Executive Assistant

Unser Kunde ist ein globales Unternehmen für grüne Technologie, das erneuerbare Energielösungen für Unternehmen, Regierungen und Institutionen anbietet. Es umfasst drei Hauptgeschäftsbereiche - Smart Wind Turbinen, Energiespeicherung und grüne Wasserstofflösungen. Das Unternehmen hat bis 2022 die Kohlenstoffneutralität in seinen globalen Betrieben erreicht und wird bis 2028 die Kohlenstoffneutralität in seiner gesamten Wertschöpfungskette erreichen.

Über die Rolle:

Der ideale Kandidat wird eine erstklassige Unterstützung für den Geschäftsführer der europäischen Region bieten. Er sollte gut organisiert sein, sich mit der Planung von Meetings wohlfühlen und die Umsetzung/Fortschritte gemäß dem Meeting-Plan sicherstellen. Diese Person sollte in der Lage sein, Dokumente zu entwerfen und den Geschäftsführer bei allen notwendigen Vorbereitungen für Meetings zu unterstützen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Verantwortlich für das Management des täglichen Zeitplans, die Reisebuchung des leitenden Angestellten, das Dokumentationsmanagement und die Vorbereitung sowie tägliche administrative Unterstützung;
• Vorbereitung und Organisation von hochrangigen Meetings, Erstellung von Meeting-Zusammenfassungen und Protokollen, Nachverfolgung und Verfolgung der Umsetzung von Beschlüssen;
• Verfolgen und Implementieren von Schlüsselgeschäften/Projekten, Verfolgen des Fortschritts von KPIs und Aktualisierungen;
• Tägliche Informationsverarbeitung, Koordination und Kommunikation intern und abteilungsübergreifend sowie Optimierung der Arbeitsprozesse;
• Teilnahme an administrativen Arbeiten des Unternehmens, Optimierung administrativer Prozesse und Verbesserung der Effizienz;
• Schaffung einer positiven organisatorischen Atmosphäre durch Teambildung innerhalb der Abteilung, Organisation und Vorbereitung von Jahresmeetings, Pflege interner und externer Beziehungen usw.;
• Erreichen professioneller Standards für Sekretärinnen: professionelle Praxis von Sekretärinnen, positives Unternehmensimage präsentieren und Kulturpraktiken herausfordern;
• Vollständige andere Aufgaben, die vom leitenden Angestellten zugewiesen werden.

Anforderungen:

• Abschluss eines akkreditierten Colleges oder einer Universität;
• Fließend in Mandarin, Deutsch und Englisch in Sprechen, Lesen, Hören und Schreiben;
• Berufserfahrung als Sekretär/in oder allgemeine/r Assistent/in, vertraut mit täglichen Verwaltungsmanagementprozessen und spezifischem Arbeitsbereich;
• Versiert im Umgang mit MS Office-Software, insbesondere PowerPoint und Excel zur Vorbereitung und Nachverfolgung von Meetings;
• Solides Wissen im Schreiben und in der Lage, wichtige schriftliche Materialien zu verfassen oder Korrektur zu lesen;
• Begeisterung für die Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen und Personen;
• Fähigkeit, mit Arbeitsdruck umzugehen, belastbar, in der Lage, mehrere komplexe Aufgaben/Aktivitäten gleichzeitig und flexibel mit Notfällen umzugehen;
• Gute berufliche Qualität und Berufsethik.

Gewünschte Eigenschaften:

• Starke Begeisterung, eine Executive Assistant zu sein;
• Geduldig, freundlich, detailorientiert, selbstbewusst im Umgang mit Menschen auf unterschiedlichen Ebenen und Stilen.