Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere administrative Abläufe und unterstütze das Team bei verschiedenen Projekten.
- Unternehmen: EIT RawMaterials, führend in Innovation und Nachhaltigkeit im Rohstoffsektor.
- Vorteile: Flexibles Arbeitsumfeld, internationale Zusammenarbeit und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Werde Teil eines unterstützenden Teams, das Initiative und Zusammenarbeit schätzt.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Rohstoffversorgung und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft oder verwandten Bereichen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 41850 - 51150 € pro Jahr.
Über EIT RawMaterials
Als die Welt auf eine grünere Zukunft zusteuert, wird die Nachfrage nach Rohstoffen – Mineralien und Metallen – in den nächsten drei Jahrzehnten immens steigen. Europa steht vor der kritischen Herausforderung, eine stabile Versorgung mit diesen wesentlichen Ressourcen sicherzustellen. Hier kommt EIT RawMaterials ins Spiel.
EIT RawMaterials ist an der Spitze der Förderung von Innovation und Nachhaltigkeit im Rohstoffsektor. Als Innovationsgemeinschaft innerhalb des Europäischen Instituts für Innovation und Technologie (EIT) arbeiten wir mit über 300 Partnern aus Industrie, Wissenschaft und Forschungseinrichtungen zusammen. Gemeinsam schmieden wir dynamische, langfristige Partnerschaften, um innovative Lösungen zu entwickeln, die der wachsenden Nachfrage Europas nach Rohstoffen gerecht werden.
Über die Rolle
Wir suchen einen proaktiven und hochorganisierten Administration Specialist (m/w/d), der unser HQ-Büro verstärkt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Koordination einer Vielzahl von administrativen, operativen und organisatorischen Aktivitäten, die zum effizienten Betrieb des Büros beitragen und eine positive Erfahrung für Mitarbeiter und Besucher unterstützen.
Der ideale Kandidat ist detailorientiert, serviceorientiert und genießt es, mehrere Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu managen. Sie arbeiten eng mit internen Stakeholdern, externen Partnern und Führungsteams zusammen, um nahtlose administrative Prozesse und hervorragende operative Unterstützung sicherzustellen.
Ihre Verantwortlichkeiten
- Büromanagement & Administration
- Verwaltung der täglichen administrativen Abläufe des HQ-Büros
- Sicherstellung eines gut gepflegten, organisierten und voll funktionsfähigen Büro-Umfelds
- Koordination von Büromaterialien, Ausrüstung und Lieferantenbeziehungen
- Vorbereitung und Verwaltung von Korrespondenz, Briefen und offiziellen Dokumenten
- Pflege von Aufzeichnungen, administrativen Dateien und internen Datenbanken
- Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung und Ablageprozessen
- Meeting & Event Koordination
- Organisation und Koordination interner Meetings, Workshops, Schulungen und Unternehmensveranstaltungen
- Verwaltung von Besprechungsplänen, Einladungen, Agenden und Logistik
- Vorbereitung von Besprechungsräumen, Materialien und Präsentationen nach Bedarf
- Koordination von Catering, externen Dienstleistern und veranstaltungsbezogenen Anbietern
- Unterstützung bei der erfolgreichen Durchführung von Mitarbeiterengagement-Aktivitäten und Unternehmensveranstaltungen
- Reise- & Logistikmanagement
- Koordination von nationalen und internationalen Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport und Reiserouten
- Unterstützung von Besuchern und Geschäftsgästen bei Reise- und Logistikarrangements
- Sicherstellung, dass Reisedokumentation und administrative Anforderungen rechtzeitig abgeschlossen werden
- Unterstützung bei der Verwaltung und Berichterstattung von Reisekosten
- Administrative & operative Unterstützung
- Bereitstellung administrativer Unterstützung für das Management und funktionsübergreifende Teams
- Koordination eingehender und ausgehender Korrespondenz und Lieferungen
- Unterstützung bei der Beschaffung und Verwaltung von Bestellungen
- Hilfe bei der Rechnungsbearbeitung und dokumentationsbezogenen Angelegenheiten
- Beitrag zur Entwicklung und Verbesserung administrativer Prozesse und Verfahren
- Stakeholder- & Besuchermanagement
- Servieren als Ansprechpartner für bürobezogene Anfragen
- Begrüßung und Unterstützung von Besuchern, Partnern und externen Stakeholdern
- Koordination von onboarding-bezogenen administrativen Aktivitäten für neue Mitarbeiter, wenn erforderlich
- Förderung eines professionellen, einladenden und serviceorientierten Büro-Umfelds
Was Sie mitbringen
- Abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft, Büromanagement, Hospitality Management oder einem verwandten Bereich
- Mehrere Jahre Erfahrung in der Administration, Büromanagement, exekutiver Unterstützung oder einer ähnlichen Rolle
- Ausgezeichnete organisatorische und koordinative Fähigkeiten mit starkem Augenmerk auf Details
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu managen und dabei hohe Qualitätsstandards aufrechtzuerhalten
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Proaktive, zuverlässige und lösungsorientierte Herangehensweise
- Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Erfahrung mit administrativen und Beschaffungsprozessen ist von Vorteil
- Fließend in Deutsch und Englisch
Was wir bieten
- Eine vielfältige und wirkungsvolle Rolle in unserem HQ-Büro
- Ein internationales und kollaboratives Arbeitsumfeld
- Möglichkeiten, zu Büroabläufen, Mitarbeitererfahrungen und organisatorischer Effektivität beizutragen
- Berufliche Entwicklungs- und Lernmöglichkeiten
- Flexibles und modernes Arbeitsumfeld
- Eine unterstützende Teamkultur, die Initiative, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung schätzt
Bewerbungsprozess Übersicht
Die Position bleibt offen, bis ein geeigneter Kandidat ausgewählt wurde.
Bewerbungsprüfung: Unser Team prüft jede Bewerbung gründlich. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Lebenslauf auf Englisch einreichen.
Erstes Interview (30 Minuten): Treffen Sie sich mit dem Einstellungsmanager und dem HR-Team.
Zweites Interview (60 Minuten): Zweites Interview mit einer Präsentation zu einem relevanten Thema vor dem Einstellungsmanager und dem HR-Team.
Angebot: Bei Erfolg erhalten Sie ein Angebot, um unserem Team beizutreten.
Administration Specialist (m/f/d) Arbeitgeber: EIT RawMaterials
EIT RawMaterials ist ein herausragender Arbeitgeber, der eine dynamische und internationale Arbeitsumgebung in Berlin bietet, die sich auf Innovation und Nachhaltigkeit konzentriert. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer Kultur der Zusammenarbeit und Inklusion, ermöglicht das Unternehmen seinen Mitarbeitern, aktiv zur Gestaltung der Zukunft von Bildung und Fähigkeiten in der Rohstoffbranche beizutragen. Die Position des Directors of Education & Skills bietet nicht nur die Möglichkeit, Einfluss auf europäische Bildungs- und Innovationsstrategien zu nehmen, sondern auch Teil eines engagierten Teams zu sein, das sich für die grüne und digitale Transformation einsetzt.
