Kaufmännische/r Mitarbeiter/in – Einkauf, Unterstützung der Projektleitung und Buchhaltung (m/w/d)
Nach nochmaliger Prüfung unseres Personalbedarfs und Anpassung des Aufgabenbereichs schreiben wir diese Stelle erneut aus.
Ziel der Stelle
Unterstützung der laufenden Buchhaltung und der kaufmännischen Abläufe sowie Mitarbeit im Einkauf und Unterstützung der Projektleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Buchhaltung und kaufmännische Verwaltung
- Erstellung von Ausgangsrechnungen für kleinere Aufträge sowie von Gutschriften
- Prüfung, Abgleich und Überwachung von Eingangsrechnungen
- Unterstützung bei der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Überwachung offener Posten und Durchführung des Mahnwesens
- Pflege von Stammdaten sowie Ablage und Archivierung kaufmännischer Unterlagen
Einkauf
- Einholung und Vergleich von Lieferantenangeboten
- Vorbereitung und Erstellung von Bestellungen in Abstimmung mit dem Einkauf und der Projektleitung
- Nachverfolgung von Lieferterminen und Abstimmung mit Lieferanten
Unterstützung der Projektleitung
- Unterstützung bei der organisatorischen und kaufmännischen Abwicklung von Projekten
- Vorbereitung von Angeboten, Aufträgen und projektbezogenen Abrechnungen
- Zuordnung und Überwachung projektbezogener Kosten
- Pflege von Projektübersichten, Terminplänen und Dokumentationen
- Nachverfolgung von Terminen und offenen Aufgaben in Abstimmung mit der Projektleitung
- Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern
- Vorbereitung von Besprechungen und Erstellung von Protokollen
- Zusammenstellung von Unterlagen für Projektabschlüsse
- Erstellung kleinerer Zeichnungen in AutoCAD
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Erfahrung in der Buchhaltung und kaufmännischen Verwaltung, idealerweise auch im Einkauf oder in der Projektassistenz
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, sowie Erfahrung mit Buchhaltungs- oder ERP-Software
- Grundkenntnisse in AutoCAD zur Erstellung einfacher Zeichnungen
- Zahlenverständnis und organisatorisches Geschick
- Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit, Diskretion und Teamfähigkeit
- Klare Kommunikation und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu koordinieren
Organisatorische Einordnung
Die Stelle berichtet an die kaufmännische Leitung beziehungsweise Geschäftsführung und arbeitet eng mit der Projektleitung und dem Einkauf zusammen.
Anmerkung
ca. 25 Std. / Woche
