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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Meetings, nimm Protokolle auf und koordiniere die Aktivitäten der Mitarbeitervertretung.
- Arbeitgeber: EMBL ist eine internationale Organisation, die sich auf biomedizinische Forschung spezialisiert hat.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein dynamisches Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und trage zur Verbesserung der Mitarbeitervertretung bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest Erfahrung in Verwaltung und Projektmanagement sowie gute Englischkenntnisse mitbringen.
- Andere Informationen: Die Stelle ist auf 3 Jahre befristet und bietet Entwicklungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Organisieren Sie Ausschuss- und Arbeitsgruppensitzungen, einschließlich Protokollführung und Verbreitung sowie Nachverfolgung von Aktionspunkten aus den Sitzungen. Organisieren Sie zwei bis drei jährliche Sitzungen (außerhalb des Standorts) für den Ausschuss der Mitarbeitervereinigung. Organisieren Sie die jährlichen Wahlen der Mitarbeitervertreter und helfen Sie bei der Koordination mit dem Wahlkomitee an allen Standorten. Organisieren Sie die jährliche Hauptversammlung(en) der Mitarbeitervereinigung, deren hybride Einrichtung und die Erfassung und Verbreitung von Sitzungsaufzeichnungen nach Bedarf. Organisieren Sie Präsenz- und virtuelle Schulungen für Mitarbeitervertreter, um ihre Aufgaben effizient auszuführen. Koordinieren Sie Treffen zwischen Mitarbeitern und Mitarbeitervertretern, der Geschäftsführung und Delegierten des EMBL-Vorstands.
Bereitstellung administrativer und logistischer Unterstützung für die Aktivitäten der Mitarbeitervereinigung und des Ausschusses der Mitarbeitervereinigung an allen Standorten.
Finanzverwaltung: Koordinieren Sie die Verteilung des jährlichen Budgets der Mitarbeitervereinigung zwischen allen Standorten und stehen Sie diesbezüglich in Kontakt mit der Finanzabteilung von EMBL. Halten Sie regelmäßig Kontakt zu den gewählten Beamten der Mitarbeitervereinigung an allen Standorten, um das Budget der Mitarbeitervereinigung zu überwachen. Bereiten Sie Finanzberichte vor und koordinieren Sie die jährliche Prüfung der Konten der Mitarbeitervereinigung mit dem externen Prüfer.
Sie haben: Die Stelle ist ideal für eine dynamische Person, die serviceorientiert, empathisch, diskret ist und sowohl als Einzelperson als auch als Teamplayer als Ansprechpartner für die Mitarbeiter glänzen kann. Ein Abschluss mit Erfahrung in der Verwaltung und im Projektmanagement wäre unerlässlich, während grundlegende Kenntnisse in Finanzen und/oder Buchhaltung wünschenswert sind. Eine ausgezeichnete Beherrschung der englischen Sprache ist unerlässlich, während Kenntnisse in einer zweiten europäischen Sprache (Deutsch, Französisch, Italienisch oder Spanisch) als vorteilhaft angesehen werden. Bürocomputerkenntnisse, Erfahrung im Webauthoring, Protokollführung sowie nachgewiesene administrative und organisatorische Erfahrung sind erforderlich. Frühere Erfahrungen in einer internationalen Organisation sind von Wert.
ADMINISTRATIVE OFFICER TO THE STAFF ASSOCIATION Arbeitgeber: Embl
Kontaktperson:
Embl HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: ADMINISTRATIVE OFFICER TO THE STAFF ASSOCIATION
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Staff Association oder ähnlichen Organisationen. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Position geben.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen im Vorstellungsgespräch vor, die sich auf deine Erfahrungen in der Organisation von Meetings und der finanziellen Verwaltung beziehen. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Sprachkenntnisse! Wenn du eine zweite europäische Sprache sprichst, erwähne dies aktiv in Gesprächen oder während des Interviews. Dies kann ein entscheidender Vorteil sein, besonders in einem internationalen Umfeld.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die aktuellen Projekte und Initiativen der Staff Association. Zeige dein Interesse und Engagement, indem du in Gesprächen oder im Interview spezifische Fragen dazu stellst. Das zeigt, dass du gut vorbereitet bist und dich für die Rolle interessierst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: ADMINISTRATIVE OFFICER TO THE STAFF ASSOCIATION
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren Erklärung, warum du dich für die Position des Administrative Officer interessierst. Betone deine Leidenschaft für die Organisation von Meetings und deine Fähigkeit, als Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Management zu fungieren.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Führe spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung an, die deine Fähigkeiten in der Administration, Projektmanagement und Finanzverwaltung belegen. Zeige auf, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
Betone Sprachkenntnisse: Da exzellente Englischkenntnisse und Kenntnisse einer weiteren europäischen Sprache gefordert sind, solltest du deine Sprachfähigkeiten deutlich hervorheben. Erwähne, wie diese Fähigkeiten dir helfen werden, in einem internationalen Umfeld zu kommunizieren.
Präzise und strukturiert schreiben: Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Bewerbungsschreiben klar strukturiert und präzise sind. Verwende Absätze und Aufzählungen, um Informationen übersichtlich darzustellen. Dies zeigt deine organisatorischen Fähigkeiten bereits im Bewerbungsprozess.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Embl vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Rolle sowohl individuelle als auch teamorientierte Aufgaben umfasst, sei bereit, Beispiele zu nennen, in denen du effektiv im Team gearbeitet hast. Betone deine empathische und serviceorientierte Haltung.
✨Finanzkenntnisse hervorheben
Obwohl nicht zwingend erforderlich, sind Kenntnisse in Finanzen und Buchhaltung von Vorteil. Bereite dich darauf vor, Fragen zu diesen Themen zu beantworten und zeige, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit angewendet hast.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da gute Englischkenntnisse erforderlich sind und eine zweite europäische Sprache von Vorteil ist, solltest du deine Sprachfähigkeiten klar kommunizieren. Bereite dich darauf vor, in der zweiten Sprache zu sprechen, wenn möglich.
