Departementsmanager:in, Stv. Geschäftsführung (m/w/d)60%-70%, Zürich, unbefristet

Das Departement Gesundheitswissenschaften und Technologie (D-HEST) der ETH Zürich sucht per 1. September 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte, sehr gut organisierte und kommunikativ starke Persönlichkeit als Departementsmanager:in mit Stellvertretungsfunktion Geschäftsführung.

In dieser Schlüsselrolle unterstützen Sie die Departementsleitung und den Geschäftsführer in strategischen Führungsaufgaben und übernehmen operative Verantwortung. Sie koordinieren und treiben zentrale Entscheidungsprozesse voran, stellen den Informationsfluss sicher, übernehmen Governance- und Schnittstellenaufgaben und leiten den Departementsstab operativ.

Als Departementsmanager:in sind Sie eine zentrale Ansprechperson für Geschäfte und Prozesse auf Ebene Departementsleitung. Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen vor, koordinieren Sitzungen und Pendenzen, verantworten operative Planungen und Prozesse und entwickeln interne Abläufe weiter.

• Unterstützung der Departementsleitung und des Geschäftsführers in strategischen Fragestellungen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen der Departementsleitung inklusive Traktanden, Unterlagen, Protokollen und Pendenzenmanagement
• Erstellung von Briefings, Präsentationen, Konzeptpapieren und Entscheidungsgrundlagen für die Departementsleitung
• Koordination und operative Verantwortung für Governance-Themen, Reglemente, Vernehmlassungen, Akkreditierungen und akademische Verfahren
• Operative Verantwortung bei Verfahren im Zusammenhang mit drittmittelfinanzierten Assistenzprofessuren, Professors of Practice, akademischen Preisen und Grant Applications
• Sicherstellung eines verlässlichen Informationsflusses zwischen Departementsleitung, Professuren, Stab, administrativem Personal und zentralen ETH-Stellen
• Triage und Koordination interner und externer Anfragen an die Departementsleitung
• Operative Leitung des Departamentsstabs inklusive Stabsmeetings, Prozessentwicklung, Kulturthemen und ausgewählten Personalführungsaufgaben
• Stellvertretung des Geschäftsführers in definierten Aufgabenbereichen
• Mitwirkung bei internen Kommunikationsformaten, Austauschgefässen und bereichsübergreifenden Initiativen

Wir suchen eine erfahrene, integre und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent, hoher Kommunikationskompetenz und Freude an der Arbeit in einem akademischen Umfeld. Sie bringen Führungsverständnis, diplomatisches Geschick und ein gutes Gespür für Menschen, Prozesse und institutionelle Zusammenhänge mit.

Sie verfügen über:

• Einen Hochschulabschluss in Naturwissenschaften oder eine gleichwertige Ausbildung mit relevanter Weiterbildung, z. B. in Hochschulmanagement, Public Management, Betriebswirtschaft, Administration oder Kommunikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Stabs-, Executive‑Support‑, Projektleitungs- oder Managementfunktion
• Erfahrung im Hochschulumfeld oder in einer vergleichbaren wissensbasierten Organisation von Vorteil
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse von Vorteil
• Sehr gute Organisations- und Priorisierungsfähigkeit
• Eine strukturierte, proaktive und vorausschauende Arbeitsweise
• Souveränes, professionelles und dienstleistungsorientiertes Auftreten
• Politisches Sensorium und Diskretion im Umgang mit sensiblen Themen
• Die Fähigkeit, komplexe Inhalte rasch zu erfassen und adressatengerecht aufzubereiten
• Belastbarkeit, Flexibilität, Genauigkeit und Freude an Teamarbeit

Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle und vielseitige Schlüsselrolle in einem dynamischen, international ausgerichteten Departement der ETH Zürich. Sie arbeiten eng mit der Departementsleitung, Professuren, Stab, administrativem Personal und zentralen ETH‑Stellen zusammen und erhalten vertieften Einblick in strategische und operative Führungsprozesse einer Hochschule.

Sie profitieren von:

• Hoher Sichtbarkeit und Gestaltungsmöglichkeit
• Engem Austausch mit der Departementsleitung und relevanten Entscheidungsträgern
• Einem kollegialen, anspruchsvollen und akademisch geprägten Umfeld
• Der Möglichkeit, Prozesse, Governance‑Strukturen und interne Zusammenarbeit aktiv mitzugestalten
• Attraktiven Arbeitsbedingungen an der ETH Zürich
• Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ETH‑internen Netzwerken und Förderangeboten

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig. Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.