Delegate & Travel Manager - Event Agency

Bei egg schaffen wir Erlebnisse. Echte. Die Art, die Kreativität, scharfes Denken, Aufmerksamkeit für Details und manchmal einen Sinn für Humor erfordert, wenn sich fünf Minuten vor dem Start alles ändert. Wir arbeiten über Länder, Kulturen und Kunden hinweg, daher geht es schnell und kein Tag sieht gleich aus. Das ist ein Teil dessen, was wir genießen. Es bedeutet auch, dass wir Menschen brauchen, die unter Druck ruhig bleiben, Verantwortung übernehmen und darauf achten, dass alles richtig gemacht wird.

Sie sind jemand, der Struktur dort bringt, wo andere Komplexität sehen. Sie genießen es, bewegliche Teile zu koordinieren, Daten genau zu halten, Probleme zu lösen, bevor sie zu Problemen werden, und sicherzustellen, dass die Teilnehmer eine reibungslose Erfahrung von der Registrierung bis zur Reise und der Teilnahme an der Veranstaltung haben. Sie können unabhängig arbeiten, bleiben organisiert, wenn sich Prioritäten verschieben, und bleiben ruhig, wenn Fristen eng sind. Sie sind damit vertraut, große Mengen an Informationen zu verwalten, über mehrere Systeme hinweg zu arbeiten und mit internen Teams, Lieferanten und Teilnehmern zusammenzuarbeiten.

Was Sie tun werden:

• Die gesamte Delegiertenreise verwalten, einschließlich Registrierung, Kommunikation, Reisekoordination und Unterstützung der Teilnehmer.
• Reisebuchungen und damit verbundene Logistik koordinieren und dabei die Einhaltung der Anforderungen von Kunden und Projekten sicherstellen.
• Genau Teilnehmerdaten, Berichterstattung und Nachverfolgung über Event- und CRM-Plattformen aufrechterhalten.
• Als primärer Ansprechpartner für Delegierte fungieren und Probleme professionell und effizient lösen.
• Eng mit Projektmanagern, Lieferanten und Stakeholdern des Kunden zusammenarbeiten, um eine nahtlose Veranstaltungsdurchführung sicherzustellen.
• Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen, Berichterstattung und Delegiertenmanagement-Workflows durch Technologie, Automatisierung und KI identifizieren.

Was Sie mitbringen:

• 3+ Jahre Erfahrung im Delegiertenmanagement, Teilnehmermanagement, Reisekoordination oder Veranstaltungsoperationen.
• Erfahrung in der pharmazeutischen und/oder Gesundheitsbranche.
• Starke Erfahrung in der Reisebuchung, einschließlich der Verwaltung komplexer Reiseanordnungen für Teilnehmer.
• Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse und Sicherheit im Umgang mit großen Datensätzen, Berichterstattung und Datenqualitätsmanagement.
• Starke digitale und technische Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, schnell zu lernen und über mehrere Plattformen und Tools zu arbeiten.
• Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten, konkurrierende Prioritäten zu managen und in einem sich schnell bewegenden Umfeld auf Details zu achten.
• Fließend in gesprochenem und geschriebenem Englisch und Deutsch.

Wie wir bei egg arbeiten:

Dinge bewegen sich hier schnell. Prioritäten ändern sich. Die Kunden erwarten Exzellenz. Die Menschen, die bei egg gedeihen, neigen dazu:

• Verantwortung zu übernehmen und Dinge zu erledigen.
• Ruhig zu bleiben, wenn sich Prioritäten ändern.
• Auf Ergebnisse und Qualität zu fokussieren.
• Sich mit Ungewissheit wohlzufühlen.
• Nach intelligenteren Arbeitsweisen zu suchen, einschließlich KI und Technologie.
• Kreativität mit Struktur und Ausführung in Einklang zu bringen.

Bonuspunkte, wenn...

• Erfahrung mit Delegiertenmanagement-Plattformen wie Cvent.
• Erfahrung in der eigenständigen Verwaltung kleiner Veranstaltungen.
• Kenntnisse über pharmazeutische Compliance-Anforderungen und Gesundheitsvorschriften.

Was wir bieten:

• Flexibles Arbeitssetup (remote an einigen Orten, hybrid an anderen).
• Wettbewerbsfähiges Gehalt + leistungsabhängiger Bonus.
• Homeoffice-/Technikstipendium, Mittagsgutscheine.
• Intelligente, unterstützende Kollegen, die wirklich gerne zusammenarbeiten.
• Internationale Karrieremöglichkeiten + jährliches globales Offsite an einem hervorragenden Ort.
• Kostenloser Kaffee, haustierfreundliche Büros und eine Kultur, die sich um Menschen ebenso kümmert wie um Leistung.

Der Einstellungsprozess:

• Online-Bewerbung.
• Erster Einführungsgespräch.
• Erstes Interview.
• Zweites Interview.
• Angebot.

Das Wichtigste:

Bei egg geht Feedback in alle Richtungen: nach oben, unten und seitwärts. Wir glauben, dass Verantwortlichkeit und Freundlichkeit koexistieren können. Es ist in Ordnung, hier Fehler zu machen, solange wir sie anerkennen, daraus lernen und sie nicht ewig servieren.

Wir sind stolz auf ein Team, das aus Menschen aus allen Lebensbereichen, Hintergründen und Perspektiven besteht. Wir glauben, dass dies unsere Arbeit besser macht, unser Denken schärfer und unsere Ergebnisse stärker.

Wir begrüßen Bewerbungen von allen Geschlechtern, einschließlich transgender und nicht-binären Personen, sowie von BIPOC-Gemeinschaften, LGBTQ2S+-Gemeinschaften und Menschen mit sichtbaren und nicht sichtbaren Behinderungen. Wir sind auch ein ESG-gesteuertes Unternehmen, das sich verpflichtet hat, über unsere eigenen Wände hinaus einen positiven Einfluss zu erzielen.