Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere administrative Aufgaben im Bereich Nachhaltigkeitsrobotik.
- Unternehmen: Empa, eine führende Forschungsinstitution mit Fokus auf innovative Technologien.
- Vorteile: Attraktiver Arbeitsplatz, gute Entwicklungsmöglichkeiten und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Internationale, multikulturelle Arbeitsumgebung mit vielen Vorteilen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur nachhaltigen Zukunft bei.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in administrativen Funktionen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 5000 - 6500 € pro Monat.
Materialwissenschaft und Technologie sind unsere Leidenschaft. Mit unserer Spitzenforschung leisten die rund 1'100 Mitarbeitenden der Empa entscheidende Beiträge zum Wohle der Gesellschaft für eine lebenswerte Zukunft. Die Empa ist eine Forschungsinstitution des ETH-Bereichs.
Das Laboratory of Sustainability Robotics (LSR) ist eine weltweit führende Gruppe mit Forschungsschwerpunkt auf der Entwicklung neuartiger, biologisch inspirierter fliegender Roboter für verteilte Sensorik in Luft und Wasser sowie autonomer robotischer Konstruktion für digitale Infrastruktursysteme. Das Labor basiert auf einer gemeinsam finanzierten Professur von Empa und der École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) und ist spezialisiert auf Robotikdesign, Hardwareentwicklung und multimodale Robotermobilität und hat ein ausgerichtetes Kompetenzzentrum für Nachhaltigkeitsrobotik (CCSR).
Ihre Aufgaben
- In dieser vielseitigen Drehscheibenfunktion übernehmen Sie zentrale administrative und koordinative Aufgaben rund um das LSR und des CCSR:
- Sie organisieren die Administration des Labors und unterstützen den Leiter sowie die Gruppenleitenden und Programmanagers im Tagesgeschäft.
- Sie verwalten das Bereichsbudget und betreuen die Forschungsprojekte im SAP, inklusive Projektcontrolling und -administration.
- Sie koordinieren die Erstellung von Finanzberichten und sind Ansprechperson für das Bestell-, Auftrags- und Rechnungswesen.
- Als Superuser betreuen Sie SAP und das Zeiterfassungssystem der Abteilung.
- Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen) und koordinieren die Archivierung.
- Sie verantworten die Öffentlichkeitsarbeit und betreuen die Social-Media-Kanäle des Labors.
- Sie aktualisieren die Websites des Labors und projektbezogener Plattformen.
- Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen/Konferenzen.
- Sie prüfen und korrigieren Zeiterfassungsdaten.
- Sie begleiten neue Mitarbeitende sowie internationale (Gast-)Wissenschaftler bei administrativen Anliegen.
- Sie übernehmen die administrative Leitung und Interaktion mit externen und internen Partnern (Stakeholder Management) inkl. Verwaltung von Emails.
Ihr Profil
- Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Berufsmaturität oder Matura, sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion.
- Erfahrung im Hochschulumfeld (ETH/Universität) ist ein Plus.
- Ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Flexibilität und eine dienstleistungsorientierte Haltung.
- Zahlenflair sowie sehr gute organisatorische und koordinative Fähigkeiten.
- Selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, insbesondere in einem agilen Umfeld.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich, mind. Level C1), weitere Sprachen von Vorteil.
- Versierter Umgang mit MS Office, SAP und Internetanwendungen, Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen sind wünschenswert.
Unser Angebot
- Eine abwechslungsreiche Position in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas – mit attraktivem Arbeitsplatz in Dübendorf.
- Die 80-100%-Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Aufgrund des Wachstums der Abteilung bestehen sehr gute Chancen auf unbefristete Anstellung.
- Sie arbeiten eng mit der Abteilungsassistenz und Projektmanagement der Empa/EPFL in Lausanne zusammen und brauchen täglich Ihre sehr guten Fremdsprachenkenntnisse.
- Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit uns weiterzuentwickeln!
«a» steht in unseren Stelleninseraten für «alle». Wir leben eine Kultur der Inklusion und des Respekts. Bei uns sind alle Menschen willkommen, die Lust auf innovative, nachhaltige und sinnstiftende Tätigkeiten haben - nur das zählt.
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome und Kontaktdaten von zwei Referenzpersonen. Bitte reichen Sie diese ausschliesslich über unser Bewerbungsportal ein. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt. - Bitte keine Bewerbungen von Agenturen.
Gut zu wissen
- Empa-Webseite
- Arbeiten in der Schweiz
- Anstellungsprozess
- Anstellungsbedingungen
Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% (a) Arbeitgeber: EMPA
Die Empa ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas bietet. Mit einem attraktiven Arbeitsplatz in Dübendorf, einer Kultur der Inklusion und des Respekts sowie ausgezeichneten Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung, fördert die Empa eine internationale und multikulturelle Arbeitsumgebung. Zudem profitieren Mitarbeitende von zahlreichen Vergünstigungen und einer ausgezeichneten Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% (a) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits bei Empa arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen. Networking ist oft der Schlüssel zum Erfolg!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte des LSR und des CCSR. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du aktiv zur Mission des Labors beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht den Prozess einfacher und du bist sicher, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt. Vergiss nicht, alle geforderten Unterlagen beizufügen und deine Motivation klar zu kommunizieren.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent/in mit Drive und Zahlenflair 80%-100% (a) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Motivationsschreiben einzigartig:Dein Motivationsschreiben ist deine Chance, uns zu zeigen, warum du die perfekte Person für die Stelle bist. Sei kreativ und bringe deine Leidenschaft für Materialwissenschaft und Technologie zum Ausdruck. Zeige uns, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu unserem Team passen!
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Konzentriere dich auf relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die für die Position wichtig sind. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du kannst, also lass uns nicht im Unklaren über deine Erfolge!
Referenzen nicht vergessen:Vergiss nicht, die Kontaktdaten von zwei Referenzpersonen anzugeben. Diese sollten Personen sein, die deine Fähigkeiten und Erfahrungen bestätigen können. Es ist eine tolle Möglichkeit, uns einen zusätzlichen Einblick in deine Arbeitsweise zu geben!
Bewerbung über unser Portal einreichen:Stell sicher, dass du deine Bewerbung ausschließlich über unser Bewerbungsportal einreichst. So können wir deine Unterlagen schnell und effizient bearbeiten. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei EMPA vorbereitet
✨Verstehe die Rolle und das Team
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben des Assistenten/der Assistentin im LSR vertraut. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten in die verschiedenen administrativen und koordinativen Aufgaben passen. Zeige im Interview, dass du die Struktur und die Dynamik des Teams verstehst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder dein Zahlenflair unter Beweis gestellt hast. Bereite mindestens zwei bis drei konkrete Beispiele vor, die du im Interview teilen kannst, um deine Eignung zu untermauern.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Interaktion mit internen und externen Partnern erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Teamfähigkeit und Flexibilität betreffen.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Kultur der Empa zu erfahren. Stelle Fragen zur Zusammenarbeit im Team, zu den Werten der Institution und wie Inklusion und Respekt im Arbeitsalltag gelebt werden. Das zeigt dein Interesse an der Organisation und hilft dir, herauszufinden, ob du gut ins Team passt.
