Rooms Controller (m/w/*)

Für unser Front Office Team im Hotel Adlon Kempinski Berlin suchen wir ab sofort einen strukturierten, empathischen und kommunikationsstarken Rooms Controller (m/w/*). In dieser zentralen Position agieren Sie im Hintergrund als wichtiges Bindeglied und sorgen für den reibungslosen Ablauf unserer Prozesse. Sie fungieren als unverzichtbare Schnittstelle zwischen den operativen Abteilungen – insbesondere Housekeeping und Technik – und stellen sicher, dass unser Team optimal aufgestellt ist, um unseren Gästen einen perfekten und ungestörten Aufenthalt zu bereiten.

Key Responsibilities

• Zentrale Schnittstelle & Operative Koordination: Sie agieren als operatives Herzstück des Hauses und bilden das direkte Bindeglied, insbesondere in der engen Zusammenarbeit mit dem Housekeeping und der Technikabteilung. Sie steuern den Informationsfluss in Echtzeit, priorisieren den Reinigungsstatus sowie Reparaturaufträge und sorgen dafür, dass alle Räumlichkeiten unseren höchsten Qualitätsansprüchen entsprechen und zeitgerecht zur Verfügung stehen. Unter der Leitung der Front Office Managerin koordinieren Sie zudem die „Out of Order“-Zimmer sowie das Inventar entsprechend der aktuellen Geschäftslage.
• Zimmer- & Reservierungsmanagement: Sie überwachen die Zimmerzuteilungen sowie Last-Minute-Buchungen und berücksichtigen dabei mit großer Sorgfalt die Profile und individuellen Präferenzen unserer Gäste.
• Kommunikationsmanagement & Gästeservice: Als kommunikativer Knotenpunkt nehmen Sie interne und externe Anrufe sowie E-Mails (Front Office Inbox) professionell entgegen. Sie leiten Informationen zielgerichtet an die entsprechenden Abteilungen weiter und stellen ein zeitnahes, präzises Follow-up sicher. Gästewünsche nehmen Sie proaktiv auf, koordinieren diese nahtlos und diskret mit Concierge, Guest Relations und Room Service und überwachen deren Erledigung. Reklamationen nehmen Sie empathisch auf, um diese zur finalen Lösung weiterzugeben.
• Analyse & Administration: Sie gleichen den täglichen Business Forecast mit der Personalplanung ab und reagieren proaktiv auf Änderungen. Sie dokumentieren und archivieren Daten, führen Statistiken und pflegen unsere Gästedatenbank. Durch genaues Logging von Anrufen und Gästewünschen erkennen Sie Trends oder wiederkehrende Themen und berichten diese an die Front Office Managerin.
• Qualitätsmanagement & Service Excellence: Sie wahren in jeder Interaktion die luxuriösen Servicestandards unseres Hauses. Sie nehmen an täglichen Briefings sowie Qualitätsmeetings teil, verfolgen kontinuierlich unsere Abteilungsziele und kommunizieren relevante Leistungskennzahlen an das Team. Mit Ihrer lösungsorientierten Art tragen Sie maßgeblich zu einem herausragenden Gästeerlebnis bei.

Skills, Knowledge and Expertise

• Ausbildung & Berufserfahrung: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie oder ein vergleichbares Studium. Zudem bringen Sie bereits fundierte Berufserfahrung am Front Office, in der Reservierung oder der Telefonzentrale in der gehobenen Luxushotellerie mit.
• Schnittstellenkompetenz & Organisation: Sie haben ein tiefes Verständnis für die operativen Abläufe in der Hotellerie (insbesondere Housekeeping und Technik). Dank Ihres ausgeprägten Zeitmanagements, Ihrer Priorisierungsfähigkeit und Ihres Multitaskings steuern Sie parallele Anrufe, E-Mails und Aufträge mit Leichtigkeit.
• Sprachtalent & Kommunikation: Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind für Sie selbstverständlich (weitere Fremdsprachen sind ein Plus). Sie verfügen über ausgezeichnetes aktives Zuhören und kommunizieren über alle Kanäle hinweg stets klar, professionell und in einem überaus zuvorkommenden Ton.
• Gastorientierung & Diskretion: Sie bestechen durch ein dezentes und hochprofessionelles Auftreten. Sie haben das Talent, Gästebedürfnisse unauffällig zu antizipieren und im Sinne des „Quiet Luxury“ zu erfüllen. Auch bei Anfragen oder Anliegen zeigen Sie stets Empathie und absolute Diskretion.
• Teamgeist & Flexibilität: Sie arbeiten kooperativ, abteilungsübergreifend und ergebnisorientiert. Sie unterstützen Ihre Kolleg:innen proaktiv und sind jederzeit bereit, einzuspringen, um einen reibungslosen Hotelbetrieb zu gewährleisten.
• Persönlichkeit & Identifikation: Sie sind absolut vertrauenswürdig, verlässlich und zeigen stets eine positive Grundhaltung. Sie identifizieren sich mit unserer Philosophie und repräsentieren das Hotel Adlon Kempinski Berlin mit Stilgefühl und natürlicher Souveränität.
• Belastbarkeit: Auch in Momenten hohen Aufkommens strahlen Sie Ruhe aus, arbeiten strukturiert und lösen Herausforderungen souverän.
• Technische Expertise: Sie bringen eine hohe IT-Affinität mit und verfügen über sichere Kenntnisse in: PMS Opera Cloud, modernen Telefonsystemen und Kommunikationssoftware, Samfex oder ähnlichen Ticket-/Kommunikationsprogrammen (zur Nachverfolgung von Gästewünschen und Reparaturaufträgen), Google Workspace (insbesondere Gmail) und MS Office.

Benefits

• Planbare Arbeitszeiten
• Kostenfreie Reinigung von Dienstkleidung
• Übernahme des Deutschlandtickets (bzw. BVG Jobticket)
• Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten und ein aufregendes Arbeitsumfeld
• Facettenreiche Entwicklungsmöglichkeiten sowie interne und externe Trainings
• Staff und Family & Friends Raten für alle Kempinski Hotels sowie alle Häuser der Global Hotel Alliance
• "Adlon-Benefits" innerhalb Berlins sowie Corporate Benefits
• Kostenlose Verpflegung im Staff-Restaurant
• Regelmäßige Team-Events