Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere administrative Abläufe und unterstütze das Team bei verschiedenen Projekten.
- Unternehmen: EIT RawMaterials, führend in Innovation und Nachhaltigkeit im Rohstoffsektor.
- Vorteile: Flexibles Arbeitsumfeld, internationale Zusammenarbeit und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Werde Teil eines unterstützenden Teams, das Initiative und Zusammenarbeit schätzt.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Rohstoffversorgung und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft oder verwandten Bereichen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 41850 - 51150 € pro Jahr.
Über EIT RawMaterials
Als die Welt auf eine grünere Zukunft zusteuert, wird die Nachfrage nach Rohstoffen – Mineralien und Metallen – in den nächsten drei Jahrzehnten immens steigen. Europa steht vor der kritischen Herausforderung, eine stabile Versorgung mit diesen wesentlichen Ressourcen sicherzustellen. Hier kommt EIT RawMaterials ins Spiel.
EIT RawMaterials ist an der Spitze der Förderung von Innovation und Nachhaltigkeit im Rohstoffsektor. Als Innovationsgemeinschaft innerhalb des Europäischen Instituts für Innovation und Technologie (EIT) arbeiten wir mit über 300 Partnern aus Industrie, Wissenschaft und Forschungseinrichtungen zusammen. Gemeinsam schmieden wir dynamische, langfristige Partnerschaften, um innovative Lösungen zu entwickeln, die der wachsenden Nachfrage Europas nach Rohstoffen gerecht werden.
Über die Rolle
Wir suchen einen proaktiven und hochorganisierten Administration Specialist (m/w/d), der unser HQ-Büro verstärkt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Koordination einer Vielzahl von administrativen, operativen und organisatorischen Aktivitäten, die zum effizienten Betrieb des Büros beitragen und eine positive Erfahrung für Mitarbeiter und Besucher unterstützen.
Der ideale Kandidat ist detailorientiert, serviceorientiert und genießt es, mehrere Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu managen. Sie arbeiten eng mit internen Stakeholdern, externen Partnern und Führungsteams zusammen, um nahtlose administrative Prozesse und hervorragende operative Unterstützung sicherzustellen.
Ihre Verantwortlichkeiten
- Büromanagement & Administration
- Verwaltung der täglichen administrativen Abläufe des HQ-Büros
- Sicherstellung eines gut gepflegten, organisierten und voll funktionsfähigen Büro-Umfelds
- Koordination von Büromaterialien, Ausrüstung und Lieferantenbeziehungen
- Vorbereitung und Verwaltung von Korrespondenz, Briefen und offiziellen Dokumenten
- Pflege von Aufzeichnungen, administrativen Dateien und internen Datenbanken
- Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung und Ablageprozessen
- Meeting & Event Koordination
- Organisation und Koordination interner Meetings, Workshops, Schulungen und Unternehmensveranstaltungen
- Verwaltung von Besprechungsplänen, Einladungen, Agenden und Logistik
- Vorbereitung von Besprechungsräumen, Materialien und Präsentationen nach Bedarf
- Koordination von Catering, externen Dienstleistern und veranstaltungsbezogenen Anbietern
- Unterstützung bei der erfolgreichen Durchführung von Mitarbeiterengagement-Aktivitäten und Unternehmensveranstaltungen
- Reise- & Logistikmanagement
- Koordination von nationalen und internationalen Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport und Reiserouten
- Unterstützung von Besuchern und Geschäftsgästen bei Reise- und Logistikarrangements
- Sicherstellung, dass Reisedokumentation und administrative Anforderungen rechtzeitig abgeschlossen werden
- Unterstützung bei der Verwaltung und Berichterstattung von Reisekosten
- Administrative & operative Unterstützung
- Bereitstellung administrativer Unterstützung für das Management und funktionsübergreifende Teams
- Koordination eingehender und ausgehender Korrespondenz und Lieferungen
- Unterstützung bei der Beschaffung und Verwaltung von Bestellungen
- Hilfe bei der Rechnungsbearbeitung und dokumentationsbezogenen Angelegenheiten
- Beitrag zur Entwicklung und Verbesserung administrativer Prozesse und Verfahren
- Stakeholder- & Besuchermanagement
- Servieren als Ansprechpartner für bürobezogene Anfragen
- Begrüßung und Unterstützung von Besuchern, Partnern und externen Stakeholdern
- Koordination von onboarding-bezogenen administrativen Aktivitäten für neue Mitarbeiter, wenn erforderlich
- Förderung eines professionellen, einladenden und serviceorientierten Büro-Umfelds
Was Sie mitbringen
- Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft, Büromanagement, Hospitality Management oder einem verwandten Bereich
- Mehrere Jahre Erfahrung in der Administration, Büromanagement, exekutiver Unterstützung oder einer ähnlichen Rolle
- Ausgezeichnete organisatorische und koordinative Fähigkeiten mit starkem Augenmerk auf Details
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu managen und dabei hohe Qualitätsstandards aufrechtzuerhalten
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Proaktive, zuverlässige und lösungsorientierte Herangehensweise
- Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Erfahrung mit administrativen und Beschaffungsprozessen ist von Vorteil
- Fließend in Deutsch und Englisch
Was wir bieten
- Eine vielfältige und wirkungsvolle Rolle in unserem HQ-Büro
- Ein internationales und kollaboratives Arbeitsumfeld
- Möglichkeiten, zu Büroabläufen, Mitarbeitererfahrungen und organisatorischer Effektivität beizutragen
- Berufliche Entwicklungs- und Lernmöglichkeiten
- Flexibles und modernes Arbeitsumfeld
- Eine unterstützende Teamkultur, die Initiative, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung schätzt
Bewerbungsprozess Übersicht
Die Position bleibt offen, bis ein geeigneter Kandidat ausgewählt wurde.
Bewerbungsprüfung: Unser Team prüft jede Bewerbung gründlich. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Lebenslauf auf Englisch einreichen.
Erstes Interview (30 Minuten): Treffen Sie sich mit dem Einstellungsmanager und dem HR-Team.
Zweites Interview (60 Minuten): Zweites Interview mit einer Präsentation zu einem relevanten Thema vor dem Einstellungsmanager und dem HR-Team.
Angebot: Bei Erfolg erhalten Sie ein Angebot, um unserem Team beizutreten.
Administration Specialist (m/f/d) Arbeitgeber: EIT RawMaterials
EIT RawMaterials ist ein herausragender Arbeitgeber, der eine dynamische und internationale Arbeitsumgebung in Berlin bietet, die sich auf Innovation und Nachhaltigkeit konzentriert. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer Kultur der Zusammenarbeit und Inklusion, ermöglicht das Unternehmen seinen Mitarbeitern, aktiv zur Gestaltung der Zukunft von Bildung und Fähigkeiten in der Rohstoffbranche beizutragen. Die Position des Directors of Education & Skills bietet nicht nur die Möglichkeit, Einfluss auf europäische Bildungs- und Innovationsstrategien zu nehmen, sondern auch Teil eines engagierten Teams zu sein, das sich für die grüne und digitale Transformation einsetzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administration Specialist (m/f/d) erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie EIT RawMaterials, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei EIT RawMaterials im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei EIT RawMaterials echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von EIT RawMaterials zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administration Specialist (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an EIT RawMaterials reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei EIT RawMaterials vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der EIT RawMaterials tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
