HR & Administrative Assistant (Remote Volunteer)

empowermefirst.college ist eine gemeinnützige Organisation, die darauf abzielt, die Sekundarschulbildung für Millionen von gefährdeten Jugendlichen und Erwachsenen in aufstrebenden und Entwicklungsländern unabhängig von Hintergrund, Geschlecht oder Lebensstil zugänglich zu machen. Wir bieten eine kostenlose Online-Lernplattform an, um die durch Ungleichheit entstandenen Lücken zu überwinden. Die Schüler lernen in ihrem eigenen Tempo, überall und jederzeit mit ihren Mobiltelefonen.

Unsere Vision ist es, unsere Schüler in Veränderungsführer zu verwandeln, die die Welt von heute und morgen gestalten. Seit unserer Gründung im Jahr 2021 haben wir unser Programm getestet, indem wir Englisch-, ICT-, Mathematik- und Naturwissenschaftskurse in zwei sehr unterschiedlichen Ländern angeboten haben.

Wir suchen Freiwillige für die folgende Position: HR & Administrative Assistant. HR & Administrative Assistants sind (je nach ihren Fähigkeiten, Bildungswegen und Tätigkeitsbereichen) verantwortlich für administrative Aufgaben wie Ablage, Dateneingabe, Überprüfung und Analyse von Daten, Buchhaltung, reibungslosen Ablauf von Prozessen und Projekten sowie HR- und Studenten-, Freiwilligen- und Mitarbeiterakquise, Auswahl, Interviews, Einarbeitung, Bindung und Unterstützung, gemäß den von empowermefirst.college bereitgestellten Prozessen und Fragebögen.

• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in der eigenen Sprache und Englisch.
• Offenheit, Feedback und Ratschläge von der Führung zu akzeptieren und zu nutzen.
• Sie arbeiten eng mit den Landes- und Regionalkoordinatoren sowie der Führung von empowermefirst.college zusammen.
• Lesen, Befolgen und Darstellen der Vision, Mission, Werte, Richtlinien und anderer Dokumente sowie der Gesetze der Länder, in denen sie tätig sind (und des Schweizer Rechts).
• Hohe Integrität, positives Image und Ruf von empowermefirst.college aufrechterhalten.
• Leidenschaft für die Sache von empowermefirst.college, kreativ und respektvoll im Umgang mit Sponsoren.
• Fleißige, gut organisierte Arbeitsmethoden.
• Sauberes Strafregister.
• Wohnsitz in der Schweiz.

• Verwaltung, Buchhaltung und HR.
• Dateneingabe von Belegen, Studenten-, Freiwilligen- und Mitarbeiterdaten.
• Organisation von Dateien, Optimierung von Prozessen, Einhaltung von Fristen, Vorbereitung von Zertifikaten und Semesterzeugnissen.
• Buchhaltung / Budget / Jahresberichte.
• HR: Ausschreibung, Auswahl und Interview neuer Freiwilliger.
• Unterstützung von Studenten, Freiwilligen und Mitarbeitern bei Anliegen und Überprüfung ihrer Aktivitäten im LMS zur Berichterstattung an Landes- und Regionalkoordinatoren.
• Unterstützung der Landes-, Regionalkoordinatoren und der Führung von empowermefirst.college bei Aufgaben wie Forschung, Korrespondenz, Planung von Meetings, Erstellung von Dokumenten und Präsentationen.
• Monatlicher Bericht basierend auf Aktivitäten und Protokollen.
• Marketing des Colleges.
• Hilfestellung bei der Suche nach den besten Marketingmöglichkeiten für empowermefirst.college zur richtigen Zielgruppe von Studenten.
• Sicherstellung von Inklusivität: Versuchen, Studenten aus allen Hintergründen, Glaubensrichtungen und Geschlechtern zu erreichen.
• Sicherstellung von Chancengleichheit: Kontaktaufnahme mit den verletzlichsten Gruppen, insbesondere Mädchen, jungen Müttern, Menschen mit Behinderungen usw.
• Planung und Organisation von Veranstaltungen.
• Forschung und Planung tragfähiger Sponsoren.
• Forschung, Planung und Vorbereitung tragfähiger Partnerschaften, z.B. Unternehmen für Praktika.
• Monatlicher Fortschrittsbericht an die Landeskoordinatoren.

• Alle Freiwilligen und Mitarbeiter müssen alle Richtlinien und Vorschriften von empowermefirst.college einhalten, die Vision, Mission und Werte bei der Vertretung wahren und die Integrität und den Ruf aufrechterhalten sowie die Antikorruptionsrichtlinie von empowermefirst.college in Bezug auf Bestechung, Geschenke und andere Formen der Zuwendung einhalten.
• Die administrativen Assistenten sind verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Mitglieder und Studenten die Werte, den Verhaltenskodex, die Richtlinien und das Datenschutzgesetz ihres Landes einhalten.
• Sie sind verpflichtet, eng mit dem Rest ihres Teams, den Treuhändern und der Führung von empowermefirst.college zusammenzuarbeiten.
• Sie sind verpflichtet, Probleme zu identifizieren und rechtzeitig Hilfe von den Treuhändern und der Führung zu suchen, um Veränderungen zum Erfolg zu fördern.
• Sie sind verpflichtet, Fristen einzuhalten, transparent über ihre Aktivitäten zu sein und regelmäßige Berichte zu senden.

• Korrespondenz, Dateneingabe, grundlegende ICT-Kenntnisse.
• Google Office.
• Grundkenntnisse in Buchhaltung.
• Integrität, Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Präzision.
• Idealerweise Hintergrund in Buchhaltung, Wirtschaft oder Betriebswirtschaft.

Haben Sie sich in unserer Beschreibung wiedererkannt? Wir würden uns freuen, mehr über Sie zu erfahren. Unser Einstellungsprozess umfasst nur drei Phasen:

• Füllen Sie das Bewerbungsformular auf https://empowermefirst.freshteam.com/jobs aus.
• Beantworten Sie die Screening-Fragen, die Sie per E-Mail erhalten.
• Formelles Interview.

Nach Ihrer Bewerbung über das Formular werden Sie innerhalb von zwei Wochen von uns hören.

Unsere Organisation basiert auf Freiwilligenarbeit. Während wir keine Vergütung anbieten, streben wir an, Ihnen die Erfahrung Ihres Lebens zu bieten. Wir bieten:

• Remote-Arbeit: Sie können von zu Hause aus beitragen. Unsere Mitglieder sind weltweit verteilt.
• Flexible Arbeitszeiten: Uns interessiert nicht die Anzahl der Stunden, die Sie arbeiten, sondern die Ergebnisse, die Sie liefern. Wir vergeben Aufgaben wöchentlich oder zweiwöchentlich oder gemäß dem, was Sie mit Ihrem Team vereinbaren.
• Wir verpflichten uns, Ihnen zu helfen, Ihr Potenzial zu entfalten und Sie zu einem Führer innerhalb unserer Organisation zu entwickeln.
• Ein umfassendes Online-Ausbildungsprogramm für Autoren zu Methodik und Erstellung ansprechender Inhalte mit einem Zertifikat. Weitere Schulungen zu Themen wie Coaching und Führung sind in Planung.
• Webinare zu verschiedenen Themen, die für Ihre persönliche und berufliche Entwicklung nützlich sind. Sie erhalten ein Abschlusszertifikat.
• Und natürlich die Möglichkeit, Teil einer Organisation zu sein, die darauf abzielt, die Welt zu verändern!