Executive Assistant - Exclusive New

EMEA Recruitment hat mit einem internationalen Fertigungsunternehmen zusammengearbeitet, um einen erfahrenen Executive Assistant zu finden, der einen regionalen Präsidenten mit Sitz in Genf unterstützt. Diese hochsichtbare Rolle befindet sich im Herzen der Organisation und bietet umfassende Unterstützung für einen leitenden Angestellten, der in mehreren Ländern und Zeitzonen tätig ist. Der erfolgreiche Kandidat wird eine entscheidende Rolle bei der Ermöglichung der Effektivität des Executives spielen, indem er nahtlos Kalender, Reisen, Stakeholder-Kommunikation, Führungstreffen und strategische Prioritäten koordiniert.

Die Position bietet die Möglichkeit, eng mit der Unternehmensführung in einem dynamischen, internationalen Umfeld zusammenzuarbeiten, in dem Professionalität, Diskretion und proaktive Unterstützung hoch geschätzt werden.

Als vertrauenswürdiger Partner des Präsidenten verwalten Sie komplexe Zeitpläne, koordinieren internationale Reisen, bereiten Materialien für das Management und den Vorstand vor und stellen den reibungslosen Informationsfluss zwischen wichtigen Stakeholdern sicher. Sie werden Bedürfnisse antizipieren, Probleme proaktiv lösen und helfen, die Zeit und den Fokus des Präsidenten zu maximieren. Diese Rolle erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, ein starkes Geschäftswissen und die Fähigkeit, selbstbewusst und unabhängig in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.

• Proaktive Verwaltung eines komplexen Executive-Kalenders über mehrere Zeitzonen hinweg, um sicherzustellen, dass Prioritäten effektiv ausgerichtet sind und Konflikte vermieden werden.
• Koordination internationaler Reisevorbereitungen, einschließlich Transport, Unterkunft, Visaanforderungen und Reisedokumentation.
• Genaues Bearbeiten von Reisekosten gemäß den Unternehmensrichtlinien.
• Organisation und Unterstützung von Führungstreffen, Geschäftsüberprüfungen, Executive-Foren und Teamevents.
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Vorstandsunterlagen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung des Executives.
• Verwaltung vertraulicher Informationen mit höchster Diskretion und Professionalität.
• Agieren als wichtige Verbindung zwischen dem Präsidenten und wichtigen internen und externen Stakeholdern.
• Bereitstellung von ad-hoc administrativer und persönlicher Unterstützung nach Bedarf.
• Unterstützung ausgewählter Führungskräfte bei der Reisekoordination, dem Kostenmanagement und der Logistik von Meetings.
• Zusammenarbeit mit HR- und Büromanagementteams zur Unterstützung von Mitarbeiterengagement-Aktivitäten und Büroinitiativen.

Wir suchen einen hochorganisierten und proaktiven Executive Assistant, der in einem schnelllebigen internationalen Umfeld gedeiht und stolz darauf ist, Führungskräfte und Teams zum Erfolg zu verhelfen. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position als Executive Assistant zur Unterstützung von Führungskräften.
• Starke Erfahrung in der Verwaltung komplexer Kalender, Reisevorbereitungen und executive Prioritäten.
• Exzellente organisatorische und Projektkoordination Fähigkeiten mit außergewöhnlicher Detailgenauigkeit.
• Eine proaktive und lösungsorientierte Denkweise mit einem starken Sinn für Eigenverantwortung.
• Die Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen und mit Dringlichkeit zu handeln, während Genauigkeit gewahrt bleibt.
• Hervorragende zwischenmenschliche und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Die Fähigkeit, ruhig und effektiv zu bleiben, wenn sich Prioritäten ändern und kurzfristige Anfragen auftreten.
• Vollständige Diskretion und nachgewiesene Fähigkeit, sensible Informationen vertraulich zu behandeln.
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch; Französischkenntnisse wären von Vorteil.

EMEA Recruitment setzt sich für die Förderung von Chancengleichheit, Vielfalt und Inklusion am Arbeitsplatz ein. Wir agieren als neutrale dritte Partei im Rekrutierungsprozess, basierend auf Fähigkeiten und Erfahrungen. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Alter, Geschlecht, Beziehungsstatus, Behinderung, Rasse, Religion/Glauben oder sexueller Orientierung.