Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere administrative Aufgaben im Bereich Nachhaltigkeitsrobotik.
- Unternehmen: Empa, eine führende Forschungsinstitution für innovative Technologien.
- Vorteile: Attraktiver Arbeitsplatz, gute Entwicklungsmöglichkeiten und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Inklusive Kultur und internationale Zusammenarbeit in einem agilen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und arbeite an zukunftsweisenden Projekten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in administrativen Funktionen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Materialwissenschaft und Technologie sind unsere Leidenschaft. Mit unserer Spitzenforschung leisten die rund 1'100 Mitarbeitenden der Empa entscheidende Beiträge zum Wohle der Gesellschaft für eine lebenswerte Zukunft. Die Empa ist eine Forschungsinstitution des ETH-Bereichs.
Das Laboratory of Sustainability Robotics (LSR) ist eine weltweit führende Gruppe mit Forschungsschwerpunkt auf der Entwicklung neuartiger, biologisch inspirierter fliegender Roboter für verteilte Sensorik in Luft und Wasser sowie autonome robotische Konstruktion für digitale Infrastruktursysteme. Das Labor basiert auf einer gemeinsam finanzierten Professur von Empa und der École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) und ist spezialisiert auf Robotikdesign, Hardwareentwicklung und multimodale Robotermobilität und hat ein ausgerichtetes Kompetenzzentrum für Nachhaltigkeitsrobotik (CCSR).
Ihre Aufgaben
- Sie organisieren die Administration des Labors und unterstützen den Leiter sowie die Gruppenleitenden und Programmanagers im Tagesgeschäft.
- Sie verwalten das Bereichsbudget und betreuen die Forschungsprojekte im SAP, inklusive Projektcontrolling und -administration.
- Sie koordinieren die Erstellung von Finanzberichten und sind Ansprechperson für das Bestell-, Auftrags- und Rechnungswesen.
- Als Superuser betreuen Sie SAP und das Zeiterfassungssystem der Abteilung.
- Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen) und koordinieren die Archivierung.
- Sie verantworten die Öffentlichkeitsarbeit und betreuen die Social-Media-Kanäle des Labors.
- Sie aktualisieren die Websites des Labors und projektbezogener Plattformen.
- Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen/Konferenzen.
- Sie prüfen und korrigieren Zeiterfassungsdaten.
- Sie begleiten neue Mitarbeitende sowie internationale (Gast-)Wissenschaftler bei administrativen Anliegen.
- Sie übernehmen die administrative Leitung und Interaktion mit externen und internen Partnern (Stakeholder Management) inkl. Verwaltung von Emails.
Ihr Profil
- Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Berufsmaturität oder Matura, sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion.
- Erfahrung im Hochschulumfeld (ETH/Universität) ist ein Plus.
- Ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Flexibilität und eine dienstleistungsorientierte Haltung.
- Zahlenflair sowie sehr gute organisatorische und koordinative Fähigkeiten.
- Selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, insbesondere in einem agilen Umfeld.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich, mind. Level C1), weitere Sprachen von Vorteil.
- Versierter Umgang mit MS Office, SAP und Internetanwendungen, Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen sind wünschenswert.
Unser Angebot
Eine abwechslungsreiche Position in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas - mit attraktivem Arbeitsplatz in Dübendorf. Die 80-100%-Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Aufgrund des Wachstums der Abteilung bestehen sehr gute Chancen auf unbefristete Anstellung. Sie arbeiten eng mit der Abteilungsassistenz und Projektmanagement der Empa/EPFL in Lausanne zusammen und brauchen täglich Ihre sehr guten Fremdsprachenkenntnisse. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit uns weiterzuentwickeln!
«a» steht in unseren Stelleninseraten für «alle». Wir leben eine Kultur der Inklusion und des Respekts. Bei uns sind alle Menschen willkommen, die Lust auf innovative, nachhaltige und sinnstiftende Tätigkeiten haben - nur das zählt.
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome und Kontaktdaten von zwei Referenzpersonen. Bitte senden Sie diese ausschliesslich über unser Bewerbungsportal ein. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt. - Bitte keine Bewerbungen von Agenturen.
Ihr zukünftiger Arbeitsort
Empa, Ueberlandstrasse 129, 8600 Dübendorf
Die Empa als Arbeitgeberin
- Innovative, nachhaltige, sinnstiftende Tätigkeiten.
- Mehrwert schaffen für die Gesellschaft.
- Internationale, multikulturelle Arbeitswelt.
- Gestaltungs- und Entwicklungsfreiraum.
- Kultur der Inklusion und des Respekts.
- Ausgezeichnete Vereinbarkeit verschiedener Lebensbereiche.
- Mehrfach prämierte und zertifizierte Arbeitgeberin.
- Vergünstigungen für Bahn, Mobile, Kinderbetreuung, Verpflegung, uvm.
Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% Arbeitgeber: EMPA
Die Empa ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas zu arbeiten. Mit einem attraktiven Arbeitsplatz in Dübendorf profitieren Sie von einer Kultur der Inklusion und des Respekts sowie von ausgezeichneten Entwicklungsmöglichkeiten und einer Vielzahl von Benefits, darunter Vergünstigungen für Bahn, Mobile und Kinderbetreuung. Hier haben Sie die Chance, Ihre Fähigkeiten in einem internationalen und multikulturellen Umfeld weiterzuentwickeln und einen bedeutenden Beitrag zur nachhaltigen Zukunft zu leisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitenden der Empa auf LinkedIn oder besuche Veranstaltungen, um mehr über die Unternehmenskultur und die Anforderungen zu erfahren. Oft erfährt man so Insider-Infos, die dir einen Vorteil verschaffen können.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Projekte des LSR und des CCSR. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an den Themen hast, die dort behandelt werden.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung im richtigen System landet und du alle notwendigen Informationen bereitstellst. Außerdem kannst du sicher sein, dass du die neuesten Stellenangebote siehst.
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Motivationsschreiben einzigartig:Dein Motivationsschreiben ist deine Chance, uns zu zeigen, warum du die perfekte Person für die Stelle bist. Sei kreativ und bringe deine Leidenschaft für Zahlen und Organisation zum Ausdruck. Zeige uns, wie du mit deinem Drive das Team bereichern kannst!
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zu der Position passen. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du drauf hast, also lass uns nicht im Dunkeln tappen!
Referenzen nicht vergessen:Vergiss nicht, zwei Referenzpersonen anzugeben, die uns mehr über dich erzählen können. Wähle Personen aus, die deine Fähigkeiten und deinen Arbeitsstil gut kennen. Das gibt uns einen besseren Eindruck von dir und deiner Arbeitsweise.
Bewerbung über unser Portal:Wir freuen uns, wenn du deine Bewerbung über unser Bewerbungsportal einreichst. So stellst du sicher, dass alles an der richtigen Stelle landet. E-Mail-Bewerbungen können wir leider nicht berücksichtigen, also nutze die Gelegenheit und bewirb dich direkt bei uns!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei EMPA vorbereitet
✨Verstehe die Rolle und das Unternehmen
Mach dich mit der Empa und dem Labor für Nachhaltigkeitsrobotik vertraut. Informiere dich über ihre Projekte und Ziele, um im Interview gezielte Fragen stellen zu können und dein Interesse zu zeigen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Zahlenflair demonstrieren. So kannst du im Interview anschaulich zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Stelle viel Zusammenarbeit erfordert, sei bereit, Beispiele zu nennen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast. Betone deine Flexibilität und deine dienstleistungsorientierte Haltung.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, sei darauf vorbereitet, deine Sprachfähigkeiten im Gespräch unter Beweis zu stellen. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel geben, wo du diese Fähigkeiten in einem internationalen Kontext eingesetzt hast.
