Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und unterstütze die Geschäftsleitung in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Entrydell SA, ein wachsendes Unternehmen in der Schweiz.
- Vorteile: Vollzeitstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem professionellen Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Hohe Integrität und Flexibilität in einem internationalen Team sind gefragt.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft in einer vielseitigen Rolle mit Verantwortung und Einfluss.
- Qualifikationen: Mindestens 5-10 Jahre Erfahrung im Office Management oder als Executive Assistant.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Einleitung
Entrydell SA ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n und organisierte/n Office Manager und Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit (100%). Wenn Sie eine vielseitige Rolle in einem professionellen Umfeld suchen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!
Ihre Aufgaben
- Office Management & Administration
- Verantwortung für den reibungslosen Betrieb und die Organisation des Büros
- Erste Ansprechperson für interne und externe administrative Anliegen
- Verwaltung der Büroinfrastruktur, Koordination von Wartungen, Reparaturen sowie externen Dienstleistern und Lieferanten
- Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterialien, Inventarverwaltung und Beschaffungsmanagement
- Organisation der Post, Kurierdienste sowie allgemeiner Korrespondenz
- Verwaltung physischer und digitaler Ablagesysteme sowie Dokumentenarchivierung
- Finanz- und Compliance-Administration
- Unterstützung der laufenden Buchhaltung sowie Pflege von Finanzunterlagen
- Bearbeitung von Rechnungen, Spesen und Zahlungsanweisungen
- Unterstützung bei Kreditoren- und Debitorenprozessen sowie Abstimmung von Banktransaktionen in Zusammenarbeit mit Finance/Accounting
- Administrative Vorbereitung und Prüfung von Zahlungsunterlagen
- Unterstützung bei Compliance-Prüfungen, Dokumentationsanforderungen und internen Kontrollprozessen
- Zusammenarbeit mit externen Treuhändern, Buchhaltern und internen Stakeholdern
- Executive Assistance
- Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
- Koordination von Terminen, Sitzungen und internationalen Geschäftsreisen
- Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
- Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz sowie vertraulichen Dokumenten
- Ansprechpartner/in für sensible und vertrauliche Angelegenheiten
- HR- und Mitarbeiter-Support
- Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
- Koordination von Arbeitsplatz- und Systemzugängen sowie Arbeitsmitteln
- Administrative Unterstützung in den Bereichen Versicherungen, Payroll-Koordination und Personaladministration
- Organisation interner Meetings, Veranstaltungen und Büroaktivitäten
- Sicherstellung eines professionellen, effizienten und serviceorientierten Arbeitsumfelds
Qualifikationen & Anforderungen
- Ausbildung
- Kaufmännische Grundausbildung, Fachausweis oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Business Administration, Office Management, Finance oder HR
- Weiterbildung im Bereich Executive Assistance, Office Management, Buchhaltung oder Personaladministration von Vorteil
- Berufserfahrung
- Mindestens 5-10 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion als Office Manager/in, Executive Assistant oder Administrative Manager/in
- Nachweisbare Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungsmitgliedern oder Senior Executives
- Erfahrung in den Bereichen Finanzadministration, Buchhaltung, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung
- Kenntnisse im Umgang mit Compliance-Anforderungen, internen Kontrollsystemen und administrativen Governance-Prozessen von Vorteil
- Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld, idealerweise im Finanz-, Dienstleistungs- oder Handelssektor
- Fachliche Kompetenzen
- Sehr gute Kenntnisse in Office Management, Administration und Organisationsmanagement
- Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung, Kreditoren- und Debitorenadministration sowie Abstimmung von Banktransaktionen
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Treuhändern, Buchhaltern und externen Dienstleistern
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
- Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil
- Sprachkenntnisse
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher (C2)
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)
- Russischkenntnisse von Vorteil
- Persönliche Kompetenzen
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Dienstleistungs- und Lösungsorientierung
- Hohe Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
- Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben parallel effizient zu koordinieren
- Proaktive Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität
- Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld
- Besondere Anforderungen
- Hohe Affinität zu Compliance-, Governance- und Dokumentationsanforderungen
- Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei finanzrelevanten und administrativen Prozessen
- Fähigkeit, als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, externen Dienstleistern und Geschäftspartnern zu agieren
Bewerbungsinformationen
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungssystem. Werden Sie Teil von Entrydell SA und gestalten Sie mit uns die Zukunft!
Office Manager and Executive Assistant 100% Arbeitgeber: Entrydell SA
Entrydell SA ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen in der Schweiz, das seinen Mitarbeitern ein professionelles und unterstützendes Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer offenen Unternehmenskultur fördern wir Teamarbeit und Innovation, während wir gleichzeitig attraktive Benefits und flexible Arbeitsbedingungen bieten. Bei uns haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einer vielseitigen Rolle als Office Manager und Executive Assistant weiterzuentwickeln und aktiv zur Gestaltung der Unternehmenszukunft beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager and Executive Assistant 100% erhalten könnten
✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Entrydell SA, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Entrydell SA im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Entrydell SA echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Entrydell SA zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager and Executive Assistant 100% mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Entrydell SA reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Entrydell SA vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Entrydell SA tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
