Executive Assistant to Office Leader (all genders)

Egon Zehnder entwickelt ganzheitliche Leadership-Lösungen für alle Unternehmen, die sich dem Wandel der Zeit stellen. Wir sind an über 70 Standorten in 37 Ländern vertreten. Unsere Leadership Advisory umfasst Executive Search, Assessments, Führungskräfteentwicklung sowie die gezielte Weiterentwicklung von Teams, Unternehmenskulturen und Organisationen.

Sie haben Spass an unterschiedlichen Aufgaben und Projekten und es fällt Ihnen leicht, sich auf verschiedene Arbeitsstile einzustellen? Sie lieben die Herausforderung, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, ohne den Überblick zu verlieren? Sie übernehmen gerne Verantwortung und sind es gewohnt, Entscheidungen zu treffen? Darüber hinaus haben Sie ein seriöses, sicheres und gewinnendes Auftreten und kommunizieren gewandt und stilsicher?

Ihre Aufgaben:

• Pro-aktive Unterstützung der Office Leaderin in allen auf das Büro bezogenen administrativen Belangen.
• Pro-aktive Unterstützung der Office Leaderin in allen mandatsbezogenen Aktivitäten; Sie agieren als leistungsorientierte Projektmanager:in sowie Bindeglied zu unseren Klient:innen und Kandidat:innen.
• Enge Zusammenarbeit mit unseren lokalen und globalen Berater:innen, dem lokalen und globalen Research-Team und anderen internen Stellen, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten und die hohen Bedürfnisse von Klienten und Kandidat:innen zur höchsten Zufriedenheit und mit herausragender Qualität erfüllt werden.
• Vorbereitung, Bearbeitung und Fertigstellung von qualitativ hochwertigen, mandatsbezogenen Dokumenten wie Pitch Decks, Offerten, Rollenspezifikationen, Kandidat:innenberichte, Referenzberichte und von Präsentationen.
• Pflege der internen globalen Datenbank, insbesondere Sicherstellung, dass alle Arbeitsschritte und Prozesse eines Projekts korrekt und vollständig und im Einklang mit der Datenschutzgesetzgebung etc. abgebildet sind.
• Sie setzen klare und sinnvolle Prioritäten, bearbeiten Anfragen selbständig und mit höchstem Fokus sowohl auf Qualität wie auf Geschwindigkeit.
• Verwaltung der Inbox und der Kalender der Office Leaderin sowie Priorisierung von Anfragen.
• Speditive sowie umsichtige Organisation von Klientenmeetings und mandatsbezogenen Interviews; Koordination von Reisen für interne und externe Parteien.
• Unterstützung anderer Executive Assistants bei Stellvertretungen oder Kapazitätsengpässen, wenn dies die eigene Kapazität erlaubt.
• Unterstützung der Buchhaltungsabteilung bei der Rechnungsstellung für Klient:innen und der Bearbeitung von Spesenabrechnungen sowohl für die Office Leaderin wie auch für die Kandidat:innen.
• Planung von Klient:innenveranstaltungen und internen (Gross-) Anlässen.

Ihr Profil:

• Sie sind motiviert, Teil eines ambitionierten und erfolgreichen Teams zu sein, und treiben Projekte mit hoher Eigeninitiative voran.
• Als leistungsorientierte, engagierte, positive und kommunikationsstarke Persönlichkeit verfolgen Sie anspruchsvolle Ziele mit Ausdauer und Bereitschaft, die Extrameile zu gehen.
• Auch in stressintensiven Situationen agieren Sie strukturiert, behalten den Überblick und treffen fundierte Entscheidungen – ohne dabei Ihre Souveränität, Ihren Qualitätsanspruch oder Ihren Humor zu verlieren.
• Die hohe Komplexität der oft zeitkritischen Aufgaben erfordert eine eigenständige, zuverlässige und strukturierte Vorgehensweise, ein hohes Mass an Eigeninitiative und eine schnelle Auffassungsgabe.
• Sie sind es gewohnt, exakt und sehr genau zu arbeiten. Sie haben einen sehr hohen Qualitätsanspruch und den Blick für das Detail.
• Hohe Qualität unter Zeitdruck zu liefern ist für Sie alltäglich.
• Sie sind es gewohnt, mehrere Projekte gleichzeitig zu betreuen und mit einer Vielzahl an internen und externen Stakeholdern parallel zu interagieren.
• Sie sind sich der Vertraulichkeit und Sensitivität der Daten und Informationen bewusst und wahren diese mit ihrer loyalen, vertrauensvollen und diskreten Art.
• Sie können stilsicher auf verschiedenen Ebenen effektiv kommunizieren und sorgen damit für eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit. Ihre hohe Dienstleistungsbereitschaft und Teamfähigkeit unterstützen Sie dabei.
• Sie haben eine kaufmännische Grundausbildung und bringen mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung als Projektassistentin oder Assistentin der Geschäftsleitung/Partner Ebene mit, idealerweise in einem Dienstleistungsunternehmen (Professional Services wie z.B. Strategieberatungen, die Big4 oder Anwaltskanzleien). Vergleichbare Abschlüsse oder Erfahrungen werden gerne berücksichtigt.
• Erfahrung im Umgang mit Führungspersönlichkeiten auf C-Level sowie Board-Level ist von Vorteil.
• Sie verfügen über fundierte digitale Skills (inkl. Anwendung von AI Tools) und sehr gute MS Office Kenntnisse (insbesondere Word, PowerPoint, Teams, Copilot).
• Sie haben stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Unser Angebot:

• Ein diverses und inklusives Umfeld mit flachen Hierarchien und offenen Türen.
• Die Dynamik eines internationalen Unternehmens mit einer team- und werteorientierten Kultur.
• Selbstständiges Arbeiten, die Freiheit, eigene Ideen einzubringen und eine offene und transparente Kommunikationskultur.
• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, ein modernes und zentral gelegenes Büro und spannende internationale Projekte.

Interesse? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Haben Sie noch Fragen? Dann melden Sie sich gerne bei uns.

Diversity, Equity und Inclusion sind in unseren Unternehmenswerten fest verankert und werden in der Egon Zehnder-Kultur gelebt. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Herkunft oder sexueller Orientierung.