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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Terminen und Unterstützung der Geschäftsführung in einem dynamischen Team.
- Arbeitgeber: EDUCATION Y, ein gemeinnütziger Träger für Bildungsinitiativen.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und ein motiviertes Team.
- Andere Informationen: Abwechslungsreiche Aufgaben und die Chance auf persönliche Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft von Kindern und Jugendlichen mit einer sinnvollen Tätigkeit.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management und sehr gute Deutschkenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Für unseren Standort in Düsseldorf suchen wir ab Juni eine*n Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit mit mindestens 25 Stunden/Woche. Die Stelle ist zunächst befristet bis 31.03.2028 mit Option auf Verlängerung; es besteht die Möglichkeit, teilweise aus dem Homeoffice zu arbeiten.
Deine Aufgaben
- Assistenz der Geschäftsführung:
- Eigenständige Koordination und Priorisierung von Terminen im Kalender der Geschäftsführung
- Koordination und Überwachung der täglichen und wöchentlichen Arbeitsaufgaben der Geschäftsführung
- Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Gremienbetreuung und -kommunikation, z.B. Einladung zu Vorstandssitzungen, Terminabstimmung, Protokollführung
- Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen
- Büroorganisation und Abwicklung des Tagesgeschäftes
- Einkaufs- und Beschaffungswesen
- Koordination und Kommunikation externer Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Facility Management) inkl. Vertragsmanagement
- Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentationen, Ablagestrukturen und Systemen (z. B. CRM)
- Planung und Umsetzung interner Formate (z. B. Teamtage, Workshops, Veranstaltungen)
- Koordination von Recruitingprozessen inkl. der Organisation von Vorstellungsgesprächen (über Personio)
- Organisation und Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen
- Pflege von Personalunterlagen
Das bringst Du mit
- Mehrjährige (mind. 5 Jahre) Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position
- Ausgeprägte Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu priorisieren und eigenständig zu steuern
- Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Exzellente Office-Kenntnisse (v.a. Word, Outlook, Excel)
- Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. CRM, HR-Software wie Personio)
- Erfahrung im Umgang mit internen und externen Schnittstellen
- Schnelle Auffassungsgabe
- Freude an der Arbeit im Team
- Bereitschaft, an mindestens zwei Tagen pro Woche in unserem Düsseldorfer Büro zu arbeiten
Warum wir?
Neben dem guten Gefühl, sich für eine wirklich sinnvolle Sache zu engagieren, bieten wir eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Tätigkeit in einem netten, hochmotivierten Team, sehr flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.
Über uns
EDUCATION Y ist ein gemeinnütziger Träger wirkungsorientierter Bildungsinitiativen. Wir sind inzwischen ein Team von rund 50 Personen und an unterschiedlichen Standorten in ganz Deutschland aktiv. Digital und vor Ort gestalten wir Bildungsorte, an denen Kinder und Jugendliche die Unterstützung bekommen, die sie brauchen, um ihre Zukunft selbst in die Hand zu nehmen. Wir möchten ihnen Kompetenzen vermitteln, um in einer globalisierten und digitalen Gesellschaft des 21. Jahrhunderts ein erfolgreiches, selbstbestimmtes und solidarisches Leben zu führen. Dabei legen wir Wert auf faire Chancen und Teilhabemöglichkeiten für alle.
Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: Education Y e.V.
Kontaktperson:
Education Y e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit deinem Wunschjob zu tun haben. So kannst du direkt mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Bekannten über deine Jobsuche. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und überlege dir, welche Fragen du stellen möchtest. Zeige, dass du wirklich interessiert bist und bereit, Verantwortung zu übernehmen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse an der Stelle und gibt uns die Möglichkeit, dich besser kennenzulernen. Außerdem kannst du sicher sein, dass deine Bewerbung direkt bei den richtigen Leuten landet.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch, dass du organisiert bist – eine wichtige Fähigkeit für die Position!
Pass auf die Details auf!: Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein fehlerfreies Dokument macht einen professionellen Eindruck und zeigt, dass du dir Mühe gibst. Wir schätzen Sorgfalt und Genauigkeit sehr!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schneller bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem neuen Job bei uns!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Education Y e.V. vorbereitest
✨Mach dich mit der Unternehmensmission vertraut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, die Mission und die Werte des Unternehmens zu verstehen. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern hilft dir auch, deine Antworten auf die Fragen besser zu formulieren.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Da die Position viel Organisation und Koordination erfordert, ist es wichtig, dass du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat hast. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig gemanagt hast.
✨Stelle Fragen zur Teamdynamik
Zeige dein Interesse an der Teamarbeit, indem du Fragen zur Teamdynamik und den internen Prozessen stellst. Das zeigt, dass du nicht nur an der Position interessiert bist, sondern auch daran, wie du ins Team passt.
✨Präsentiere deine digitalen Fähigkeiten
Da digitale Tools eine große Rolle spielen, sei bereit, über deine Erfahrungen mit Software wie CRM-Systemen oder HR-Tools zu sprechen. Zeige, wie du diese Tools effektiv genutzt hast, um Prozesse zu optimieren.