HR & Administrative Assistant (Remote Volunteer)

empowermefirst.college ist eine gemeinnützige Organisation, die darauf abzielt, den Zugang zur Sekundarschulbildung für Millionen von gefährdeten Jugendlichen und Erwachsenen in aufstrebenden und Entwicklungsländern unabhängig von Hintergrund, Geschlecht oder Lebensstil zu ermöglichen. Wir bieten eine kostenlose Online-Lernplattform an, um die durch Ungleichheit entstandenen Lücken zu überwinden. Die Schüler lernen in ihrem eigenen Tempo, überall und jederzeit mit ihren Mobiltelefonen.

Unsere Vision ist es, unsere Schüler in Veränderungsführer zu verwandeln, die die Welt von heute und morgen gestalten. Seit unserer Gründung im Jahr 2021 haben wir unser Programm getestet, indem wir Englisch-, ICT-, Mathematik- und Naturwissenschaftskurse in zwei sehr unterschiedlichen Ländern angeboten haben.

Wir suchen Freiwillige für die folgende Position: HR & Administrative Assistant. HR & Administrative Assistants sind (je nach ihren Fähigkeiten, Bildungswegen und Tätigkeitsbereichen) verantwortlich für administrative Aufgaben wie Ablage, Dateneingabe, Überprüfung und Analyse von Daten, Buchhaltung, reibungslosen Ablauf von Prozessen und Projekten sowie HR- und Studenten-, Freiwilligen- und Mitarbeiterakquise, -auswahl, -interviews, -onboarding, -bindung und -unterstützung, gemäß den von empowermefirst.college bereitgestellten Prozessen und Fragebögen.

Allgemein

• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in der eigenen Sprache und in Englisch.
• Offenheit, Feedback und Ratschläge von der Führung zu akzeptieren und zu nutzen.
• Engagierte, gut organisierte Arbeitsmethoden.
• Klare strafrechtliche Vergangenheit.
• Wohnsitz in der Schweiz.

Hauptaufgaben

• Verwaltung, Buchhaltung und HR.
• Dateneingabe von Belegen, Studenten-, Freiwilligen- und Mitarbeiterdaten.
• Organisation von Dateien, Optimierung von Prozessen, Einhaltung von Fristen, Vorbereitung von Zertifikaten und Semesterzeugnissen.
• Buchhaltung / Budget / Jahresberichte.
• HR: Ausschreibung, Auswahl und Interview neuer Freiwilliger.
• Unterstützung von Studenten, Freiwilligen und Mitarbeitern bei Anliegen und Überprüfung ihrer Aktivitäten im LMS zur Berichterstattung an die Landes- und Regionalkoordinatoren.
• Unterstützung der Landes- und Regionalkoordinatoren sowie der Führung von empowermefirst.college bei Aufgaben wie Forschung, Korrespondenz, Planung von Meetings, Erstellung von Dokumenten und Präsentationen.
• Monatlicher Bericht basierend auf Aktivitäten und Protokollen.
• Marketing des Colleges.
• Planung und Organisation von Veranstaltungen.
• Forschung und Planung tragfähiger Sponsoren.

Verantwortlichkeiten und Anforderungen

• Alle Freiwilligen und Mitarbeiter müssen alle Richtlinien und Vorschriften von empowermefirst.college einhalten und die Vision, Mission und Werte bei der Vertretung der Organisation wahren.
• Die administrativen Assistenten sind verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Mitglieder und Studenten die Werte, den Verhaltenskodex, die Richtlinien und das Datenschutzgesetz ihres Landes einhalten.
• Sie müssen Probleme identifizieren und rechtzeitig Unterstützung von den Treuhändern und der Führung suchen, um Veränderungen zum Erfolg zu fördern.
• Sie müssen Fristen einhalten, transparent über ihre Aktivitäten sein und regelmäßige Berichte senden.

Qualifikationen der administrativen Assistenten

• Korrespondenz, Dateneingabe, grundlegende ICT-Kenntnisse.
• Google Office.
• Grundkenntnisse in Buchhaltung.
• Integrität, Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Präzision.
• Idealerweise Hintergrund in Buchhaltung, Wirtschaft oder Betriebswirtschaft.

Der Prozess

Haben Sie sich in unserer Beschreibung wiedererkannt? Wir würden uns freuen, mehr über Sie zu erfahren. Unser Einstellungsprozess umfasst nur drei Phasen:

• Füllen Sie das Bewerbungsformular auf https://empowermefirst.freshteam.com/jobs aus.
• Beantworten Sie die Screening-Fragen, die Sie per E-Mail erhalten.
• Formelles Interview.

Nach Ihrer Bewerbung über das Formular werden Sie innerhalb von zwei Wochen von uns hören.

Vorteile

Unsere Organisation basiert auf Freiwilligenarbeit. Während wir keine Vergütung anbieten, streben wir an, Ihnen die Erfahrung Ihres Lebens zu bieten. Wir bieten:

• Remote-Arbeit: Sie können von zu Hause aus beitragen.
• Flexible Arbeitszeiten: Wir sind nicht an der Anzahl der Stunden interessiert, die Sie arbeiten, sondern an den Ergebnissen, die Sie liefern.
• Wir verpflichten uns, Ihnen zu helfen, Ihr Potenzial zu erreichen und Sie zu einem Führer innerhalb unserer Organisation zu entwickeln.
• Ein umfassendes Online-Ausbildungsprogramm für Autoren zu Methodik und Erstellung ansprechender Inhalte mit einem Zertifikat.
• Webinare zu verschiedenen Themen, die für Ihre persönliche und berufliche Entwicklung nützlich sind.
• Und natürlich die Möglichkeit, Teil einer Organisation zu sein, die darauf abzielt, die Welt zu verändern!