Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere administrative Aufgaben im Bereich Nachhaltigkeitsrobotik.
- Unternehmen: Empa, eine führende Forschungsinstitution für innovative Technologien.
- Vorteile: Attraktiver Arbeitsplatz, gute Entwicklungsmöglichkeiten und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Inklusive Kultur und internationale Zusammenarbeit in einem agilen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und arbeite an zukunftsweisenden Projekten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in administrativen Funktionen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5500 € pro Monat.
Materialwissenschaft und Technologie sind unsere Leidenschaft. Mit unserer Spitzenforschung leisten die rund 1'100 Mitarbeitenden der Empa entscheidende Beiträge zum Wohle der Gesellschaft für eine lebenswerte Zukunft. Die Empa ist eine Forschungsinstitution des ETH-Bereichs.
Das Laboratory of Sustainability Robotics (LSR) ist eine weltweit führende Gruppe mit Forschungsschwerpunkt auf der Entwicklung neuartiger, biologisch inspirierter fliegender Roboter für verteilte Sensorik in Luft und Wasser sowie autonome robotische Konstruktion für digitale Infrastruktursysteme. Das Labor basiert auf einer gemeinsam finanzierten Professur von Empa und der École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) und ist spezialisiert auf Robotikdesign, Hardwareentwicklung und multimodale Robotermobilität und hat ein ausgerichtetes Kompetenzzentrum für Nachhaltigkeitsrobotik (CCSR).
Ihre Aufgaben
- Sie organisieren die Administration des Labors und unterstützen den Leiter sowie die Gruppenleitenden und Programmanagers im Tagesgeschäft.
- Sie verwalten das Bereichsbudget und betreuen die Forschungsprojekte im SAP, inklusive Projektcontrolling und -administration.
- Sie koordinieren die Erstellung von Finanzberichten und sind Ansprechperson für das Bestell-, Auftrags- und Rechnungswesen.
- Als Superuser betreuen Sie SAP und das Zeiterfassungssystem der Abteilung.
- Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen) und koordinieren die Archivierung.
- Sie verantworten die Öffentlichkeitsarbeit und betreuen die Social-Media-Kanäle des Labors.
- Sie aktualisieren die Websites des Labors und projektbezogener Plattformen.
- Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen/Konferenzen.
- Sie prüfen und korrigieren Zeiterfassungsdaten.
- Sie begleiten neue Mitarbeitende sowie internationale (Gast-)Wissenschaftler bei administrativen Anliegen.
- Sie übernehmen die administrative Leitung und Interaktion mit externen und internen Partnern (Stakeholder Management) inkl. Verwaltung von Emails.
Ihr Profil
- Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Berufsmaturität oder Matura, sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion.
- Erfahrung im Hochschulumfeld (ETH/Universität) ist ein Plus.
- Ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Flexibilität und eine dienstleistungsorientierte Haltung.
- Zahlenflair sowie sehr gute organisatorische und koordinative Fähigkeiten.
- Selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, insbesondere in einem agilen Umfeld.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich, mind. Level C1), weitere Sprachen von Vorteil.
- Versierter Umgang mit MS Office, SAP und Internetanwendungen, Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen sind wünschenswert.
Unser Angebot
Eine abwechslungsreiche Position in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas - mit attraktivem Arbeitsplatz in Dübendorf. Die 80-100%-Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Aufgrund des Wachstums der Abteilung bestehen sehr gute Chancen auf unbefristete Anstellung. Sie arbeiten eng mit der Abteilungsassistenz und Projektmanagement der Empa/EPFL in Lausanne zusammen und brauchen täglich Ihre sehr guten Fremdsprachenkenntnisse.
Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit uns weiterzuentwickeln! "a" steht in unseren Stelleninseraten für "alle". Wir leben eine Kultur der Inklusion und des Respekts. Bei uns sind alle Menschen willkommen, die Lust auf innovative, nachhaltige und sinnstiftende Tätigkeiten haben - nur das zählt.
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome und Kontaktdaten von zwei Referenzpersonen. Bitte Sie diese ausschliesslich über unser Bewerbungsportal ein. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt. - Bitte keine Bewerbungen von Agenturen.
Ihr zukünftiger Arbeitsort
Empa, Ueberlandstrasse 129, 8600 Dübendorf
Die Empa als Arbeitgeberin
- Innovative, nachhaltige, sinnstiftende Tätigkeiten.
- Mehrwert schaffen für die Gesellschaft.
- Internationale, multikulturelle Arbeitswelt.
- Gestaltungs- und Entwicklungsfreiraum.
- Kultur der Inklusion und des Respekts.
- Ausgezeichnete Vereinbarkeit verschiedener Lebensbereiche.
- Mehrfach prämierte und zertifizierte Arbeitgeberin.
- Vergünstigungen für Bahn, Mobile, Kinderbetreuung, Verpflegung, uvm.
Gut zu wissen
- Empa-Webseite.
- Arbeiten in der Schweiz.
- Anstellungsprozess.
- Anstellungsbedingungen.
Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% Arbeitgeber: EMPA
Die Empa ist ein hervorragender Arbeitgeber, der innovative und nachhaltige Tätigkeiten fördert und seinen Mitarbeitenden eine internationale, multikulturelle Arbeitswelt bietet. Mit einem attraktiven Arbeitsplatz in Dübendorf und ausgezeichneten Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung, profitieren Sie von einer Kultur der Inklusion und des Respekts sowie von zahlreichen Vergünstigungen. Hier haben Sie die Chance, aktiv an bedeutenden Forschungsprojekten mitzuwirken und einen wertvollen Beitrag zur Gesellschaft zu leisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der Empa auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen, wahrgenommen zu werden.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Empa und das Labor für Nachhaltigkeitsrobotik. Zeige, dass du die Mission und Werte der Institution verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung im richtigen System landet und du alle geforderten Unterlagen einreichst. Das macht es für uns einfacher, dich zu finden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Motivationsschreiben einzigartig:Dein Motivationsschreiben ist deine Chance, uns zu zeigen, warum du die perfekte Person für die Stelle bist. Sei kreativ und bringe deine Leidenschaft für Zahlen und Organisation zum Ausdruck. Erzähl uns, was dich an der Empa begeistert!
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zu der Position passen. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, wie deine bisherigen Stationen dich auf diese Rolle vorbereitet haben.
Referenzen nicht vergessen:Vergiss nicht, zwei Referenzpersonen anzugeben, die uns mehr über dich erzählen können. Wähle Personen aus, die deine Fähigkeiten und deinen Arbeitsstil gut kennen. Das gibt uns einen zusätzlichen Einblick in deine Qualifikationen!
Bewerbung über unser Portal:Reiche deine Bewerbung bitte ausschließlich über unser Bewerbungsportal ein. So stellst du sicher, dass wir alles schnell und unkompliziert erhalten. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei EMPA vorbereitet
✨Verstehe die Rolle und das Team
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben der Position vertraut. Informiere dich über das Labor für Nachhaltigkeitsrobotik und die damit verbundenen Projekte. Zeige im Interview, dass du die Herausforderungen und Ziele des Teams verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder dein Zahlenflair unter Beweis gestellt hast. Bereite diese Beispiele so vor, dass du sie leicht im Gespräch einbringen kannst, um deine Eignung zu untermauern.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Interaktion mit verschiedenen Stakeholdern erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Teamfähigkeit und Flexibilität betreffen.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Kultur der Empa zu erfahren. Stelle Fragen zur Zusammenarbeit im Team und zur Unterstützung von Innovationen. Das zeigt dein Interesse an der Organisation und hilft dir, herauszufinden, ob du gut ins Team passt.
