Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Büro und unterstütze die Geschäftsleitung in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Wachsendes Unternehmen in der Schweiz mit einem professionellen Team.
- Vorteile: Vollzeitstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag.
- Weitere Informationen: Internationale Arbeitsumgebung mit flexiblen Aufgaben und viel Verantwortung.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag und arbeite eng mit der Geschäftsführung zusammen.
- Qualifikationen: Mindestens 5-10 Jahre Erfahrung im Office Management oder als Executive Assistant.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Einleitung
Entrydell SA ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n und organisierte/n Office Manager und Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit (100%). Wenn Sie eine vielseitige Rolle in einem professionellen Umfeld suchen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!
Ihre Aufgaben
- Office Management & Administration
- Verantwortung für den reibungslosen Betrieb und die Organisation des Büros
- Erste Ansprechperson für interne und externe administrative Anliegen
- Verwaltung der Büroinfrastruktur, Koordination von Wartungen, Reparaturen sowie externen Dienstleistern und Lieferanten
- Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterialien, Inventarverwaltung und Beschaffungsmanagement
- Organisation der Post, Kurierdienste sowie allgemeiner Korrespondenz
- Verwaltung physischer und digitaler Ablagesysteme sowie Dokumentenarchivierung
- Finanz- und Compliance-Administration
- Unterstützung der laufenden Buchhaltung sowie Pflege von Finanzunterlagen
- Bearbeitung von Rechnungen, Spesen und Zahlungsanweisungen
- Unterstützung bei Kreditoren- und Debitorenprozessen sowie Abstimmung von Banktransaktionen in Zusammenarbeit mit Finance/Accounting
- Administrative Vorbereitung und Prüfung von Zahlungsunterlagen
- Unterstützung bei Compliance-Prüfungen, Dokumentationsanforderungen und internen Kontrollprozessen
- Zusammenarbeit mit externen Treuhändern, Buchhaltern und internen Stakeholdern
- Executive Assistance
- Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
- Koordination von Terminen, Sitzungen und internationalen Geschäftsreisen
- Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
- Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz sowie vertraulichen Dokumenten
- Ansprechpartner/in für sensible und vertrauliche Angelegenheiten
- HR- und Mitarbeiter-Support
- Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
- Koordination von Arbeitsplatz- und Systemzugängen sowie Arbeitsmitteln
- Administrative Unterstützung in den Bereichen Versicherungen, Payroll-Koordination und Personaladministration
- Organisation interner Meetings, Veranstaltungen und Büroaktivitäten
- Sicherstellung eines professionellen, effizienten und serviceorientierten Arbeitsumfelds
Qualifikationen & Anforderungen
- Ausbildung
- Kaufmännische Grundausbildung, Fachausweis oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Business Administration, Office Management, Finance oder HR
- Weiterbildung im Bereich Executive Assistance, Office Management, Buchhaltung oder Personaladministration von Vorteil
- Berufserfahrung
- Mindestens 5-10 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion als Office Manager/in, Executive Assistant oder Administrative Manager/in
- Nachweisbare Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungsmitgliedern oder Senior Executives
- Erfahrung in den Bereichen Finanzadministration, Buchhaltung, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung
- Kenntnisse im Umgang mit Compliance-Anforderungen, internen Kontrollsystemen und administrativen Governance-Prozessen von Vorteil
- Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld, idealerweise im Finanz-, Dienstleistungs- oder Handelssektor
- Fachliche Kompetenzen
- Sehr gute Kenntnisse in Office Management, Administration und Organisationsmanagement
- Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung, Kreditoren- und Debitorenadministration sowie Abstimmung von Banktransaktionen
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Treuhändern, Buchhaltern und externen Dienstleistern
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
- Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil
- Sprachkenntnisse
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher (C2)
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)
- Russischkenntnisse von Vorteil
- Persönliche Kompetenzen
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Dienstleistungs- und Lösungsorientierung
- Hohe Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
- Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben parallel effizient zu koordinieren
- Proaktive Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität
- Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld
Office Manager and Executive Assistant (m/w/d) 100% Arbeitgeber: Entrydell SA
Entrydell SA ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in der Schweiz ein dynamisches und unterstützendes Arbeitsumfeld bietet. Mit einem starken Fokus auf berufliche Weiterentwicklung und einer offenen Unternehmenskultur fördert das Unternehmen die persönliche Entfaltung seiner Mitarbeiter. Zudem profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, in einem internationalen Team zu arbeiten, was die Position des Office Managers und Executive Assistant besonders attraktiv macht.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager and Executive Assistant (m/w/d) 100% mit Bravour zu bestehen
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