Team Assistant (m/f/d)

Teilzeit: 25–30 Stunden pro Woche, unbefristete Stelle in Kiel

Das zeichnet Sie aus!

• Business Hintergrund: Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation und haben idealerweise bereits erste Berufserfahrung gesammelt. Organisation ist für Sie selbstverständlich – auch in hektischen Zeiten behalten Sie den Überblick.
• Erfahrung in der Teamassistenz mit Blick für das Ganze: Sie haben zuvor in einer Assistenz- oder Unterstützungsrolle gearbeitet – idealerweise in einem technischen oder projektorientierten Umfeld. Sie sind mit Themen wie Serviceabrechnung, Debitorenmanagement und kaufmännischen Prozessen vertraut.
• Digitale Affinität und Offenheit für neue Ideen: Sie sind sicher im digitalen Bereich, arbeiten gerne mit verschiedenen Tools und lernen neue Anwendungen schnell. Sie beherrschen MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sicher.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und Teamgeist: Sie gehen offen auf Menschen zu, kommunizieren klar und ansprechend und schaffen sowohl intern als auch extern eine angenehme, professionelle Atmosphäre. Für Sie ist Zusammenarbeit mehr als nur ein Schlagwort – Sie leben Teamgeist, unterstützen aktiv andere und denken über Ihren eigenen Aufgabenbereich hinaus.
• Struktur trifft Initiative: Sie arbeiten organisiert, zuverlässig und selbstständig – zeigen dabei aber auch den Wunsch, Dinge voranzutreiben. Sie erkennen Verbesserungspotenziale, ergreifen die Initiative und helfen aktiv, Prozesse mitzugestalten.
• Sichere Sprachkenntnisse – stark im Ausdruck: Sie haben sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und drücken sich sicher, klar und zielgruppengerecht aus – sei es per E-Mail, am Telefon oder im persönlichen Gespräch.

Das können Sie erwarten!

• Büromanagement und administrative Unterstützung im Tagesgeschäft: Sie sind die erste Anlaufstelle für alltägliche operative Angelegenheiten, sowohl intern als auch extern, und übernehmen allgemeine büroadministrative Aufgaben wie das Begrüßen von Besuchern, das Beantworten von Telefonanrufen, die Vorbereitung interner und externer Meetings, die Koordination von Terminen sowie die eigenständige Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post.
• Buchhaltung und Debitorenmanagement: Sie unterstützen bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen, bearbeiten Aufgaben im Debitorenmanagement wie das Entwerfen von Mahnungen und leisten Unterstützung im Projektcontrolling.
• Qualitätsmanagement und Prozessunterstützung: Sie spielen eine aktive Rolle bei der Weiterentwicklung unseres Qualitätsmanagementsystems, dokumentieren und optimieren Prozesse und unterstützen interne Audits und Qualitätsmaßnahmen. Zudem tragen Sie strukturiert und zuverlässig zur Vorbereitung und Teilnahme an ASA-Meetings bei.
• Projektunterstützung und Geschäftsentwicklung: Sie arbeiten eng mit unseren Projektmanagern zusammen und unterstützen bei Angeboten, Ausschreibungen und Vertragsvergaben sowie bei der Rechnungsprüfung und Änderungsmanagement – damit tragen Sie aktiv zum Erfolg der Projekte bei.
• Dokumentenmanagement und Projektdokumentation: Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Finalisierung der Projektdokumentation und stellen sicher, dass alle vertragsrelevanten Dokumente strukturiert und umfassend abgelegt und verwaltet werden.
• IT-Koordination und Schnittstellenmanagement: Sie fungieren als Bindeglied zu unserem IT-Dienstleister, koordinieren Anforderungen und stellen sicher, dass digitale Lösungen zuverlässig und termingerecht umgesetzt werden.
• Einkauf und Koordination von Dienstleistern: Sie koordinieren externe Dienstleister, organisieren Bestellungen und sorgen dafür, dass unser Arbeitsumfeld jederzeit optimal ausgestattet ist.