Programme Officer – EMBL International Centre for Advanced Training

Die Ausbildung der nächsten Generation von Wissenschaftlern ist eine Kernmission des EMBL. Das interne wissenschaftliche Trainingsteam von EICAT koordiniert die Promotions- und Postdoc-Programme von EMBL. Beide Programme nutzen die interdisziplinäre und dynamische wissenschaftliche Umgebung von EMBL und bieten zusammen mit dem Karriere-Service für Stipendiaten und dem Programm für ergänzende Fähigkeiten der Stipendiaten eine erstklassige Ausbildung und Karriereentwicklung für unsere Fellows. Das internationale PhD-Programm von EMBL (EIPP) wird weithin als eines der Flaggschiffprogramme von EMBL anerkannt und beherbergt zu jedem Zeitpunkt ca. 220 PhD-Studierende an den sechs Standorten.

Ihre Rolle

Sie werden dem internen wissenschaftlichen Trainingsteam von EICAT beitreten und direkt an den Leiter der Stipendienprogramme berichten. Als Mitglied des Graduate Office (GO) konzentrieren Sie sich darauf, eine florierende akademische Gemeinschaft zu fördern und das Wohlbefinden sowie den Erfolg unserer Studierenden sicherzustellen, indem Sie viele der Aufgaben im Tagesgeschäft des EIPP in Zusammenarbeit mit Ihren GO-Kollegen teilen. Darüber hinaus werden Sie die Leitung bei der Organisation von EIPP-Schulungen und -Veranstaltungen übernehmen. Sie arbeiten eng mit dem Leiter der Stipendienprogramme und dem Dekan der Graduiertenstudien zu EIPP-relevanten Themen und bereichsübergreifenden Themen mit anderen Stipendienprogrammen (z.B. Stipendiatenmanagementsystem, Statistiken, Marketing, Wirkungsbewertung usw.) zusammen. Außerdem werden Sie regelmäßig mit anderen Kollegen im internen wissenschaftlichen Trainingsteam interagieren.

Verantwortlichkeiten umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:

• Als engagierte Unterstützung für Promotionsstipendiaten und deren Betreuer zu fungieren und der erste Ansprechpartner für EIPP-relevante Anliegen zu sein.
• Verantwortung für die Vertragsverwaltung zu übernehmen, akademische Anforderungen zu überwachen und bei der Universitätsregistrierung zu helfen.
• Online-Plattformen für die Rekrutierung von PhD-Studierenden und das Management von Studierenden zu pflegen.
• Das PhD-Programm und die Rekrutierungen zu fördern, einschließlich Social-Media-Kampagnen, Aktualisierung von Website- und Broschüreninhalten.
• Statistiken und Protokolle der Sitzungen des Graduiertenausschusses vorzubereiten.
• Die Kommunikation mit internen Stakeholdern des EIPP zu fördern, wie z.B. der Studierendenschaft, der EMBL-Fakultät, der Personalabteilung, den Förderdiensten, der Kommunikation, den internationalen Beziehungen, dem Büro für Ressourcenentwicklung usw.
• Beziehungen zu externen Stakeholdern, z.B. Partneruniversitäten und anderen Partnern, zu verwalten.

Individuelle Verantwortlichkeiten umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:

• Arbeiten an Projekten nach Bedarf zur Förderung des EIPP-Programms.
• Organisation von Schulungen und Veranstaltungen für das EIPP.

Sie haben:

• Ein Ph.D. in den Lebenswissenschaften und/oder 3 Jahre relevante Erfahrung, z.B. in einer ähnlichen Position in einer anderen Organisation.
• Bereits effektive organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, unabhängig und proaktiv zu arbeiten, unter Beweis gestellt.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten sind für diese Rolle unerlässlich, ebenso wie die Fähigkeit, effektive Kommunikationskanäle mit einer Vielzahl von Stakeholdern zu etablieren.
• Die Fähigkeit, auf Details zu achten und sicherzustellen, dass Angelegenheiten vertraulich, effizient und zeitnah behandelt werden.
• Ein hohes Maß an Serviceorientierung und die nachgewiesene Fähigkeit, in einem internationalen Team zu arbeiten.
• Erwartet wird, dass Sie mit einem hohen Maß an Autonomie arbeiten und alle Ihre Aufgaben proaktiv erledigen.
• Sie werden auch Freude daran haben, zu spezifischen Projekten im Einklang mit der zukünftigen strategischen Entwicklung des EIPP beizutragen.

Qualifikationen sollten Folgendes umfassen:

• Berufliche Englischkenntnisse.
• Nachgewiesene Erfahrung im Personalwesen wäre von Vorteil.
• Relevante Erfahrung in der Einrichtung und Pflege von Datenbanken, frühere Erfahrungen im Hochschulmarketing sowie praktische Erfahrungen in der Umfragegestaltung und Datenanalyse sind ein Plus.
• Fließende schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse sind wünschenswert, ebenso wie fließende Kenntnisse in anderen Sprachen, insbesondere Französisch, Italienisch oder Spanisch.

Vertragsdauer: 3 Jahre, verlängerbar auf maximal 9 Jahre.

Gehalt: Stufe 4 oder 5, monatliches Gehalt ab EUR 3.812,27 (nach Steuern und vor 12,99 % EMBL Sozialversicherungsabzügen) zuzüglich anderer bezahlter Leistungen.

Warum Sie sich uns anschließen sollten

EMBL ist neugierig, gemeinschaftsorientiert und international. Als inklusiver Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, glauben wir, dass Vielfalt es uns ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten und innovativ in unseren Ansätzen zu sein. Wir setzen uns daher dafür ein, eine inklusive und flexible Kultur zu schaffen - eine, in der jeder sein volles Potenzial ausschöpfen und einen positiven Beitrag zu unserer Organisation leisten kann. Wir ermutigen Bewerbungen von Personen, die unser bestehendes Team ergänzen können – wir glauben, dass Erfolg auf Teams basiert, deren Hintergründe und persönliche Erfahrungen die Vielfalt der Bevölkerungen widerspiegeln, die unsere Wissenschaft bedient. Wir ermutigen aktiv Bewerbungen von allen Geschlechtern und Kulturen, ethnischen Gruppen und allen Demografien, um Vorurteile und Versäumnisse an diesem transformativen Punkt in unserer Personalstrategie zu vermeiden.

Genießen Sie viele Vorteile:

• Finanzielle Anreize: Steuerfreies Gehalt, monatliche Familien-, Kinder- und Nichtansässigenzulagen, jährliche Gehaltsüberprüfung, Rentenversicherung, Todesfallleistung, Langzeitpflege, Unfallversicherung und Arbeitslosenversicherung.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Private Krankenversicherung für Sie und Ihre unmittelbare Familie (einschließlich aller Rezepte und großzügiger Zahn- & Augenversicherung).
• Großzügige Freizeit: 30 Tage Jahresurlaub pro Jahr, zusätzlich zu den Feiertagen.
• Umzugspaket einschließlich Installationshilfe (falls zutreffend).
• Campusleben: Kostenloser Shuttlebus (Heidelberg), Bibliothek, subventionierte Cafeteria vor Ort, legere Kleiderordnung, umfangreiche Sport- und Freizeitaktivitäten (auf dem Campus und remote).
• Familienleistungen: Kindergarten (Heidelberg), 10 Tage Kindkrankheit, großzügige bezahlte Mutterschafts-/Elternzeit und monatliche Familien- & Kinderzulagen.
• Vorteile für internationale Neulinge: Visafreiheit, Bildungszuschuss für private Schulen, finanzielle Unterstützung für Reisen in Ihr Heimatland alle zwei Jahre und eine monatliche Nichtansässigenzulage.

Für detaillierte Informationen besuchen Sie bitte unsere Seite zu den Mitarbeiterleistungen.

Was Sie sonst noch wissen müssen:

• Internationale Bewerber: Wir rekrutieren international und erfolgreichen Kandidaten werden Visafreiheiten angeboten. Besuchen Sie unsere Seite für internationale Bewerber, um mehr zu erfahren.
• EMBL ist Unterzeichner von DORA. Erfahren Sie hier, wie wir die DORA-Prinzipien auf unsere Rekrutierungs- und Leistungsbewertungsprozesse anwenden.
• Vielfalt und Inklusion: Bei EMBL glauben wir, dass vielfältige Teams Innovation und wissenschaftliche Exzellenz vorantreiben. Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Geschlechter, Identitäten, Nationalitäten und/oder anderer vielfältiger Hintergründe.

Bewerbungsschluss: 31/08/2026