Executive Assistant (m/w/d) in Puchheim

Hidden Champion – das trifft nicht nur sehr gut auf ELATEC als global tätiges Unternehmen, sondern auch auf unsere RFID-Leser zu. Kaum jemand bemerkt sie, und doch sind sie allgegenwärtig: beim Zugang zum Büro, am Drucker, im Aufzug oder an der Ladesäule. Mit über 35 Jahren Erfahrung sind wir Technologie- und in einzelnen Segmenten sogar Weltmarktführer – als Teil der Allegion plc. verbinden wir Mittelstands-Agilität mit globaler Reichweite.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung – Du unterstützt unsere Geschäftsführung – unseren amerikanischen Global CEO, der zwischen Florida (USA) und unserem globalen Hauptsitz in Puchheim tätig ist, sowie unseren deutschen Geschäftsführer – und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags.
• Leadership Coordination – Du koordinierst die Zusammenarbeit innerhalb unseres Leadership Teams, bereitest Leadership-Meetings vor und stellst die konsequente Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen sicher.
• Meeting Management – Du koordinierst Agenden und Unterlagen, dokumentierst Ergebnisse und sorgst für eine professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Internationale Zusammenarbeit – Du koordinierst die Zusammenarbeit mit internationalen Ansprechpartnern innerhalb der Allegion-Gruppe und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss über Länder- und Zeitzonen hinweg.
• Office Coordination – Du bist eine zentrale Anlaufstelle an unserem Standort in Puchheim, unterstützt organisatorische Abläufe und sorgst dafür, dass Informationen und Themen bei den richtigen Ansprechpartnern zusammenlaufen.
• Projekte – Du organisierst Meetings, Workshops und Mitarbeiterevents und koordinierst kleinere bereichsübergreifende Projekte.
• Integration – Du unterstützt die weitere Integration von ELATEC in die Allegion-Gruppe und koordinierst bereichsübergreifende Integrations- und Veränderungsinitiativen.

Das bringst Du mit:

• Berufserfahrung – Du verfügst über mindestens drei Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Position, davon idealerweise mehrere Jahre in einem internationalen Umfeld.
• Organisation & Ownership – Du arbeitest strukturiert, setzt Prioritäten, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und übernimmst Verantwortung für Deine Aufgaben.
• Veränderungsbereitschaft – Du fühlst Dich in einem dynamischen und sich stetig wandelnden Umfeld wohl, gehst Veränderungen offen an und findest auch bei wechselnden Prioritäten pragmatische Lösungen.
• Kommunikationsstärke – Du gehst offen auf Menschen zu, kommunizierst souverän auf allen Hierarchieebenen und schaffst durch Deine verbindliche Art ein Umfeld, in dem Menschen gerne mit Dir zusammenarbeiten.
• Vertrauensposition – Du gehst jederzeit diskret mit sensiblen Informationen um und überzeugst durch Professionalität, Verlässlichkeit und Integrität.
• Flexibilität – Die Zusammenarbeit mit unserem Global CEO in den USA erfordert gelegentlich Termine über verschiedene Zeitzonen hinweg. Dafür bringst Du die notwendige zeitliche Flexibilität mit.
• Sprachkenntnisse – Du verfügst über Deutsch- und Englischkenntnisse auf C1+/C2-Niveau und fühlst Dich in der Kommunikation mit internationalen Führungskräften und Ansprechpartnern sicher.

Benefits:

• Schlüsselrolle – Als zentrale Unterstützung unseres Global CEO und unseres deutschen Geschäftsführers trägst Du maßgeblich dazu bei, dass Führung und Zusammenarbeit bei ELATEC reibungslos funktionieren.
• Mittendrin statt nur dabei – Durch die enge Zusammenarbeit mit unserer Geschäftsführung und vielen Bereichen bei ELATEC bist Du nah an den Themen und Menschen im Unternehmen.
• Globales Umfeld – Du arbeitest an unserem globalen Hauptsitz in Puchheim und bist täglich mit Kolleginnen und Kollegen sowie Führungskräften aus Deutschland, den USA und der Allegion-Gruppe im Austausch.
• Gestaltungsspielraum – Du bringst eigene Ideen ein und gestaltest Abläufe sowie die Zusammenarbeit aktiv mit.
• Abwechslungsreiche Aufgaben – Executive Support, internationale Koordination, Projektorganisation und Eventmanagement sorgen für ein vielseitiges Aufgabengebiet.
• Arbeitsmodell – Flexible Arbeitszeiten und bis zu 50 % mobiles Arbeiten bieten Dir Flexibilität bei der Gestaltung Deines Arbeitsalltags.
• Attraktive Benefits – 30 Urlaubstage, 300 € Gesundheitsbudget, 30 % Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge sowie Firmenevents und weitere Benefits runden unser Angebot ab.

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