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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Professuren und Mitarbeitende in administrativen Angelegenheiten und organisiere Lehrveranstaltungen.
- Arbeitgeber: ETH Zürich, eines der renommiertesten Informatik-Departemente weltweit.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitarbeit und ein freundliches Team.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen, internationalen Umfelds mit vielfältigen Aufgaben.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in einer ähnlichen Position.
- Andere Informationen: Inklusive Kultur, die Vielfalt schätzt und Chancengleichheit fördert.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Office Manager:in am Institut für Theoretische Informatik (m/w/d)
Das Institut für Theoretische Informatik gehört zum Departement Informatik (D-INFK) der ETH Zürich, einem der renommiertesten Informatik-Departemente weltweit. Zur Verstärkung unserer Forschungsgruppen suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine:n versierte:n Office Manager:in.
In dieser Funktion entlasten Sie Professuren sowie deren Mitarbeitende in sämtlichen administrativen Angelegenheiten. Darüber hinaus wirken Sie aktiv an der Organisation der Lehre mit – insbesondere bei der Koordination unserer Vorlesungen mit einer grossen Zahl von Studierenden.
Die Position ist unbefristet und wir streben eine langfristige Zusammenarbeit an.
Stellenbeschreibung
Zu Ihren Aufgaben gehören die folgenden Bereiche:
- Finanzen & Projekte: Budgetplanung, -führung und Abrechnung von Basis- und Projektfinanzierungen (Drittmittelfinanzierungen). Betreuung von Spesen, Kreditkarten sowie Kreditoren- und Debitorenwesen
- Personalwesen& Support: Ein- und Austritteder Mitarbeitenden der Forschungsgruppen, Beratung der Professuren und Teams in administrativen Fragen, Gästemanagement
- Lehre & Prüfungen: Organisation des Übungs- und Prüfungsbetriebs (z.B. Raumplanung, Material, Anstellungen von Hilfsassistierenden, Nachteilsausgleiche)
- Organisation & Events: Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Planung von Workshops und Konferenzen, Büro- und Verwaltungsaufgaben wieBeschaffungen, Urlaubsverwaltung, Einrichtungen
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich undBerufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
- Sie sind eine selbständige unddienstleistungsorientierte Person und haben eine präzise und zuverlässige Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Gespür für Menschen und Zahlen.
- Sie verfügen über fundierte Kenntnisse der MS-Office-Programme; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
- Sie haben sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Sie haben Freude an der Arbeit in einem internationalen, dynamischen und wissenschaftsorientierten Umfeld.
Arbeitsort
- Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt!
- Durch das grosse Spektrum an Aufgaben ist die Tätigkeit sehr abwechslungsreichund Sie arbeiten in einem gut aufgestellten und freundlichen Team.
- Wir bieten flexible Arbeitszeiten sowiedie Möglichkeit für Teilzeitarbeit.
- Ihr Arbeitsort ist der Andreasturm direkt am Bahnhof Oerlikon in Zürich.
Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
- Motivationsschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse
Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.
Weitere Informationen über das Institut für Theoretische Informatik finden Sie auf unserer Webseite . Für Auskünfte steht Ihnen Prof. B. Gärtner gerne per E-Mail ( )zur Verfügung (keine Bewerbungsunterlagen).
Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.
Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30\’000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.
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Office Manager:in am Institut für Theoretische Informatik (m/w/d) 80%-100%, Zürich, unbefristet Arbeitgeber: Eidgenössische Technische Hochschule Zürich
Kontaktperson:
Eidgenössische Technische Hochschule Zürich HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager:in am Institut für Theoretische Informatik (m/w/d) 80%-100%, Zürich, unbefristet
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Institut in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement!
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits an der ETH Zürich arbeiten oder dort studiert haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen. Networking kann oft den entscheidenden Unterschied machen!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte des Instituts für Theoretische Informatik und überlege dir, wie du deine Fähigkeiten in die Organisation einbringen kannst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, einen Beitrag zu leisten.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Webseite! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu verwalten und sicherzustellen, dass sie die richtige Aufmerksamkeit erhält. Vergiss nicht, alle geforderten Unterlagen beizufügen und dein Motivationsschreiben individuell zu gestalten!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager:in am Institut für Theoretische Informatik (m/w/d) 80%-100%, Zürich, unbefristet
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Euer Motivationsschreiben sollte klar und prägnant sein. Erklärt, warum ihr genau für diese Position als Office Manager:in geeignet seid und was euch an der ETH Zürich reizt. Zeigt eure Begeisterung für die Aufgaben und das Team!
Lebenslauf: Stellt sicher, dass euer Lebenslauf übersichtlich und gut strukturiert ist. Listet relevante Erfahrungen und Fähigkeiten auf, die zu den Anforderungen der Stelle passen. Vergesst nicht, auch eure Sprachkenntnisse hervorzuheben!
Zeugnisse: Fügt alle relevanten Zeugnisse bei, die eure Ausbildung und berufliche Erfahrung belegen. Achtet darauf, dass sie aktuell sind und gut lesbar. Ein vollständiges Bewerbungsunterlagen-Paket macht einen besseren Eindruck!
Online-Bewerbung: Denkt daran, euch ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal zu bewerben. Das macht es uns einfacher, eure Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Wir freuen uns auf eure Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Eidgenössische Technische Hochschule Zürich vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Institut für Theoretische Informatik verschaffen. Schau dir die aktuellen Forschungsprojekte und Publikationen an, um zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist und die Arbeit des Instituts verstehst.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Budgetplanung, Organisation von Veranstaltungen oder im Personalwesen verdeutlichen. So kannst du während des Interviews anschaulich zeigen, wie du zur Entlastung der Professuren beitragen kannst.
✨Sprich über deine Soft Skills
In dieser Position sind Kommunikationsfähigkeit und Teamarbeit entscheidend. Sei bereit, darüber zu sprechen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Teams zusammengearbeitet hast und wie du Konflikte gelöst hast. Das zeigt, dass du gut ins Team passt.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen der Position oder den Erwartungen an die Rolle sein. Das zeigt dein Interesse und deine proaktive Haltung.