Administrative Assistant (m/f/d), 100%
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Administrative Assistant (m/f/d), 100%

Basel Vollzeit 42000 - 60000 € / Jahr (geschätzt) Kein Home Office möglich
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Auf einen Blick

  • Aufgaben: Organisiere Meetings und unterstütze Projekte in einem internationalen Team.
  • Arbeitgeber: Innovatives Pharmaunternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten.
  • Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, umfangreiche Schulungsmöglichkeiten und ein motiviertes Team.
  • Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
  • Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Verwaltung und ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.
  • Andere Informationen: Vielseitige Aufgaben und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.

Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 42000 - 60000 € pro Jahr.

Our customer, a pharmaceutical company based in the area of Basel, needs reinforcement. For a temporary employment (duration: asap – 09.05.2026) we are looking for an

Administrative Assistant (m/f/d), 100%

Benefits

  • An internationally operating, innovative Swiss pharmaceutical company, a leader in its field
  • Flexible working hours and extensive training opportunities
  • A motivated multicultural team and environment
  • Your responsibilities

  • Schedule and manage on-site, off-site and virtual meetings and trainings across international time zones (calendar support, townhalls, workshops, functional meeting series, catering orders)
  • Independently identify and initiate process improvement areas across departments or function with limited direction
  • Perform special projects and/or other functions to support the business as assigned or proactively identified (locker management, building access management etc.)
  • Communicate with management and staff at all levels, handling sensitive and confidential information with discretion
  • Partnership with other Data&Digital Administrative Assistants for both day-to-day operations as well acting as backup
  • Other related job duties as assigned / office&site operations management
  • Onboarding management internal hires (Hardware/phone order, distribution lists if applicable, TEAMS membership management, training assignments in Up4Growth
  • Requirements

  • High School Diploma is required, Associate\’s Degree or Bachelor\’s Degree is preferred
  • Experience working with an executive level manager strongly preferred.
  • Minimum 5 years of administrative experience
  • On-site working required
  • Excellent planning and organizational skills
  • Demonstrated accuracy and speed in the use of standard office tools including Word, Excel, and PowerPoint.
  • Demonstrated ability to work efficiently and to perform tasks simultaneously with supervision in a fast-paced team environment
  • Ability to be resourceful, obtain information from the Intranet, learn new software programs quickly
  • Excellent interpersonal skills (team player)
  • Languages: Fluent in English, German as a plus
  • Jetzt bewerben

    Administrative Assistant (m/f/d), 100% Arbeitgeber: EDP Personalberatung GmbH

    Unser Kunde, ein international tätiges und innovatives Schweizer Pharmaunternehmen mit Sitz in der Region Basel, bietet eine hervorragende Arbeitsumgebung für den administrativen Assistenten (m/w/d). Mit flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem motivierten, multikulturellen Team ist dies der ideale Ort für Mitarbeiter, die in einem dynamischen Umfeld wachsen und sich weiterentwickeln möchten.
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    Kontaktperson:

    EDP Personalberatung GmbH HR Team

    StudySmarter Bewerbungstipps 🤫

    So bekommst du den Job: Administrative Assistant (m/f/d), 100%

    Tip Nummer 1

    Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Administrative Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es Möglichkeiten gibt, dich vorzustellen oder mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.

    Tip Nummer 2

    Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Pharmaindustrie arbeiten. Vielleicht können sie dir Insider-Informationen geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen, was deine Chancen erhöht.

    Tip Nummer 3

    Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Stelle passen. Zeige, dass du die Anforderungen verstehst und bereit bist, einen Beitrag zu leisten.

    Tip Nummer 4

    Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu sehen und dich schneller zu kontaktieren. Außerdem kannst du sicherstellen, dass du alle Informationen richtig eingibst.

    Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative Assistant (m/f/d), 100%

    Planungs- und Organisationsfähigkeiten
    Erfahrung in der Verwaltung
    Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
    Kommunikationsfähigkeiten
    Teamarbeit
    Fähigkeit zur Prozessverbesserung
    Schnelligkeit und Genauigkeit bei der Nutzung von Office-Tools (Word, Excel, PowerPoint)
    Ressourcenmanagement
    Multitasking-Fähigkeiten
    Einsatzbereitschaft
    Fließende Englischkenntnisse
    Deutschkenntnisse von Vorteil

    Tipps für deine Bewerbung 🫡

    Mach deine Bewerbung persönlich: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle als Administrative Assistant interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.

    Betone deine Erfahrungen: Hebe deine relevanten Erfahrungen hervor, besonders wenn du schon mit Führungskräften gearbeitet hast. Zeig uns, wie deine Fähigkeiten in der Organisation und Planung dir helfen können, unsere internationalen Meetings und Trainings effizient zu managen.

    Sei präzise und strukturiert: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und gut strukturiert ist. Verwende Absätze, um verschiedene Themen zu trennen, und achte auf Rechtschreibung und Grammatik. Das zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest und auf Details achtest.

    Bewirb dich über unsere Website: Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell bei uns ankommt und wir sie direkt bearbeiten können. Lass uns gemeinsam durchstarten!

    Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei EDP Personalberatung GmbH vorbereitest

    Vorbereitung ist alles!

    Mach dich mit dem Unternehmen und der Branche vertraut. Informiere dich über die neuesten Entwicklungen in der Pharmaindustrie und die spezifischen Herausforderungen, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist. So kannst du im Interview gezielt auf Fragen eingehen und dein Interesse zeigen.

    Praktische Beispiele parat haben

    Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Teamarbeit unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit Prozesse verbessert oder erfolgreich mit verschiedenen Abteilungen zusammengearbeitet hast.

    Kommunikationsfähigkeiten betonen

    Da du mit verschiedenen Ebenen des Managements kommunizieren wirst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise vermitteln kannst, und sei bereit, Beispiele für deine Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen zu geben.

    Fragen vorbereiten

    Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir die Möglichkeit, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.

    Administrative Assistant (m/f/d), 100%
    EDP Personalberatung GmbH
    Standort: Basel
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