Office Manager (f/m/d)

Du brennst für perfekte Organisation, hast Freude am Umgang mit Menschen und möchtest den reibungslosen Ablauf an unserem Standort aktiv mitgestalten? Als Teil unseres Teams bei Edenspiekermann kannst du direkt durchstarten und deinen Beitrag zum gemeinsamen Erfolg leisten. Am Standort Berlin verantwortest du das Office Management für drei Unternehmen unserer Unternehmensgruppe der Appsfactory GmbH – mit deinem inhaltlichen Schwerpunkt bei Edenspiekermann. Alle Aufgaben rund um die allgemeine Büroorganisation deckst du dabei für alle drei Unternehmen gemeinsam ab. Tauche ein in die dynamische Welt unseres Agenturalltags, unterstütze unser Berliner Team vor Ort und behalte dabei auch unsere Kolleg:innen an den anderen Standorten im Blick. Gestalte eine Wohlfühlatmosphäre für unsere Mitarbeiter:innen und unsere namhaften Kund:innen.

In dieser Rolle bist du das Herz unseres Büros, die erste Anlaufstelle für unsere Gäste und packst überall dort an, wo Organisationstalent und ein kühler Kopf gefragt sind. Hierfür suchen wir dich als Office Manager Berlin (20–35 Std./Woche). Du berichtest an die Director People & Culture, Standort Berlin, und arbeitest eng mit dem Team vor Ort zusammen.

Deine Aufgaben

• Gastgeber*in: Du empfängst Besuchende herzlich, kümmerst Dich um deren Wohlbefinden und sorgst für eine angenehme Atmosphäre in unseren Büroräumen.
• Büroorganisation: Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und bist die erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und Besuch.
• Verwaltung und Koordination: Du bist verantwortlich für die Terminkoordination, Unterstützung beim Reisemanagement und die Verwaltung von Büromaterialien.
• Events: Du organisierst und unterstützt bei internen sowie externen Events und Meetings.
• Kommunikation: Du pflegst den internen und externen Schriftverkehr, Pflege des Intranets und gibst alle relevanten Informationen an die betreffenden Unternehmen am Standort weiter.
• Schnittstelle: Du bist Ansprechpartnerin und die Schnittstelle auch zu unseren anderen Standorten und Kolleg:innen.
• IT: Du bildest eine Schnittstelle zur IT und verwaltest Equipment am Standort Berlin.
• Unterstützung People & Culture: Administrative und organisatorische Mitarbeit im Bereich People & Culture, Unterstützung beim On- und Offboarding von (neuen) Mitarbeitenden.
• Unterstützung des Managements: Du übernimmst administrative Aufgaben (bspw. Kreditkartenabrechnung), unterstützt bei Angebotserstellungen sowie Ausschreibungen und stehst der Geschäftsführung unterstützend zur Seite.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste vergleichbare Berufserfahrung, beispielsweise in der Hotellerie, im Service, im Handel oder du hast bereits Agenturerfahrungen.
• Du überzeugst durch eine gewissenhafte, vorausschauende, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
• Ein professionelles und höfliches Auftreten, Hilfsbereitschaft, Kommunikationsstärke sowie ein Organisationstalent mit fröhlichen und enthusiastischen Naturell zeichnen dich aus.
• Freude an abwechslungsreichen Aufgaben und der Arbeit in einem dynamischen Team.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie fließende Englischkenntnisse bringst du ebenfalls mit.
• Von Vorteil ist der sichere Umgang mit Mac / Apple, sowie Tools wie der G-Suite und Confluence.

Was wir dir bieten

• Selbstbestimmtes und eigenverantwortliches Arbeiten, Ownership ab Tag 1.
• Raum für Eigenverantwortung, Kreativität und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Ein hundefreundliches Büro und eine gesunde Work-Life-Balance.
• Das beste Team der Welt.
• Flache Hierarchien und die Möglichkeit eigene Ideen einzubringen und umzusetzen.
• Benefits wie Urban Sports Club oder das Deutschland-Ticket.
• Teamevents, ESPI Cusine, Inspiration Talks und Meetings, sowie wöchentliche Formate für Design Diskussion, Austausch und Spaß.

Wir freuen uns, dich kennenzulernen!