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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte bei administrativen und organisatorischen Aufgaben für reibungslose Abläufe.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit einem engagierten Team und offener Kommunikation.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Vielfältige Aufgaben und die Möglichkeit, deine Organisationstalente zu zeigen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines Teams, das Effizienz und Professionalität in den Vordergrund stellt.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Assistenzbereich erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Das Sekretariat unterstützt die Führungskräfte sowie das Team in administrativen und organisatorischen Aufgaben. Ziel ist die Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe, professioneller Kommunikation und reibungsloser organisatorischer Prozesse im Tagesgeschäft.
Key Responsibilities
- Eigenständige Planung, Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen
- Vorbereitung, Nachbereitung und teilweise Moderation von Meetings
- Reisemanagement (Planung, Buchung, Abrechnung)
- Organisation von Veranstaltungen und Workshops
- Zentrale Ansprechperson für interne und externe Ansprechpartner
- Professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Koordination zwischen Führungskraft, Team und externen Stakeholdern
- Mitwirkung an bereichsübergreifenden Initiativen und Kommunikationsformaten
- Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Präsentationen und Auswertungen
- Unterstützung im Zeitmanagement der Führungskraft
- Sicherstellung effizienter interner Prozesse und Abläufe
- Unterstützung bei organisatorischen Themen im Team (z.B. Onboarding, Büroorganisation)
- Tracking von Aufgaben und Follow-ups
Professional Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich
- Sehr gute Kenntnisse der Microsoft 365 Anwendungen (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel)
Personal Competencies
- Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
- Hohe Serviceorientierung und Diskretion
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität
Language Proficiency
- Deutsch: verhandlungssicher
- Englisch: sehr gute Kenntnisse in Wort und Schrift
Role Description
- Direkte Unterstützung der Führungskräfte (3 Abteilungsleiter)
- Zentrale Schnittstellenfunktion im Team und zu anderen Bereichen
- Enge Zusammenarbeit mit weiteren Assistenzfunktionen im Sekretariats-Team
Sekretariat / Assistenz (m/w/d) Arbeitgeber: emagine
Kontaktperson:
emagine HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretariat / Assistenz (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Nutze Veranstaltungen, Messen oder Online-Communities, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Oft erfährt man so von Stellenangeboten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen, seine Kultur und die spezifischen Anforderungen der Position. Übe deine Antworten auf häufige Fragen und bereite eigene Fragen vor, um dein Interesse zu zeigen.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben viele Ressourcen, die dir helfen können, dich optimal vorzubereiten. Außerdem kannst du dich direkt bei uns bewerben und sicherstellen, dass deine Unterlagen die richtigen Leute erreichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretariat / Assistenz (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau zu uns ins Team passen würdest. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben in sinnvolle Abschnitte und verwende Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. So finden wir schnell die Infos, die wir brauchen.
Beweise deine Skills!: Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um deine Fähigkeiten zu untermauern. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit erfolgreich organisiert und kommuniziert hast – das spricht für dich!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung bei uns ankommt und wir sie schnellstmöglich bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei emagine vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles
Informiere dich gründlich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Position. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben im Sekretariat passen.
✨Praktische Beispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit vor, die deine Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Meetings organisiert oder Reisemanagement durchgeführt hast.
✨Technische Kenntnisse demonstrieren
Stelle sicher, dass du mit den Microsoft 365 Anwendungen vertraut bist. Vielleicht kannst du während des Interviews sogar zeigen, wie du diese Tools effektiv nutzt, um deine Arbeit zu organisieren.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.