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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Alltag eines Senior Executives und manage Meetings und Reisen.
- Arbeitgeber: Ein dynamisches Unternehmen mit einem engagierten Team und einer offenen Kultur.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Freundliches Arbeitsumfeld mit vielen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines wichtigen Teams und unterstütze Führungskräfte bei ihren täglichen Herausforderungen.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 7 Jahre Erfahrung als Executive Assistant und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Wir suchen einen talentierten und hoch effizienten Executive Assistant, um einen unserer leitenden Angestellten in seinen täglichen Aktivitäten zu unterstützen. Diese essentielle Rolle hilft sicherzustellen, dass die Bedürfnisse des leitenden Angestellten und seines Umfelds erfüllt werden und dass alle notwendigen Aktivitäten und Interaktionen mit der erforderlichen Vertraulichkeit erledigt werden.
Hauptverantwortlichkeiten:
- End-to-End-Organisation und Priorisierung der Agenda eines Vorstandsmitglieds, um die Präsenz und Zeit des Vorstandsmitglieds für die Bedürfnisse aus verschiedenen Rollen und Aufgaben auszubalancieren.
- Priorisieren und Kategorisieren von Meeting-Anfragen basierend auf den Eingaben des Vorstandsmitglieds und in Abstimmung mit dem Office Manager des Vorstandsmitglieds.
- Regelmäßige Aktualisierung des Meeting-Protokolls (Informationen in die Datenbank eingeben und aktualisieren).
- Sicherstellen der Verfügbarkeit von unterstützenden Dokumenten und Hintergrundmaterialien für die Meetings.
- Fristen im Auge behalten und angemessene Vorbereitungszeit für wichtige Präsentationen, Meetings, Projekte, Reisen und bevorstehende Geschäftsinitiativen sicherstellen.
- Einrichten und Verwalten von Papier- oder elektronischen Ablagesystemen.
- Buchungen und Geschäftsreisen für das Vorstandsmitglied organisieren.
- Spesenabrechnung für das Vorstandsmitglied bearbeiten.
- Überprüfung des internen Abwesenheits- und Reisengenehmigungssystems.
- Tägliche eingehende Post des Vorstandsmitglieds bearbeiten: Öffnen, Screening und Weiterleitung an die relevanten Einheiten.
Fähigkeiten und Erfahrungen:
- Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, der direkt an das obere Management berichtet.
- Starke organisatorische Fähigkeiten, Projektmanagement und Problemlösungsfähigkeiten mit tadellosen Multitasking-Fähigkeiten.
- Außergewöhnliche zwischenmenschliche Fähigkeiten, Zeitmanagement, starke Kommunikations- und aktive Zuhörfähigkeiten, Flexibilität.
- Freundliches und professionelles Auftreten.
- Zusammenarbeit und Teamgeist.
- Sprachen: Englisch muss vorhanden sein, Italienisch & Französisch und/oder Deutsch wären ein deutlicher Vorteil.
- Fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse.
Executive Assistant Arbeitgeber: EFG International
Kontaktperson:
EFG International HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Assistant bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens zu vernetzen. So kannst du wertvolle Einblicke gewinnen und vielleicht sogar eine Empfehlung erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Rolle und überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du diese Anforderungen erfüllst. Das wird dir helfen, selbstbewusst aufzutreten.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben viele Ressourcen, die dir helfen können, dich optimal vorzubereiten. Schau dir unsere Tipps an und bewirb dich direkt über uns, um deine Chancen zu erhöhen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Fähigkeiten hat, sondern auch gut ins Team passt. Zeig uns, wer du bist!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Pass auf die Details auf!: Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen. Wir schätzen Sorgfalt und Professionalität in jeder Zeile!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei EFG International vorbereitest
✨Mach dich mit der Agenda vertraut
Bevor du zum Interview gehst, schau dir die typischen Aufgaben eines Executive Assistants an. Überlege dir, wie du die Agenda eines Führungskraft organisieren und priorisieren würdest. Das zeigt, dass du die Anforderungen verstehst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder dein Zeitmanagement unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Kompetenzen während des Interviews klar und überzeugend darzustellen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Interaktion erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews klar und präzise kommunizierst. Übe, wie du Informationen effektiv weitergibst und Fragen stellst, um dein aktives Zuhören zu demonstrieren.
✨Sei bereit für technische Fragen
Da fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse gefordert sind, sei darauf vorbereitet, Fragen zu diesen Programmen zu beantworten oder sogar praktische Tests zu absolvieren. Zeige, dass du dich schnell in neue Software einarbeiten kannst und bereit bist, dich weiterzubilden.