DCMS-Fachadministrator*in (w/m/d)

Der Fokus Ihrer Aufgabe liegt in der Unterstützung und Durchführung von E-Akte-Projekten sowie der fachlichen Administration des Dokumentenmanagementsystems. Sie sind dabei sowohl in beratender Funktion als auch konzeptionell und umsetzend tätig. Weiterhin unterstützen Sie durch Ihre Tätigkeit den Aufbau eines modernen Campus-Management-Systems.

Sie implementieren in enger Abstimmung mit den jeweiligen Prozess- und IT-Verantwortlichen die prozessorientierte elektronische Akte für die verschiedenen Servicebereiche und Fakultäten der FernUniversität und vermitteln in diesem Kontext gute Dokumentenmanagement-Praktiken. Sie coachen die Prozessverantwortlichen mit dem Ziel, die Potenziale einer integrativen Nutzung von elektronischen Akten zu realisieren. Ihre Arbeit trägt entscheidend dazu bei, dass das Dokumentenmanagementsystem und die darin abgebildeten E-Akten eine gute Basis für die digitale Zusammenarbeit aller Servicebereiche an der FernUniversität darstellen und zukunftsfähig genutzt werden können.

Sie sind als Teil des DMS-Teams gemeinsam mit der IT-Administration und dem Softwareanbieter verantwortlich für das Customizing und das Rechte-Management im Dokumentenmanagementsystem. Sie sind der die kompetente Ansprechpartner die für alle Fragen zur prozessorientierten Ablage, insbesondere zur Strukturierung der E-Akte, zum Rollen- und Berechtigungskonzept, zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und zu Aufbewahrungsfristen. Sie sind der die kompetente Ansprechpartner die für organisationsweite Verbesserungswünsche bezüglich der E-Akte und der Nutzung des DMS. Sie denken und handeln prozessorientiert und haben dabei die bereichsübergreifenden Rahmenbedingungen und Vorgaben im Blick. Sie sind verantwortlich für konsistente Ablagestrukturen und halten Kontakt zum Datenschutzbeauftragten sowie zu den Gremien der FernUniversität.

Sie haben ein Hochschulstudium (FH, Bachelor) mit deutlicher IT-Ausprägung abgeschlossen oder eine Berufsausbildung im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie absolviert. Zusätzlich verfügen Sie über mindestens drei Jahre Berufserfahrung in Ihrer Ausbildungsfachrichtung und mindestens zwei Jahre Erfahrung im DMS-Bereich. Sie verfügen über ein tiefes Verständnis von Dokumentenmanagement-Systemen, insbesondere hinsichtlich komplexer E-Akte-Strukturen und deren Realisierung im DMS. Sie bringen gute Kenntnisse im Prozessmanagement und in der Gestaltung von Workflows mit, ebenso wie Erfahrung im Umgang mit Tools zur Umsetzung von Prozessen und Workflows. Sie besitzen Kenntnisse in der Erstellung von Workflows und Schnittstellen zur Erweiterung des DMS. Sie haben nachweislich tiefgreifende Erfahrung in der Planung, dem Aufbau und dem späteren Betrieb von DMS-Systemen - bevorzugt mit dem Produkt d.velop documents (d.3) - und können dies durch Produkt-Schulungen, Zertifikate oder ähnliches belegen. Sie verfügen idealerweise über Kenntnisse in der Programmiersprache Groovy. Sie bringen gute Systemkenntnisse in Microsoft-Server-Produkten sowie im Datenbankserver Microsoft SQL Server mit. Außerdem standen Sie noch nicht bzw. stehen derzeit nicht in einem Arbeitsverhältnis mit der FernUniversität in Hagen.