Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Terminen und Unterstützung der Geschäftsführung in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Engagiertes Team in einem sinnvollen Arbeitsumfeld in Düsseldorf.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und ein motiviertes Team.
- Weitere Informationen: Abwechslungsreiche Aufgaben und die Chance auf berufliche Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag aktiv mit und entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management und sehr gute Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Für unseren Standort in Düsseldorf suchen wir ab Juni einen Office Managerin | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit mit mindestens 25 Stunden/Woche. Die Stelle ist zunächst befristet mit Option auf Verlängerung; es besteht die Möglichkeit, teilweise aus dem Homeoffice zu arbeiten.
Deine Aufgaben
- Assistenz der Geschäftsführung: Eigenständige Koordination und Priorisierung von Terminen im Kalender der Geschäftsführung, Koordination und Überwachung der täglichen und wöchentlichen Arbeitsaufgaben der Geschäftsführung, strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings, Gremienbetreuung und -kommunikation, z.B. Einladung zu Vorstandssitzungen, Terminabstimmung, Protokollführung, Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen.
- Office Management: Büroorganisation und Abwicklung des Tagesgeschäftes, Einkaufs- und Beschaffungswesen, Koordination und Kommunikation externer Dienstleister (z.B. IT, Reinigung, Facility Management) inkl. Vertragsmanagement, Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentationen, Ablagestrukturen und Systemen (z.B. CRM), Planung und Umsetzung interner Formate (z.B. Teamtage, Workshops, Veranstaltungen).
- Administratives HR-Management: Koordination von Recruitingprozessen inkl. der Organisation von Vorstellungsgesprächen (über Personio), Organisation und Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen, Pflege von Personalunterlagen.
Das bringst Du mit
- Mehrjährige (mind. 5 Jahre) Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position.
- Ausgeprägte Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu priorisieren und eigenständig zu steuern.
- Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Exzellente Office-Kenntnisse (v.a. Word, Outlook, Excel).
- Erfahrung mit digitalen Tools (z.B. CRM, HR-Software wie Personio).
- Erfahrung im Umgang mit internen und externen Schnittstellen.
- Schnelle Auffassungsgabe.
- Freude an der Arbeit im Team.
- Bereitschaft, an mindestens zwei Tagen pro Woche in unserem Düsseldorfer Büro zu arbeiten.
Warum wir?
Neben dem guten Gefühl, sich für eine wirklich sinnvolle Sache zu engagieren, bieten wir eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Tätigkeit in einem netten, hochmotivierten Team, sehr flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.
Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: Educationy
Als Arbeitgeber in Düsseldorf bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Teil eines engagierten und motivierten Teams zu werden, das sich für sinnvolle Projekte einsetzt. Wir fördern eine flexible und familienfreundliche Arbeitskultur mit der Option auf Homeoffice, während Sie gleichzeitig Ihre Fähigkeiten im Office Management und in der Assistenz der Geschäftsführung weiterentwickeln können. Bei uns erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben und die Chance, aktiv an der Gestaltung interner Formate mitzuwirken.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) erhalten könntest
✨Tip Number 1: Verknüpfungen nutzen
Nutze gezielt Netzwerke wie XING oder LinkedIn, um Kontakte in der Unternehmensberatung zu knüpfen. Oft gibt es spezielle Gruppen und Foren, wo du mit Beratern in Kontakt treten kannst und Insider-Tipps für Teilzeitstellen erhalten kannst.
✨Tip Number 2: Praktika und Junior-Programme
Schau nach Praktika oder Junior-Programmen, die speziell für Studierende oder Teilzeitkräfte angeboten werden. Viele Unternehmen in der Unternehmensberatung bieten solche Gelegenheiten an, um talentierte Nachwuchskräfte zu fördern. Das ist eine super Möglichkeit, um Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Number 3: Event-Teilnahmen
Besuche Hochschulmessen oder Karrieretage, die auf Unternehmensberatung spezialisiert sind. Dort kannst du direkt mit Ansprechpartnern von Firmen wie Educationy sprechen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Oft gibt's auch Workshops, die dir helfen, deine Skills zu verbessern.
✨Tip Number 4: Initiativbewerbungen nicht vergessen
Zögere nicht, bei Unternehmen wie Educationy direkt eine Initiativbewerbung für eine Teilzeitstelle zu schicken. Zeig, dass du proaktiv bist und Interesse an aktuellen Projekten hast. Das kann dich von anderen Bewerbern abheben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine analytischen Fähigkeiten:In der Unternehmensberatung dreht sich alles um Problemlösung und analytisches Denken. Stelle sicher, dass du in deinem Lebenslauf und Anschreiben konkrete Beispiele für Projekte oder Erfahrungen einfügst, wo du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Das könnte ein Hochschulprojekt oder eine Fallstudie sein, die deinen analytischen Ansatz und deine Lösungsfindung demonstriert.
Hebe deine soziale Kompetenz hervor:Da du in der Unternehmensberatung oft in Teams arbeitest und mit Klienten kommunizierst, ist es wichtig, deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu betonen. Erwähne Erfahrungen aus Gruppenprojekten oder Engagements, wo du deine Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen konntest. Lass die Personaler spüren, dass du ein Teamplayer bist!
Motivation für Teilzeitarbeit:In deinem Anschreiben solltest du auch klar machen, warum die Teilzeitstelle für dich interessant ist. Welche Flexibilität suchst du und wie passt dieses Modell in deine aktuelle Situation? Hebe hervor, dass du die zusätzliche Zeit effektiv nutzen möchtest, um dein Wissen zu vertiefen und gleichzeitig praktische Erfahrungen in der Beratung zu sammeln.
Beziehe dich auf unsere Dienstleistungen:Mach dir die Mühe, dich ein bisschen über Educationy zu informieren und den Bezug zu unseren Dienstleistungen oder Projekten in deinem Anschreiben herzustellen. Wenn du zeigen kannst, dass du ein gutes Verständnis für unsere Werte und Methoden hast, stichst du auf jeden Fall aus der Menge heraus. Also, nutz dazu unsere Webseite, um dich vorzubereiten und punkte mit deinem Wissen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Educationy vorbereitet
✨Verstehe die Beratungswelt
In der Unternehmensberatung ist es wichtig, die aktuellen Trends und Herausforderungen der Branche zu kennen. Setz dich mit typischen Projekten und Fallstudien auseinander, die dein Verständnis für betriebliche Abläufe zeigen – das hilft uns, in der Diskussion mit den Interviewern glänzen zu können.
✨Bereite deine Fallstudie vor
Fallstudien sind ein großer Teil von Interviews in der Unternehmensberatung. Übe, Probleme zu analysieren und Lösungen zu entwickeln. Du wirst vielleicht nach deiner Vorgehensweise gefragt oder musst eine Lösung präsentieren – sei also bereit, eure Denkweise klar und strukturiert darzulegen.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Als Teilzeitkraft wird von dir erwartet, dass du schnell lernst und dich an neue Situationen anpasst. Zeige deine Motivation, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen. Bereite ein paar Beispiele vor, die verdeutlichen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast – das hilft uns zu zeigen, dass du ein wertvoller Teil des Teams werden kannst.
✨Netzwerken ist dein Freund
In Teilzeitpositionen ist oft das Networking entscheidend. Bereite dich darauf vor, Anknüpfungspunkte zu finden und zeige echtes Interesse an dem Team und der Unternehmenskultur bei Educationy. Stell Fragen, die nicht nur deine Neugier zeigen, sondern auch dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit unterstreichen.
