Associate - Enterprise Meeting Services

At Lilly, we unite caring with discovery to make life better for people around the world. We are a global healthcare leader headquartered in Indianapolis, Indiana. Our employees around the world work to discover and bring life-changing medicines to those who need them, improve the understanding and management of disease, and give back to our communities through philanthropy and volunteerism. We give our best effort to our work, and we put people first. We’re looking for people who are determined to make life better for people around the world.

Global Business Solutions (GBS) unterstützt Lillys Mission durch die Bereitstellung globaler Geschäftsdienstleistungen, die die Wertschöpfung für Patienten beschleunigen. Ursprünglich im Finanzbereich angesiedelt, hat sich GBS auf mehrere Geschäftsservicefunktionen ausgeweitet, darunter Lilly Enterprise Meetings Services (EMS). EMS ist eine zentrale, global aufgestellte Organisation, die erstklassige, richtlinienkonforme und nahtlose Durchführung von Meetings und Kongressen über alle Geschäftsbereiche hinweg sicherstellt. Das Team bietet umfassende Unterstützung in den Bereichen strategisches Projektmanagement, Beratung, Logistik, Vertragsmanagement, administrative und finanzielle Unterstützung, Lieferantenmanagement, Vor-Ort-Durchführung und Transparenzveröffentlichung.

Enterprise Meetings Services konzentrieren sich auf die Durchführung von Meetings und Veranstaltungen und bieten Beratung sowie strategisches Projektmanagement während der gesamten Umsetzung von Veranstaltungsprogrammen. In enger Zusammenarbeit mit Veranstaltungsplanungsunternehmen dient das Team als zentrale Anlaufstelle für Kundenservice und Koordination interner wie externer Stakeholder. Alle Leistungen werden durchgängig erbracht, wobei lokale Compliance- und gesetzliche Anforderungen eingehalten und gleichzeitig hohe Standards in Bezug auf Integrität, Konsistenz und Kundenerfahrung gewahrt werden.

Aufgaben

• Mitwirkung an der Transformation der EMS-Organisation durch Projektmanagement und funktionsübergreifende Initiativen.
• Steuerung operativer Abläufe über verschiedene Teams hinweg mit einem projektmanagementorientierten Ansatz, der die Endkundenerfahrung in den Mittelpunkt stellt. Koordination auf allen Ebenen.
• Einhaltung der globalen Standards für Meetings und Veranstaltungen im Umgang mit externen Parteien sowie aller weiteren relevanten Lilly-Richtlinien und -Verfahren. Bereitschaft zur Audit-Readiness und Bearbeitung von Compliance-Anfragen.
• Verständnis der Veranstaltungsprogramme und Bedürfnisse der Meeting-Verantwortlichen sowie der Beziehungsverantwortlichen für Thought Leader; Beratung durch Projektmanagement-Expertise und Steuerung zur Sicherstellung der Erfüllung der Veranstaltungserwartungen.
• Unterstützung des Veranstaltungsprogramms über verschiedene Systeme und Tools mit Fokus auf Veranstaltungsplanung und Vertragsmanagementprozesse. Initiierung und Förderung von Optimierungsmöglichkeiten in Bezug auf Prozesse, Systeme und Mitarbeitende.
• Aufbau und Pflege interner strategischer Partnerschaften mit Compliance, Finance, Procurement und anderen Funktionen zur Förderung funktionsübergreifender Zusammenarbeit.
• Effektive Führung, Zusammenarbeit und Pflege mehrerer Beziehungen zu externen Partnern mit positivem Einfluss auf die Kundenerfahrung.

Grundvoraussetzungen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Kundenservice im Bereich Veranstaltungsmanagement oder Bachelor-Abschluss. Ein weiterführendes Studium ist von Vorteil.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse erforderlich – in Wort und Schrift.
• Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Systemen, Anwendungen oder Geräten wie MS Office und KI-Ressourcen.
• Erfahrung im pharmazeutischen Umfeld.
• Reisebereitschaft (ca. 20 %).

Wünschenswert

• Erfahrung in der Leitung mittelgroßer Projekte mit moderatem Risiko.
• Agile, lösungsorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Standard- und Nicht-Standard-Anfragen eigenständig zu bearbeiten.
• Erfahrung in länderübergreifenden, diversen Teams mit Einfluss auf regionale oder globale Entscheidungen.
• Fähigkeit, Schulungen zu Richtlinien, Systemen und Veranstaltungsplanung für Meeting-Verantwortliche durchzuführen.
• Hohe Lernbereitschaft und Flexibilität in einem sich schnell verändernden Umfeld.

Deine Benefits bei Lilly:

• Tolle Arbeitsatmosphäre: Wir leben Teamgeist und begegnen uns über alle Ebenen hinweg auf Augenhöhe. Ein „Du“ ist bei uns selbstverständlich – genauso wie gegenseitige Unterstützung, Offenheit und gemeinsame Teamtage.
• Gestaltungsspielraum: Von Beginn an kannst du deine Ideen einbringen und eigenverantwortlich umsetzen. Du arbeitest in crossfunktionalen oder selbstorganisierten Teams an Projekten, die wirklich etwas bewegen – für Patient:innen und Gesellschaft.
• Work-Life-Balance: Bei Lilly gestaltest du deinen Arbeitsalltag flexibel – dank hybrider Arbeitsweise und Vertrauensarbeitszeit. Mobiles Arbeiten und gemeinsame Bürozeiten bieten dir die perfekte Balance zwischen Eigenverantwortung und Teamkultur.
• Weiterentwicklung: Deine Entwicklung liegt uns am Herzen: Mit der Lilly University, LinkedIn Learning und weiteren Lernplattformen bieten wir dir Zugang zu weltweiter Weiterbildung – individuell und praxisnah.
• Gesundheit & Mobilität: EGYM Wellpass, bezuschusste Kantine, Jobticket für 1 €/Tag und Dienstrad-Leasing sorgen dafür, dass du gesund und nachhaltig unterwegs bist.