Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Labor, verwalte Budgets und unterstütze bei Forschungsprojekten.
- Unternehmen: Dynamische wissenschaftliche Institution in Dübendorf mit innovativem Umfeld.
- Vorteile: Attraktiver Arbeitsplatz, gute Entwicklungschancen und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Karrierechancen und enge Zusammenarbeit mit internationalen Partnern.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines wachsenden Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem agilen Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Zahlenflair und sehr gute Sprachkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Sie organisieren die Administration des Labors und unterstützen den Leiter sowie die Gruppenleitenden und Programmanagers im Tagesgeschäft.
- Sie verwalten das Bereichsbudget und betreuen die Forschungsprojekte im SAP, inklusive Projektcontrolling und -administration.
- Sie koordinieren die Erstellung von Finanzberichten und sind Ansprechperson für das Bestell-, Auftrags- und Rechnungswesen.
- Als Superuser betreuen Sie SAP und das Zeiterfassungssystem der Abteilung.
- Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen) und koordinieren die Archivierung.
- Sie verantworten die Öffentlichkeitsarbeit und betreuen die Social-Media-Kanäle des Labors.
- Sie aktualisieren die Websites des Labors und projektbezogener Plattformen.
- Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen/Konferenzen.
- Sie prüfen und korrigieren Zeiterfassungsdaten.
- Sie begleiten neue Mitarbeitende sowie internationale (Gast-)Wissenschaftler bei administrativen Anliegen.
- Sie übernehmen die administrative Leitung und Interaktion mit externen und internen Partnern (Stakeholder-Management) inkl. Verwaltung von Emails.
Ihr Profil
- Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Berufsmaturität oder Matura, sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion.
- Erfahrung im Hochschulumfeld (ETH/Universität) ist ein Plus.
- Ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Flexibilität und eine dienstleistungsorientierte Haltung.
- Zahlenflair sowie sehr gute organisatorische und koordinative Fähigkeiten.
- Selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, insbesondere in einem agilen Umfeld.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich, mind. Level C1), weitere Sprachen von Vorteil.
- Versierter Umgang mit MS Office, SAP und Internetanwendungen, Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen sind wünschenswert.
Unser Angebot
- Eine abwechslungsreiche Position in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas – mit attraktivem Arbeitsplatz in Dübendorf.
- Die 80-100%-Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Aufgrund des Wachstums der Abteilung bestehen sehr gute Chancen auf unbefristete Anstellung.
- Sie arbeiten eng mit der Abteilungsassistenz und Projektmanagement der Empa/EPFL in Lausanne zusammen und brauchen täglich Ihre sehr guten Fremdsprachenkenntnisse.
- Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit uns weiterzuentwickeln!
Ihr zukünftiger Arbeitsort: Empa Ueberlandstrasse, Dübendorf.
Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% (a) Arbeitgeber: EMPA
Die Empa in Dübendorf bietet Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Position in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas. Hier profitieren Sie von einem inspirierenden Arbeitsumfeld, hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten und der Chance auf eine unbefristete Anstellung. Unsere offene und teamorientierte Kultur fördert Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung, während Sie eng mit internationalen Partnern zusammenarbeiten und Ihre Sprachkenntnisse täglich einsetzen können.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% (a) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Position.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in der Branche oder sogar bei der Empa arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Empa, ihre Projekte und die spezifischen Anforderungen der Stelle. So kannst du gezielt zeigen, wie du ins Team passt.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die besten Chancen, schnell eine Rückmeldung zu bekommen.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% (a) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können schnell einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles gründlich zu überprüfen!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Schau dir die Anforderungen genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeige uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten perfekt zu den Aufgaben passen, die wir suchen!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist über unsere Website. Dort findest du alle Informationen und kannst deine Bewerbung direkt einreichen. Wir freuen uns auf dich!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei EMPA vorbereitet
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dir ein genaues Bild von den Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. Bereite konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie du ähnliche Herausforderungen gemeistert hast.
✨SAP und Zahlenflair
Da die Stelle viel mit SAP und Budgetverwaltung zu tun hat, solltest du dich im Vorfeld mit diesen Themen vertraut machen. Wenn du bereits Erfahrung mit SAP hast, bringe diese in das Gespräch ein. Zeige, dass du sicher im Umgang mit Zahlen bist und erkläre, wie du in der Vergangenheit mit Finanzberichten gearbeitet hast.
✨Soziale Kompetenz und Teamarbeit
Die Position erfordert ausgeprägte Sozialkompetenz und Teamfähigkeit. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Kommunikation betreffen. Denk an Situationen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast oder Konflikte gelöst hast.
✨Sprich über deine Flexibilität
In einem agilen Umfeld ist Flexibilität entscheidend. Sei bereit, Beispiele zu nennen, wo du dich schnell an Veränderungen angepasst hast oder proaktiv Lösungen gefunden hast. Das zeigt, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch einen Mehrwert für das Team bringst.
