Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte administrative Prozesse und sorge für einen reibungslosen Ablauf im Backoffice.
- Unternehmen: Kollabo, eine innovative Plattform in der Bau- und Handwerksbranche.
- Vorteile: Maximale Flexibilität, ortsunabhängiges Arbeiten und moderne digitale Tools.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und ein offenes, kollegiales Arbeitsklima.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft des Recruitings mit und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in administrativen Aufgaben.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 3000 € pro Monat.
Über uns kollabo ist eine digitale Plattform, die Fachkräfte und Unternehmen effizient zusammenbringt – mit Fokus auf die Bau- und Handwerksbranche. Wir denken Recruiting neu: schnell, einfach und datenbasiert. Seit dem 1. Oktober 2025 ist kollabo Teil der enovetic group. Dadurch kombinieren wir die Agilität eines Startups mit der Stabilität und dem Netzwerk einer etablierten Unternehmensgruppe. Nach einer erfolgreichen Aufbau- und Integrationsphase steht kollabo vor dem nächsten Wachstumsschritt. Um unser Backoffice schlank und zuverlässig aufzustellen, suchen wir eine organisierte und selbstständige Person, die unsere administrativen und finanznahen Prozesse in der Schweiz und im Kosovo eigenverantwortlich betreut.
Als Admin Coordinator sorgst du dafür, dass im Hintergrund alles läuft: von Zahlungsläufen über Rechnungen und Verträge bis zur Postverwaltung. Du arbeitest – falls gewünscht - grundsätzlich remote und teilst dir deine Arbeitszeit komplett selbstständig ein. Wichtig ist einzig, dass du an mehreren Tagen pro Woche kurz online bist, um zeitkritische Aufgaben (z.B. Zahlungsfreigaben, Rechnungsversand) zeitnah zu erledigen. Du berichtest an Manuel Inauen, Chief of Staff.
Was dich erwartet
- Schweiz: Einholen der Visa-Freigaben (Visum) für Eingangsrechnungen.
- Sammeln der Kreditkartenbelege und Erstellen einer Übersichtstabelle.
- Monatliches FTE-Reporting in Personio für das HR der enovetic group.
- Erstellung von Verträgen für Kundinnen und Kunden.
- Versand von Rechnungen und Mahnungen.
- Verwaltung der zentralen E-Mail-Adresse.
- Verwaltung des physischen Posteingangs (ePost).
- Kosovo: Durchführung von zwei Zahlungsläufen pro Monat: Löhne, Steuern, Miete und Dienstleister.
- Abstimmung mit dem Treuhänder vor Ort (Kommunikation auf Englisch, schriftlicher Austausch in geringem Umfang).
- Generell: Dokumentation von Prozessen in Confluence.
- Unterstützung bei On- und Offboarding von Mitarbeitenden.
- Verwaltung des kollabo Plugins in Claude (oder einem anderen KI-Tool) mit Unterstützung durch den Vorgesetzten.
- Verwaltung der Dateiablage (aktuell Google Drive).
Was du mitbringst
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation.
- Berufserfahrung in einer kaufmännischen Funktion, idealerweise mit Berührungspunkten zu Buchhaltung, Debitoren/Kreditoren oder Zahlungsverkehr.
- Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprache oder gleichwertig) sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit dem Treuhänder im Kosovo.
- Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise – du bringst Ordnung in wiederkehrende Prozesse und hältst Termine sauber ein.
- Diskretion im Umgang mit Finanz- und Personaldaten.
- Affinität zu digitalen Tools und Offenheit für KI-gestützte Automatisierung (keine Vorkenntnisse nötig; Tools im Einsatz sind bexio, Claude, Slack, Salesforce).
Was wir bieten
- Eine Teilzeitstelle (20–30 %) mit maximaler Flexibilität: du teilst dir deine Arbeitszeit selbst ein. Wichtig ist die zeitnahe Erledigung kritischer Anfragen, z.B. Vertragserstellungen.
- Grundsätzlich ortsunabhängiges Arbeiten – Remote oder hybrid, mit einem strukturierten Onboarding und gelegentlichen Tagen am Standort Rotkreuz.
- Schlanke, klar definierte Prozesse und moderne, KI-gestützte Werkzeuge, die dir Routinearbeit abnehmen.
- Flache Strukturen, kurze Entscheidungswege und eine offene Du-Kultur.
- Die Stabilität einer etablierten Unternehmensgruppe kombiniert mit dem Spirit eines wachsenden Tech-Unternehmens.
- Eintritt: per sofort oder nach Vereinbarung.
Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Weitere Informationen über uns findest du unter www.kollabo.com.
Administrative Coordinator (20-30%) Arbeitgeber: enovetic ag
novetic ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Rotkreuz nicht nur einen modernen Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitszeiten und hybriden Arbeitsmöglichkeiten bietet, sondern auch eine überdurchschnittliche Pensionskassenlösung und Unterstützung für den Arbeitsweg. Die Unternehmenskultur fördert Eigenverantwortung und Wertschätzung, während die Mitarbeiter durch gezielte Weiterbildungsmöglichkeiten und ein Inhouse-Gym aktiv gefördert werden, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administrative Coordinator (20-30%) erhalten könntest
✨Lokale Bau-Events besuchen
Such dir lokale Bau-Events oder Messen in deiner Nähe aus! Genau hier kannst du relevante Kontakte knüpfen, die dir bei deiner Teilzeitstelle im Bauwesen helfen können. Oft sind es gerade persönliche Gespräche, die den entscheidenden Unterschied machen.
✨Praktika und Teilzeitstellen gezielt ansprechen
Vielleicht findet gerade in deiner Region eine Baufirma neue Talente? Wir sollten dir die Zeit nehmen, um auf den Websites von Unternehmen in der Branche nach offenen Teilzeitstellen zu stöbern! Ein proaktiver Ansatz kann dir helfen, deine Chancen zu erhöhen.
✨Ehrenamtliche Projekte im Bauwesen
Engagiere dich in lokalen Bauprojekten oder gemeinnützigen Vorhaben! Solche Erfahrungen sind nicht nur wertvoll, sie erweitern auch dein Netzwerk und zeigen potenziellen Arbeitgebern, dass du wusstest, wie man im Team arbeitet.
✨Nutze unser Netzwerk!
Vergiss nicht, dass wir von StudySmarter dir helfen können! Schau dir unsere Jobbörse auf unserer Website an und bewirb dich direkt bei enovetic ag für die Teilzeitstelle als Administrative Coordinator (20-30%). Je mehr Sichtbarkeit du bekommst, desto besser!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Coordinator (20-30%) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine praktischen Erfahrungen:Im Bauwesen zählen praktische Erfahrungen oft mehr als alles andere. Liste relevante Projekte auf, an denen du gearbeitet hast, und beschreibe deine Rolle dabei. Wenn du spezielle Zertifikate im Bauwesen hast, z.B. für Sicherheitsmaßnahmen, dann lass sie nicht unerwähnt – das zeigt, dass du gut vorbereitet bist!
Dokumentation deiner Fähigkeiten:Zeige eine klare Übersicht deiner Fähigkeiten in deinem Lebenslauf. Wenn du mit bestimmten Bauprogrammen oder -techniken vertraut bist, nenne diese explizit. Wir bei StudySmarter wissen, dass man nichts dem Zufall überlassen sollte. Ein gut strukturierter Lebenslauf hebt sich immer ab!
Flexibilität und Verfügbarkeit betonen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, dass du deine Flexibilität und Verfügbarkeit klar kommunizierst. Schreibe in deinem Anschreiben, zu welchen Zeiten du verfügbar bist und wie du dich mit deinen Studien- oder anderen Verpflichtungen organisierst. Das zeigt, dass du organisiert bist und es ernst meinst!
Pass deine Bewerbung an enovetic ag an:Jede Bewerbung ist eine neue Chance! Informiere dich über enovetic ag und die Projekte, an denen sie arbeiten. Du solltest konkrete Beispiele bringen, wie du zu deren Zielen beitragen kannst. Zeige echtes Interesse an der Firma und stelle eine Verbindung zwischen deinen Erfahrungen und deren Vision her – das kommt immer gut an!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei enovetic ag vorbereitet
✨Mach dich vertraut mit Baustellen-Sicherheitsstandards
Im Bauwesen sind die Sicherheitsstandards das A und O. Sei bereit, über deine Kenntnisse in Bezug auf Sicherheitsvorschriften zu sprechen und wie du diese in der Praxis umgesetzt hast. Das zeigt, dass du verantwortungsbewusst und teamorientiert arbeitest.
✨Bring Beispiele deiner handwerklichen Fähigkeiten mit
Da du dich für eine Teilzeitstelle im Bauwesen bewirbst, ist es wichtig, konkrete Beispiele deiner handwerklichen Arbeiten oder Projekte zu zeigen. Wähle ein oder zwei Projekte aus, die deine Fähigkeiten demonstrieren, und bringe eventuell Fotos oder eine kleine Mappe mit, um deine kreative Seite zu zeigen.
✨Flexibilität betonen
Da viele Teilzeitstellen im Bauwesen variable Arbeitszeiten haben, betone deine Flexibilität und deine Bereitschaft, auch an Wochenenden oder in unterschiedlichen Schichten zu arbeiten. Arbeitgeber im Bauwesen suchen oft nach Leuten, die sich anpassen können.
✨Stell Fragen zur Teamstruktur
Im Bauwesen ist das Team entscheidend für den Projekterfolg. Frag gezielt nach der Teamstruktur bei enovetic ag und wie die Zusammenarbeit aussieht. Das zeigt dein Interesse an guter Kommunikation und Teamwork, was in dieser Branche super wichtig ist.
