Project Coordinator

ETH Zürich sucht in Zusammenarbeit mit der Division für Wohlstand am United Nations Institute for Training and Research (UNITAR), dem United Nations International Computing Centre (UNICC) und der EPFL einen Projektkoordinator für ETEL-AI (Empowering Training, Education and Learning with AI). Der Koordinator wird als zentraler operativer Ansprechpartner und Governance-Ansprechpartner fungieren, um sicherzustellen, dass Programm-, pädagogische, Forschungs- und technische Aktivitäten aufeinander abgestimmt sind und Entscheidungen, Zeitpläne und Ergebnisse vorankommen.

Projekt Hintergrund

ETEL-AI ist ein 18-monatiges internationales Innovationsprojekt, das Ethel, eine Open-Source mehrsprachige KI-unterstützte Lernplattform, für Schulungsprogramme internationaler Organisationen anpasst. Das Projekt kombiniert drei miteinander verbundene Arbeitspakete: Plattformanpassung und KI-unterstützte Inhaltserstellung; psychometrische Qualitätssicherung und Fairness-Audits; sowie mehrsprachige Anpassung, Pilotbereitstellung und Open-Source-Veröffentlichung.

Projektkoordination und Governance

• Als primärer operativer Ansprechpartner und Governance-Ansprechpartner für Projektpartner fungieren und effektive Kommunikation über Organisationen, Disziplinen und Zeitzonen hinweg aufrechterhalten.
• Regelmäßige Koordinationsmeetings organisieren; Agenden, Briefings und Entscheidungsunterlagen vorbereiten; Entscheidungen, Maßnahmen, Verantwortliche und Fristen dokumentieren und bis zur Vollziehung nachverfolgen.
• Ein integriertes Projektplan über die Arbeitspakete hinweg aufrechterhalten, einschließlich Meilensteinen, Abhängigkeiten, Ergebnissen, Ressourcenbedarf, Genehmigungen, Berichtsfristen und kritischen Pfaden.
• Fortschritte im Vergleich zu den Projektmeilensteinen verfolgen, prägnante Statusupdates bereitstellen, aufkommende Probleme identifizieren und Risiken oder Verzögerungen an die entsprechenden Projektleiter eskalieren.

Programm- und Pilotintegration

• Die operative Integration von ETEL-AI in das Schulungsprogramm von UNITAR koordinieren, einschließlich Zugang zu Kursinhalten, Modul- und Asset-Bereitschaft, Planung von Trainern und Moderatoren, Unterstützung der Teilnehmer und Bereitschaft zum Pilotstart.
• Schnittstellen zwischen Trainern und Moderatoren, Feedback-Mitarbeitern, dem technologischen und pädagogischen Experten, den Integrationsdiensten und den Forschungs- und Ingenieurteams koordinieren, um sicherzustellen, dass Verantwortlichkeiten und Übergaben klar sind.
• Logistik für Feedback und Evaluierung für Lernende, Trainer und Programmmitarbeiter planen und sicherstellen, dass betriebliche Erkenntnisse in vereinbarte Verbesserungen und nachverfolgte Maßnahmen umgesetzt werden.

Co-Design und Stakeholder-Engagement

• Lebenslabor-Co-Design-Workshops mit UNITAR, ETH Zürich, EPFL und UNICC organisieren und operativ unterstützen, einschließlich Teilnehmerkoordination, Agenden, Materialien, Logistik und Nachverfolgung.
• Betriebliche Anforderungen und Prototyp-Feedback erfassen, ein strukturiertes Anforderungs- und Entscheidungsprotokoll führen und sicherstellen, dass vereinbarte Änderungen in Arbeitsplänen und Lieferprioritäten reflektiert werden.
• Regelmäßige Engagements mit regionalen und nationalen Netzwerken, Trainern, Moderatoren und Programm-Stakeholdern unterstützen, damit die Plattform in reale Arbeitsabläufe und vielfältige Lernkontexte passt.

Risiko, Compliance und Produktionsübergang

• Das Projekt-Risiko- und Issues-Register pflegen, Minderungshandlungen koordinieren und rechtzeitige Entscheidungen zu operativen, methodologischen, technischen und datenschutzrechtlichen Risiken unterstützen.
• Die Vorbereitung und Nachverfolgung von Datenschutzvereinbarungen, Einwilligungen und Datenverarbeitungsvereinbarungen für Pilot- und Lerndaten koordinieren, in Zusammenarbeit mit UNITAR, ETH Zürich, EPFL und UNICC.
• Die Architekturüberprüfungen von UNICC, Cybersecurity- und PII-Compliance-Bewertungen, Bereitstellungsfreigaben und produktionsbereite Maßnahmen nachverfolgen, um sicherzustellen, dass erforderliche Genehmigungen vor dem Start vorliegen.
• Produktionsübergangs- und Übergabeaktivitäten unterstützen, einschließlich Dokumentation, Hosting- und Migrationsbereitschaft, Betriebsverantwortlichkeiten, Problemunterlagen und Nachhaltigkeits- und Skalierungsplanung.

Überwachung, Berichterstattung und Verbreitung

• Beweise und Akzeptanzkriterien für die Meilensteinberichterstattung koordinieren, einschließlich Plattformbereitschaft, Pilotfortschritt, Benutzerfeedback, betriebliche Erkenntnisse und Partnerbeiträge. Wissenschaftliche Analysen bleiben in der Verantwortung der jeweiligen Arbeitspaket-Leiter.
• Die Verwaltung und Berichterstattung von Zuschüssen unterstützen, indem Partnerbeiträge konsolidiert, das Ergebnisrepository gepflegt, Aufgaben von Beratern und Dienstleistern nachverfolgt und Budget- und Prognoseüberprüfungen mit den verantwortlichen Verwaltungsteams unterstützt werden.
• Klare Fortschrittsupdates, Briefingnotizen, Präsentationen und Workshop-Protokolle für die Projektgovernance, Partnerverwaltung und Förderberichterstattung vorbereiten.
• Kommunikations- und Verbreitungsaktivitäten koordinieren, einschließlich institutioneller Updates, Outreach-Materialien, Veröffentlichung des Open-Source-Toolkits, Pilotbewertungsberichten und Planung für die Wiederverwendung in anderen UN-Organisationen.

Profil

• Sie haben einen Hochschulabschluss in einem für die Position relevanten Bereich, wie Design, Bildung, Sozialwissenschaften, Geisteswissenschaften, Innovation, internationale Entwicklung, öffentliche Politik oder einem verwandten Fachgebiet. Ein fortgeschrittener Abschluss ist von Vorteil; jedoch ist das Fachgebiet des Abschlusses weniger wichtig als Ihre nachgewiesene Berufserfahrung.
• Sie bringen umfangreiche Erfahrung in der Koordination interdisziplinärer Forschungs-, Bildungs-, Innovations- oder Wissensaustauschprojekte mit, vorzugsweise innerhalb extern finanzierter und multi-institutioneller Kooperationen.
• Sie haben eine nachweisliche Erfolgsbilanz in der Planung und Durchführung von Co-Design-Prozessen, Stakeholder-Workshops und kollaborativen Entscheidungsfindungen. Sie sind in der Lage, die Bedürfnisse von Lernenden, Trainern, Programmteams und institutionellen Partnern in klare Anforderungen, Arbeitspläne und Nachverfolgungsmaßnahmen zu übersetzen.
• Sie haben Erfahrung in der Entwicklung oder Durchführung von Lehrplänen, Lernerfahrungen, Executive Education, beruflicher Weiterbildung, Kapazitätsaufbau oder Train-the-Trainer-Aktivitäten. Erfahrung mit digitalem Lernen, KI-Kompetenz oder KI-unterstützter Bildung ist sehr wünschenswert.
• Sie fühlen sich wohl an der Schnittstelle zwischen technischen, pädagogischen und operativen Teams. Es wird nicht erwartet, dass Sie Software oder Maschinenlernmodelle entwickeln, aber Sie sollten in der Lage sein, sicher mit Themen im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz, verantwortungsvoller Innovation, Ethik, Zugänglichkeit und Datenschutz umzugehen und diese klar an nicht-spezialistische Zielgruppen zu kommunizieren.
• Sie verfügen über hervorragende organisatorische und projektmanagementtechnische Fähigkeiten, einschließlich der Koordination von Meetings und Workshops, der Pflege von Projektplänen, der Überwachung von Meilensteinen und Ergebnissen, der Dokumentation von Entscheidungen, der Nachverfolgung von Maßnahmen, der Identifizierung von Risiken und der Mitwirkung an Fortschrittsberichten.
• Sie kommunizieren klar und diplomatisch mit Forschern, Pädagogen, Programmmitarbeitern, Technologiespezialisten und hochrangigen Stakeholdern und fühlen sich wohl in interdisziplinären und multikulturellen Umgebungen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einer UN-Organisation, internationalen Organisation, humanitären Organisation, Universität oder vergleichbarer öffentlich-rechtlicher Partnerschaft ist von Vorteil.
• Sie haben ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse. Kenntnisse in Französisch, Deutsch oder einer anderen UN-Sprache sind von Vorteil.
• Sie arbeiten unabhängig, zuverlässig und kooperativ und sind bereit, gelegentlich zwischen Genf, Zürich und Lausanne zu reisen.

Vorteile

• Eine befristete Stelle mit 60% für 18 Monate, mit einem Startdatum nach Vereinbarung.
• Eine sichtbare Koordinationsrolle bei der realen Bereitstellung von verantwortungsbewusster, mehrsprachiger und Open-Source-KI für Bildung.
• Zusammenarbeit mit einem internationalen Team, das sich auf KI, Bildung, Psychometrie, Designforschung, internationale Entwicklung, Cybersicherheit und sichere digitale Infrastruktur erstreckt.
• Die Möglichkeit, ein wiederverwendbares digitales Gemeingut mit potenziellen Anwendungen im gesamten UN-System mitzugestalten.
• Eine Rolle mit erheblicher Autonomie und direkter Auswirkung an der Schnittstelle von Forschung, Programmdurchführung und institutioneller Annahme.
• Die Position ist größtenteils online, erfordert jedoch regelmäßige virtuelle und persönliche Koordination mit Projektpartnern bei UNITAR und UNICC in Genf, ETH Zürich in Zürich und EPFL in Lausanne. Die detaillierte Arbeitsvereinbarung wird von der einstellenden Institution festgelegt.

Chancengleichheit

Im Einklang mit unseren Werten fördert ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeiter und Studierenden respektiert werden. Nachhaltigkeit ist ein Kernwert für uns – wir arbeiten konsequent auf eine klimaneutrale Zukunft hin.