Operations Manager - Management Assistance (Teilzeit, 15–25 Stunden)

Wir suchen eine strukturierte, zuverlässige und praktische Person, die unser Team im Tagesgeschäft unterstützt und hilft, wichtige interne Prozesse zu verwalten. In dieser Rolle übernehmen Sie Verantwortung in verschiedenen Bereichen, einschließlich Verkaufsunterstützung, Finanzen & Verwaltung, HR, Beschaffung, Logistik und Bürooperationen. Sie arbeiten eng mit den Gründern und dem Team zusammen, um sicherzustellen, dass die operativen Prozesse reibungslos ablaufen. Gleichzeitig helfen Sie uns, interne Arbeitsabläufe auszuführen, aufrechtzuerhalten und zu verbessern, während Sie administrative Themen gut organisiert halten. Diese Rolle ist ideal für jemanden, der Abwechslung genießt, gerne Dinge organisiert, Verantwortung übernimmt und einen echten Einfluss in einem kleinen Team haben möchte. Die Rolle kombiniert zudem Büro- und Remote-Arbeit und bietet ein hohes Maß an Flexibilität (z.B. für Mütter, die einen flexiblen Zeitplan benötigen).

Ihre Verantwortlichkeiten

• Verkaufsunterstützung / Back Office
  • Identifizieren potenzieller Kunden und Unterstützung bei der Recherche und Vorbereitung von Leads
  • Koordinieren von Terminen mit warmen Leads in Zusammenarbeit mit dem Team
  • Unterstützen administrativer Aufgaben im Zusammenhang mit Verkaufsprozessen und CRM-Pflege
  • Sicherstellen, dass die Verkaufsoperationen strukturiert und effizient ausgeführt werden
• Finanzen & Verwaltung
  • Rechnungen vorbereiten und Erinnerungen / Forderungen verwalten
  • Unterstützen organisatorischer Themen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zusammen mit dem externen Gehaltsabrechnungsanbieter
  • Überprüfen grundlegender Themen wie Reisekostenabrechnungen und anderer vorbereitender Dokumente
  • Monatliches Controlling und Reporting basierend auf bestehenden Strukturen aufrechterhalten
  • Unterstützen täglicher Finanzthemen wie Zahlungen, offene Posten, Abstimmungen und administrative Koordination
  • Einfache Aufgaben im Cash Management, Budgetpflege und Prognosen übernehmen
  • Monatliche Materialien für Investorenberichte vorbereiten
• HR & Personalmanagement
  • Aktive Rekrutierung von Kandidaten unterstützen
  • Interviews und recruitingbezogene administrative Prozesse koordinieren
  • Onboarding- und Offboarding-Prozesse verwalten
  • Verträge, Änderungen und andere HR-bezogene Dokumente vorbereiten
  • Mitarbeiterstammdaten in Systemen wie Personio pflegen und die HR-Administration aktuell halten
• Beschaffung, Hardware & Logistik
  • Einkaufs- und Bestellmanagement unterstützen
  • Liefertermine und offene Bestellungen im Auge behalten
  • Verfügbare Hardware und interne Ressourcen zusammen mit dem Team planen
  • Hardware verpacken und versenden
  • Reibungslose interne Koordination rund um Geräte, Lager und Logistikprozesse unterstützen
• Rechtliche, Compliance- & Sonderprojekte
  • NDAs, Verträge und andere Standardrechtsdokumente basierend auf bestehenden Vorlagen vorbereiten
  • Unterstützen nicht-technischer organisatorischer Aufgaben im Zusammenhang mit Zertifizierungen und Dokumentationen
  • Bei Förderanträgen, Förderberichten und der Vorbereitung relevanter unterstützender Informationen helfen
  • Themen wie Forschung zu Premium-Dokumentationen und administrative Projektkoordination unterstützen
  • Falls erforderlich, auch Unterstützung bei fundraisingbezogenen Themen, wie Investorensuche oder Einrichtung eines Datenraums
• Büromanagement & allgemeine operative Unterstützung
  • Helfen, Veranstaltungen vorzubereiten und zu koordinieren
  • Backup-Verantwortlichkeiten in administrativen Bereichen übernehmen, wenn nötig
  • Sicherstellen, dass das Team effizient arbeiten kann, indem operative Themen unter Kontrolle gehalten werden

Was Sie mitbringen sollten

• Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und unabhängig.
• Sie genießen es, operative Themen sauber und organisiert zu behandeln.
• Sie sind es gewohnt, zwischen verschiedenen Verantwortungsbereichen zu wechseln und Prioritäten zu setzen.
• Sie haben ein starkes Gespür für Organisation, Prozesse und administrative Genauigkeit.
• Sie sind praktisch veranlagt und bereit, überall dort zu helfen, wo Unterstützung benötigt wird.
• Sie gehen verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.
• Sie kommunizieren klar, professionell und direkt.
• Sie fühlen sich in einem kleinen Team wohl und genießen es, Verantwortung zu übernehmen.

Schön zu haben

• Erfahrung in den Bereichen Operations, Back Office, Finanzverwaltung, HR-Administration, Büromanagement oder Executive Assistance.
• Erfahrung mit Tools wie Personio oder ähnlichen HR-Systemen.
• Grundlegendes Verständnis von Buchhaltung, Reporting, Budgetpflege oder Cash Management.
• Erfahrung in einem Startup oder dynamischen Kleinteam-Umfeld.
• Interesse an kontinuierlicher Prozessverbesserung und der Nutzung moderner KI-Tools für operative Arbeiten.

Was Sie erwarten können

• Eine sehr vielfältige Rolle mit Einblick in viele Bereiche des Unternehmens.
• Ein entspanntes, offenes und pragmatisches Team.
• Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern.
• Ein hohes Maß an Eigenverantwortung und die Möglichkeit, interne Prozesse aktiv mitzugestalten.
• Moderne Tools und zunehmende Nutzung von KI in der operativen Arbeit.
• Getränke im Büro und Teamevents.
• Eine stabile langfristige Perspektive in einem wachsenden Umfeld.

Warum diese Rolle spannend ist

Diese Rolle ist ideal für jemanden, der nicht nur „administrative Arbeiten erledigen“ möchte, sondern aktiv dazu beitragen möchte, ein effizientes, gut organisiertes Unternehmen im Hintergrund aufzubauen. Sie werden nah an Entscheidungsprozessen arbeiten, zu vielen verschiedenen Themen beitragen und eine wichtige Rolle dabei spielen, sicherzustellen, dass alles intern reibungslos abläuft – von Finanzen und HR bis hin zu Logistik und Verkaufsunterstützung.