe ein überzeugendes Anschreiben: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Position als Office Manager bei ECS unterstreicht. Erkläre, warum du gut ins Team passt und wie du zur Verbesserung der Büroabläufe beitragen kannst.
Achte auf die Sprache: Da alle Bewerbungen in Englisch eingereicht werden müssen, stelle sicher, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei und professionell formuliert sind. Nutze klare und präzise Sprache, um deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ECS Technologie AG vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Office Managers. Sei bereit, Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Rolle starke Kommunikationsfähigkeiten erfordert, übe, klar und präzise zu sprechen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur effektiven Kommunikation in Deutsch und Englisch testen.
✨Kenntnisse über Büroorganisation zeigen
Sei bereit, über deine Erfahrungen mit Büroorganisation und -verwaltung zu sprechen. Zeige, wie du in der Vergangenheit Büromaterialien verwaltet und die Effizienz im Büro verbessert hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Unternehmenskultur, indem du Fragen stellst, die auf die Werte und die Arbeitsweise des Unternehmens abzielen. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.
