PMO-Lead / Leitung Projektmanagement Office (m/w/d)

Die ETH Zürich startet mit dem «Living Lab HIL» ein pionierhaftes Forschungsprojekt mit direktem Bezug zur Baupraxis. Das HIL-Gebäude auf dem Campus Hönggerberg wird zu einem Reallabor. Der sanierungsbedürftige Bau wird umgebaut und erweitert. In den kommenden Jahren erforschen und planen Professuren der Departemente Architektur (D-ARCH) sowie Bau, Umwelt und Geomatik (D-BAUG) die Sanierung des Gebäudes HIL im Sinne des zirkulären Bauens. Ziel ist es, das nachhaltige Entwerfen und Bauen im Bestand weiterzuentwickeln und exemplarisch an einem realen Planungs- und Bauprojekt anzuwenden.

Für den Aufbau, die Strukturierung und die operative Leitung unseres Living Lab HIL Projektmanagement-Offices (PMO) suchen wir eine organisationsstarke und durchsetzungsfähige Persönlichkeit als PMO-Lead, die eng mit der Geschäftsleitung arbeitet. Gemeinsam mit einer zu rekrutierenden Geschäftsleitungsassistenz sowie administrativer Unterstützung in den Bereichen Buchhaltung und Personalwesen bilden Sie das administrative und organisatorische Herzstück des Gesamtprojekts. Die Position bietet Raum für unterschiedliche Schwerpunkte in der Betriebsleitung und Ressourcensteuerung sowie dem Stakeholder Management in einem anspruchsvollen Setting.

Stellenbeschreibung

In dieser projektbezogenen Rolle übernehmen Sie schwerpunktmässig folgende Aufgaben und Verantwortungen:

• Aufbau Betriebsleitung: Verantwortung für die operative Betriebsleitung des Projektbüros Living Lab HIL sowie die Etablierung effizienter, transparenter PMO-Prozesse.
• „Planung der Planung“: Übergeordnete Termin-, Meilenstein- und Ressourcenplanung für das interdisziplinäre Gesamtprojekt in enger Abstimmung mit dem Planungsteam, internen ETH-Beteiligten und externen Projektpartnern.
• Stakeholder Management: Zentrale Drehscheibe für den Informationsfluss und die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern (Professuren, ETH Real Estate, externe Umsetzungspartner z.B. Gesamtleister, Fachplaner).
• Ressourcenzuteilung Controlling: Strategische Zuteilung von personellen und finanziellen Ressourcen sowie fortlaufendes Budgetcontrolling in Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und der Buchhaltung.
• Vertrags- Dokumentenmanagement: Strukturierung, Prüfung und verlässliche Verwaltung von Verträgen, Vereinbarungen und zentralen Projektdokumenten.
• Publikationen und Reporting: Koordination und Mitarbeit bei der Ausarbeitung Reportings und Präsentationen gemeinsam mit der internen Kommunikationsstelle.
• Sitzungsmanagement: Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops und Gremien inklusive Protokoll- und Pendenzenführung in Deutsch und Englisch.
• Teamführung: Führung des PMO-Teams in Abstimmung mit Geschäftsleitung.
• Die Stelle ist befristet bis maximal fünf Jahre, initial mit einem 1-Jahresvertrag mit Verlängerungsoptionen.

Um die Anforderungen dieser anspruchsvollen Position ideal zu erfüllen, bringen Sie folgendes Profil mit:

• Ausbildung: Abgeschlossenes Hochschulstudium (ETH/FH oder Universität) in Architektur, Bauingenieurwesen, Projektmanagement, Betriebswirtschaft oder einer vergleichbaren Disziplin.
• Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in der Betriebsleitung, dem PMO-Management oder der übergeordneten Steuerung von komplexen Grossprojekten im Planungs- und Bauwesen oder im akademischen Umfeld.
• Methodenkompetenz: Ausgeprägte Fähigkeiten in der Strukturierung von Managementprozessen, Organisation, Ressourcenplanung und im Projektcontrolling.
• Administration Recht: Sicheres Auftreten im Vertragswesen, tiefes Verständnis für administrative und operative Abläufe.
• Soft Skills: Strategisches Denken, hohe Organisationskompetenz, Durchsetzungsvermögen sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke in einem interdisziplinären Umfeld.
• Sprachen: hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Arbeitsort

• Abwechslungsreiche Projektbearbeitung an der Schnittstelle von Architektur, Forschung und Praxis.
• Ihr Arbeitsort ist im neuen Projektbüro im HIL-Gebäude auf dem ETH Campus Hönggerberg.
• Ihre Position ist dem Projektteam im Departement Architektur angegliedert.
• Wir bieten attraktive Arbeitsbedingungen in einem dynamischen und innovativen internationalen Umfeld.
• Sie arbeiten eigenverantwortlich und in ständigem kollegialem Austausch mit unserem Team und einer Vielfalt an Partner:innen und Anspruchsgruppen.

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.