Office Manager at the Institute for Building Materials

Der Lehrstuhl für Physikalische Chemie der Baustoffe ist Teil des Instituts für Baustoffe innerhalb des Departements für Bau-, Umwelt- und Geomatikingenieurwesen an der ETH Zürich. Er bietet ein internationales, lebendiges und intellektuell anregendes Arbeitsumfeld.

In dieser abwechslungsreichen Rolle unterstützen Sie den Professor und das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und spielen eine zentrale Koordinationsrolle in einer Vielzahl von Aktivitäten. Sie können eine spannende Position mit einem hohen Maß an Verantwortung in einem offenen und dynamischen Umfeld erwarten. Sie werden auch Teil des administrativen Teams des Instituts sein.

Die Position ist ab dem 1. März 2027 oder nach Vereinbarung verfügbar.

• Persönliche Assistenz: Terminplanung und Kalenderverwaltung, professionelle und durchdachte Korrespondenz, Koordination mit internen und externen Stakeholdern, Organisation von Geschäftsreisen, Koordination innerhalb der Gruppe und Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe.
• Umfassende administrative Unterstützung: Selbstständige Verwaltung aller administrativen Aufgaben für die Gruppe, HR-Administration und Unterstützung der Gruppenmitglieder, verantwortungsvolle Finanzplanung und -verwaltung, Organisation von Mitarbeiterevents und Retreats sowie gelegentliche Planung und Durchführung von Seminaren und Kolloquien.
• Teamarbeit innerhalb des Instituts: Aktive Teilnahme am administrativen Team zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und zur Gewährleistung einer effektiven Kommunikation innerhalb des Instituts.

Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder gleichwertig) und mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung, idealerweise mit Erfahrung im Hochschulbereich.
• Starke Detailgenauigkeit, Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, in komplexen Situationen den Überblick zu behalten; schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität helfen Ihnen, tägliche Aufgaben effizient zu bewältigen.
• Teamorientierte Denkweise mit starken zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten, die zu einer positiven und kooperativen Atmosphäre beitragen.
• Hochmotivierter, proaktiver, selbstständiger und verantwortungsvoller Arbeitsstil.
• Fließende Deutschkenntnisse (schriftlich und mündlich) und sehr gute Englischkenntnisse; die Kommunikation innerhalb des Instituts erfolgt überwiegend in Englisch.

Arbeitsplatz:

• Werden Sie Teil der ETH Zürich, einer weltweit führenden Institution, die aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
• Sie werden in das administrative Team innerhalb des Instituts und des Departements integriert.
• Familienfreundlicher Arbeitsplatz mit einer unterstützenden und offenen Atmosphäre, die Ihre Arbeitszeiten zwischen Büro und Homeoffice ermöglicht.
• Die ETH Zürich bietet eine breite Palette von Kursen und Weiterbildungsmöglichkeiten. Zu den Vorteilen gehören Rabatte auf öffentliche Verkehrspässe und Carsharing, ein breites Angebot an Sportaktivitäten, Kinderbetreuung usw. sowie attraktive Pensionsleistungen über die PUBLICA-Pensionskasse.
• Schulungsmöglichkeiten für ETH-Mitarbeitende.

Im Einklang mit unseren Werten fördert die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden.

Nachhaltigkeit ist ein Kernwert für uns – wir arbeiten konsequent auf eine klimaneutrale Zukunft hin.

Weitere Informationen über das Institut für Baustoffe finden Sie auf unserer Website.

Fragen zu Professor Flatts Gruppe richten Sie bitte an: Andrea Louys, +41 44 633 27 12 oder 079 423 72 19, alouys@ethz.ch; Robert Flatt, +41 44 633 28 90, flattr@ethz.ch.

Wir möchten darauf hinweisen, dass die Vorauswahl von den zuständigen Recruitern und nicht von künstlicher Intelligenz durchgeführt wird.

Die ETH Zürich ist eine der weltweit führenden Universitäten, die sich auf Wissenschaft und Technologie spezialisiert hat. Wir sind bekannt für unsere hervorragende Ausbildung, bahnbrechende Grundlagenforschung und den direkten Transfer neuen Wissens in die Gesellschaft.

Über 30.000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden unsere Universität als einen Ort, der unabhängiges Denken fördert und ein Umfeld schafft, das Exzellenz inspiriert. Im Herzen Europas gelegen, aber Verbindungen in die ganze Welt knüpfend, arbeiten wir gemeinsam daran, Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen zu entwickeln.