Executive Assistant

EFG International ist eine globale Privatbankengruppe, die Privatbank- und Vermögensverwaltungsdienste anbietet. Wir bedienen Kunden an über 40 Standorten weltweit. EFG International bietet ein stimulierendes und dynamisches Arbeitsumfeld und strebt danach, ein Arbeitgeber der Wahl zu sein. EFG verpflichtet sich, ein gerechtes und inklusives Arbeitsumfeld zu schaffen, das auf dem Prinzip des gegenseitigen Respekts basiert. Der Beitritt zu unserem Team bedeutet, ein unterstützendes Umfeld zu erleben, in dem Ihre Beiträge geschätzt und anerkannt werden. Wir sind fest davon überzeugt, dass die Vielfalt unserer Teams uns einen Wettbewerbsvorteil verschafft, indem sie bessere Entscheidungen und größere Innovationen fördert.

Unsere Mission: Unternehmerische Köpfe zu befähigen, Werte zu schaffen – heute und für die Zukunft. Wir sind eine Privatbank, die personalisierte Lösungen auf globaler Ebene für private und institutionelle Kunden anbietet. Unser nachhaltiger Erfolg basiert auf unseren Talenten und darauf, wie wir mit unseren Kunden und Gemeinschaften zusammenarbeiten, um dauerhaften Wert zu schaffen.

Wir suchen einen talentierten und hoch effizienten Executive Assistant, der einem unserer leitenden Angestellten bei seinen täglichen Aktivitäten hilft. Diese essentielle Rolle trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Bedürfnisse des leitenden Angestellten und seines Umfelds erfüllt werden und dass alle notwendigen Aktivitäten und Interaktionen mit der erforderlichen Vertraulichkeit erledigt werden.

Hauptverantwortlichkeiten:

• End-to-End-Organisation und Priorisierung der Agenda eines Exekutivmitglieds, um die Präsenz und Zeit des Exekutivmitglieds für die Bedürfnisse aus verschiedenen Rollen und Aufgaben auszubalancieren.
• Priorisieren und Kategorisieren von Meetinganfragen basierend auf den Eingaben des Exekutivmitglieds und in Abstimmung mit dem Office Manager des Exekutivmitglieds.
• Regelmäßige Aktualisierung des Meetingprotokolls.
• Sicherstellen der Verfügbarkeit von unterstützenden Dokumenten und Hintergrundmaterial für die Meetings.
• Fristen im Auge behalten und angemessene Vorbereitungszeit für wichtige Präsentationen, Meetings, Projekte, Reisen und bevorstehende Geschäftsinitiativen sicherstellen.
• Einrichten und Verwalten von Papier- oder elektronischen Ablagesystemen.
• Buchungen und Geschäftsreisen für das Exekutivmitglied organisieren.
• Spesenabrechnung für das Exekutivmitglied bearbeiten.
• Überprüfung des internen Abwesenheits- und Reisegenehmigungssystems.
• Tägliche eingehende Post des Exekutivmitglieds bearbeiten.

Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, der direkt an das obere Management berichtet.
• Starke organisatorische, Projektmanagement- und Problemlösungsfähigkeiten mit tadellosen Multitasking-Fähigkeiten.
• Außergewöhnliche zwischenmenschliche Fähigkeiten, Zeitmanagement, starke Kommunikations- und aktive Zuhörfähigkeiten, Flexibilität.
• Freundliches und professionelles Auftreten.
• Zusammenarbeit und Teamgeist.
• Sprachen: Englisch muss vorhanden sein, Italienisch & Französisch und/oder Deutsch wären ein besonderes Plus.
• Fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse.

Unsere Werte:

• Verantwortung: Verantwortung für Aufgaben und Herausforderungen übernehmen.
• Praktisch: Proaktiv sein, um schnell hochwertige Ergebnisse zu liefern.
• Leidenschaftlich: Engagement und Streben nach Exzellenz.
• Lösungsorientiert: Fokus auf Kundenergebnisse und faire Behandlung der Kunden.
• Partnerschaftsorientiert: Förderung von Zusammenarbeit und Teamarbeit.