Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze internationale Partnerschaften und investiere in innovative Lösungen für Rohstoffe.
- Unternehmen: EIT RawMaterials - Vorreiter in Innovation und Nachhaltigkeit im Rohstoffsektor.
- Vorteile: Vollzeit, remote, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, an bedeutenden Projekten zu arbeiten.
- Weitere Informationen: Wachstumschancen in einem internationalen Umfeld mit über 300 Partnern.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Rohstoffversorgung in Europa und arbeite mit einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Erfahrung in administrativer Koordination und starke Kommunikationsfähigkeiten erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Unternehmensbeschreibung
Über EIT RawMaterials
Da die Welt auf eine grünere Zukunft zusteuert, wird die Nachfrage nach Rohstoffen – Mineralien und Metallen – in den nächsten drei Jahrzehnten immens steigen. Europa steht vor der kritischen Herausforderung, eine stabile Versorgung mit diesen wesentlichen Ressourcen sicherzustellen, und hier kommt EIT RawMaterials ins Spiel. EIT RawMaterials ist an der Spitze der Förderung von Innovation und Nachhaltigkeit im Rohstoffsektor. Als Innovationsgemeinschaft innerhalb des Europäischen Instituts für Innovation und Technologie (EIT) arbeiten wir mit über 300 Partnern aus Industrie, Wissenschaft und Forschungseinrichtungen zusammen. Gemeinsam schmieden wir dynamische, langfristige Partnerschaften, um innovative Lösungen zu entwickeln, die der wachsenden Nachfrage Europas nach Rohstoffen gerecht werden.
Die Rolle
EIT RawMaterials sucht einen Administration Specialist (m/w/d), der qualitativ hochwertige administrative, koordinierende und dokumentarische Unterstützung für die Critical Raw Materials Facility (CRMF) und die European Raw Materials Alliance (ERMA) bietet, um einen reibungslosen Kontakt zur Europäischen Kommission und zu den Stakeholdern sicherzustellen, die genaue Pflege von Stakeholder- und Investitionsunterlagen, zeitgerechte Ausschussberichterstattung und gut durchgeführte Kommunikations- und Verbreitungsaktivitäten zu gewährleisten.
Hauptverantwortlichkeiten
- Internationale Partnerschaften & Investitionsfälle: Bereitstellung von umfassender administrativer Unterstützung für internationale Partnerschaften und Investitionsfälle, einschließlich der Vorbereitung von Eingaben und Berichten für relevante Ausschüsse, Koordination mit EC-Einheiten und externen Stakeholdern sowie Organisation von Besuchen und Geschäftsreisen.
- Politik- & Programmunterstützung: Unterstützung von CRMF und ERMA bei der Umsetzung relevanter Politiken, Programme und Aktivitäten, um die Übereinstimmung mit internen Prozessen und EC-Anforderungen sicherzustellen.
- Stakeholder-Datenmanagement: Entwicklung, Pflege und Aktualisierung der Kontaktdaten und Beziehungsnotizen von Stakeholdern gemäß den aktuellen EIT RM-Richtlinien und Datenschutzbestimmungen.
- Dokumentation der Investitionspipeline: Pflege aktueller Aufzeichnungen über Investitionsbewertungen und den Status der Pipeline; Ablage und Kontrolle von Dokumentationen (z.B. NDAs, Term Sheets, Verträge) gemäß den EIT RM-Richtlinien und Prüfanforderungen.
- Ausschussberichterstattung & Dokumentation: Vorbereitung hochwertiger Unterlagen und Dokumente für die CRMF- und ERMA-Steuerungsausschüsse, OMT, jährliche Berichterstattung und Meilensteine des Geschäftsplans; Koordination von Eingaben, Qualitätsprüfungen und fristgerechter Einreichung.
- Bearbeitung von Anfragen: Triage und Beantwortung allgemeiner Anfragen; Weiterleitung an das relevante CRMF/ERMA-Personal und Nachverfolgung der Antworten bis zum Abschluss.
- Kommunikation & Verbreitung: Planung und Durchführung von Kommunikations- und Verbreitungsaktivitäten von CRMF/ERMA gemeinsam mit dem EITRM-Kommunikationsteam (z.B. Webaktualisierungen, Nachrichtenartikel, Kampagnenkalender, Veranstaltungsunterlagen), um konsistente Markenbildung und Genehmigungen sicherzustellen.
Wesentliche Anforderungen
- Erfahrung & Wissen: Nachgewiesene Erfahrung in der administrativen Koordination mit mehr als 3 Jahren Erfahrung in einem EU-, internationalen, öffentlichen Sektor oder einer missionsorientierten Umgebung, die multi-stakeholder Programme/Ausschüsse unterstützt. Nachgewiesene Erfahrung in der Vorbereitung von Materialien für Vorstände/Ausschüsse und der Übernahme von Verantwortung für die Versionierung von Dokumenten, Genehmigungen und Ablagekontrollen. Vertrautheit mit EU-institutionellen Stakeholdern und formellen Korrespondenz-/Besprechungsprotokollen (z.B. EC-Interaktionen, Steuerungsgruppen). Solides Verständnis des Datenschutzes und ethischen Verhaltens beim Umgang mit sensiblen Informationen; praktische Erfahrung in der Anwendung von GDPR-konformen Praktiken.
- Fähigkeiten: Bachelor-Abschluss (oder gleichwertige Erfahrung) in Verwaltung, internationalen Beziehungen, Wirtschaft oder einem verwandten Bereich. Professionelle Sprachkenntnisse in Englisch; starke Schreib-/Bearbeitungsfähigkeiten. Ausgezeichnete schriftliche Kommunikation und Dokumentenerstellung (Briefings, Protokolle, Pakete). Sorgfältige Aufmerksamkeit für Details; starke organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten. Serviceorientierung gegenüber Stakeholdern mit selbstbewussten, diplomatischen Kommunikationsfähigkeiten. Event-/Logistikkoordination für Besuche und Geschäftsreisen (Reisen, Agenden, Einladungen, Briefingnotizen).
Wünschenswerte Anforderungen
- Praktische Erfahrung in der Unterstützung von EU-finanzierten Programmen oder Allianzen oder ähnlichen öffentlich-privaten Initiativen. Kenntnisse der Verfahren der EC und der Interaktionen mit EU-Delegationen. Erfahrung mit Funktionen des Ausschusssekretariats (Agenda-Setzung, Protokollführung, Aktionsverfolgung). Zusätzliche europäische Sprachen (insbesondere Deutsch und/oder Französisch). Erfahrung mit Kommunikations-/Verbreitungsabläufen in Zusammenarbeit mit einem Unternehmenskommunikationsteam.
Unser Rekrutierungsprozess
Die Position bleibt offen, bis ein geeigneter Kandidat ausgewählt wurde. Bewerbungsprüfung: Unser Team prüft jede Bewerbung gründlich. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Lebenslauf in Englisch einreichen. Erstes Interview (30 Minuten): Treffen mit dem Einstellungsmanager und dem Rekrutierungsteam. Zweites Interview (60 Minuten): Zweites Interview mit einer Präsentation zu einem relevanten Thema für den Einstellungsmanager und die Personalabteilung. Angebot: Bei Erfolg erhalten Sie ein Angebot, um unserem Team beizutreten. Diese Position ist eine Vollzeitstelle, die remote für Kandidaten geöffnet ist, die sich überall innerhalb der EU befinden. Dauer: 2026–2028 (mit möglicher Verlängerung). Bereit, die Zukunft mit uns zu gestalten? Bewerben Sie sich jetzt.
Administration Specialist (m/f/d) - CRM Facility Arbeitgeber: EIT RawMaterials
EIT RawMaterials ist ein hervorragender Arbeitgeber, der sich durch eine dynamische und innovative Arbeitskultur auszeichnet. Mit einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit und Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld bietet das Unternehmen nicht nur attraktive Entwicklungsmöglichkeiten, sondern auch die Chance, aktiv zur Lösung drängender Herausforderungen im Rohstoffsektor beizutragen. Die flexible, remote Arbeitsweise ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Work-Life-Balance zu optimieren, während sie Teil eines bedeutenden Projekts sind, das Europa in eine grünere Zukunft führt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administration Specialist (m/f/d) - CRM Facility erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze LinkedIn, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Schicke ihnen eine Nachricht und stelle Fragen zu ihrer Arbeit oder dem Unternehmen. So zeigst du Interesse und baust dein Netzwerk auf.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über EIT RawMaterials und deren Projekte. Wenn du spezifische Fragen hast, die du stellen kannst, zeigst du, dass du wirklich interessiert bist und dich engagierst.
✨Tipp Nummer 3
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Dort findest du nicht nur die Stellenangebote, sondern auch wertvolle Informationen über das Unternehmen und die Kultur. Das hilft dir, dich besser auf Gespräche vorzubereiten.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Soft Skills! In der Verwaltung sind Organisation und Kommunikation entscheidend. Bereite Beispiele vor, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit eingesetzt hast, um Probleme zu lösen oder Projekte erfolgreich abzuschließen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administration Specialist (m/f/d) - CRM Facility mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei präzise und klar:Wenn du deine Bewerbung schreibst, achte darauf, dass du präzise und klar bist. Verwende einfache Sprache und vermeide es, um den heißen Brei herumzureden. Wir wollen schnell verstehen, warum du die perfekte Person für die Stelle bist!
Betone relevante Erfahrungen:Stelle sicher, dass du deine Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebst, die direkt mit der Stelle zu tun haben. Wenn du bereits in einem ähnlichen Umfeld gearbeitet hast, lass uns wissen, wie das deine Eignung für die Rolle als Administration Specialist unterstützt.
Achte auf das Layout:Ein ansprechendes und übersichtliches Layout macht einen großen Unterschied. Nutze Absätze, Aufzählungen und klare Überschriften, damit wir deine Bewerbung leicht lesen können. Ein gut strukturiertes Dokument zeigt auch deine organisatorischen Fähigkeiten!
Bewirb dich über unsere Website:Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass du alle erforderlichen Unterlagen einreichst.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei EIT RawMaterials vorbereitet
✨Verstehe die Rolle und das Unternehmen
Mach dich mit der Mission und den Werten von EIT RawMaterials vertraut. Informiere dich über ihre Projekte und wie sie zur nachhaltigen Rohstoffversorgung beitragen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation während des Interviews.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der administrativen Koordination und im Stakeholder-Management demonstrieren. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele klar und prägnant zu präsentieren.
✨Kenntnis der EU-Prozesse
Da die Rolle eng mit der Europäischen Kommission verbunden ist, solltest du ein grundlegendes Verständnis der EU-Institutionen und ihrer Abläufe haben. Das wird dir helfen, relevante Fragen zu stellen und deine Kenntnisse während des Gesprächs zu zeigen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt nicht nur dein Interesse an der Position, sondern hilft dir auch, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen der Rolle zu erfahren.
