Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Finanzen, Dateien und Abläufe in einem kreativen Marketingteam.
- Unternehmen: Dynamische Marketingagentur, die Startups beim Wachstum unterstützt.
- Vorteile: Vollständig remote, flexible Arbeitszeiten und ein kreatives Umfeld.
- Weitere Informationen: Lerne neue Technologien und arbeite in einem unterstützenden Team.
- Warum dieser Job: Werde das Rückgrat unseres Teams und unterstütze kreative Projekte.
- Qualifikationen: Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und Erfahrung in der Buchhaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 44000 € pro Jahr.
Executive Assistant Remote | Eastern European Working Hours
Blank Canvas Marketing is looking for an exceptional Executive Assistant to become the organizational backbone of our company.
We're a fast-moving marketing agency filled with creative thinkers.
Creativity is our strength.
Organization needs to be yours.
You'll be the person who keeps everything running behind the scenes-ensuring our finances, files, systems, and day-to-day operations stay organized and nothing slips through the cracks.
This role is ideal for someone who genuinely enjoys creating order, loves supporting a team, and takes pride in being the person everyone can rely on.
Responsibilities
- Finance & Administration
- Prepare and send client invoices
- Reconcile payments and company accounts
- Maintain monthly bookkeeping records
- Coordinate with our accountant and ensure financial records are organized and up to date
- Operations
- Maintain our client database (CRM)
- Organize and maintain our file management systems
- Keep internal documentation accurate and easy to find
- Help ensure projects stay on track by following up on outstanding tasks and deadlines
- Create and improve systems that keep the business running smoothly
- Executive Support
From time to time, you'll also provide executive and personal assistant support to the CEO, including:
- Managing calendars and booking appointments
- Researching travel and coordinating itineraries
- Finding contractors and service providers
- Handling occasional administrative tasks in different countries (She is also location independent)
- Assisting with miscellaneous projects as they arise
No two days are exactly the same. You will have a good mix of routine and novelty.
Who We're Looking For
We're looking for someone who is
- Exceptionally organized and detail-oriented
- Reliable, dependable, and someone people naturally trust
- Proactive - you enjoy solving problems before they become problems
- Calm under pressure and able to keep multiple priorities organized
- Comfortable working independently in a remote environment
- Excellent in written and spoken English
- Naturally curious and enjoys learning new technology
- Fluent in bookkeeping and US accounting
You don't need to know every tool already, but you should be excited to learn.
We're especially looking for someone who enjoys exploring how AI can safely and responsibly automate repetitive work and improve efficiency without sacrificing quality.
An interest in startups is a big plus.
We primarily work with startups, so this is the space you will be surrounded by.
- Nice to Have
- Experience as an Executive Assistant or Operations Assistant
- Experience with CRMs and cloud-based productivity tools
- Strong Google Workspace skills
- Confidence learning new software quickly
- יכול לדבר עברית
- Working Hours
This is a fully remote position with working hours aligned to the Eastern European time zone.
You don't need to be in our time zone, but at least 5 hours of your day should be able to overlap with ours.
About Blank Canvas Marketing
Blank Canvas Marketing is a full service marketing agency that helps growth stage startups scale.
We're looking for someone who takes genuine pride in helping others succeed.
Someone who enjoys creating order from complexity, notices the details others miss, and wants to become a trusted, long-term member of a close-knit team.
If you're the type of person who loves checklists, color-coded folders, and the satisfaction of knowing everything is exactly where it should be, we'd love to hear from you.
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Executive Assistant & Administrative Manager Arbeitgeber: Embedded Shishya
Jitterbit ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und wachsenden Umfeld zu arbeiten, das sich auf die Integration von Plattformen als Dienstleistung (iPaaS) spezialisiert hat. Mit einem flexiblen, remote-freundlichen Arbeitsmodell und einer Unternehmenskultur, die auf Zusammenarbeit und persönlichem Wachstum basiert, fördern wir Ihre Karriere durch Mentorship und kontinuierliche Entwicklung. Hier haben Sie die Chance, bedeutende Partnerschaften zu entwickeln und die Zukunft der API-Nutzung in geschäftskritischen Prozessen mitzugestalten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant & Administrative Manager erhalten könntest
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Embedded Shishya, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Embedded Shishya im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Embedded Shishya echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Embedded Shishya zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant & Administrative Manager mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Embedded Shishya reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Embedded Shishya vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Embedded Shishya tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
