Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Fakultätsangelegenheiten und koordiniere Rekrutierungs- und Beförderungsprozesse.
- Unternehmen: EPFL, eine der dynamischsten Universitäten Europas mit internationalem Flair.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, internationales Umfeld und hervorragende Arbeitsbedingungen.
- Weitere Informationen: Dynamisches, interdisziplinäres Arbeitsumfeld mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte akademische Karrieren mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse erforderlich.
EPFL, das Schweizerische Bundesinstitut für Technologie in Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätsstandorte in Europa und gehört zu den 20 besten Universitäten weltweit. Die EPFL beschäftigt mehr als 6.500 Personen, die die drei Hauptmissionen der Institution unterstützen: Bildung, Forschung und Innovation. Der EPFL-Campus bietet ein außergewöhnliches Arbeitsumfeld im Herzen einer Gemeinschaft von mehr als 17.000 Menschen, darunter über 12.500 Studierende und 4.000 Forschende aus mehr als 120 verschiedenen Ländern.
Mission
Der Leiter der Fakultätsangelegenheiten der Ingenieurwissenschaftlichen Fakultät (STI) an der EPFL leitet ein kleines Team, das sich mit den Prozessen befasst, die akademische Angelegenheiten innerhalb der Fakultät regeln (wie akademische Rekrutierung, akademische Beförderungen, Sabbaticals und Forschungsurlaube usw.) und bietet Unterstützung für den Dekan der Fakultät sowie den Vorsitzenden des Akademischen Evaluierungsausschusses (CEA-STI). Für diese Mission sucht der Leiter der Fakultätsangelegenheiten einen Verwaltungsmitarbeiter.
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
- Unterstützung des Leiters der Fakultätsangelegenheiten bei:
- Professorenrekrutierungsaktivitäten:
- Überwachung der Rekrutierungsprozesse auf der entsprechenden Plattform
- Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen, Kommunikation mit Kandidaten
- Planung und Organisation von Rekrutierungsverfahren
- Vorbereitung von Rekrutierungsdossiers
- Professorenbeförderungsaktivitäten und Unterstützung des Vorsitzenden des CEA-STI:
- Aktualisierung und Anwendung von Verfahren
- Kommunikation und Koordination zwischen Ausschussmitgliedern, Instituten, dem Dekan, der Verwaltung und den Kandidaten
- Verwaltung interner und externer Referenzschreiben
- Vorbereitung von Beförderungsdossiers
- Überwachung der Onboarding- und Offboarding-Prozesse innerhalb der Fakultät
- Koordination von Überprüfungen von Tenure-Track-Assistenzprofessoren und Umsetzung von Verfahren
- Pflege aktueller Fakultätsdaten und Aktualisierung von Verfolgungsdateien
- Elektronische Ablage von Unterlagen, die die Professoren der Fakultät betreffen
Profil
- Ausbildung: Kaufmännisches Diplom (CFC) oder gleichwertige Ausbildung
- Sehr gute Kenntnisse in Französisch und Englisch (mind. C1)
- Kenntnisse: Beherrschung von Word, Excel, PowerPoint; Kenntnisse der administrativen Prozesse der EPFL sind von Vorteil
- Fähigkeiten: Persönliche Organisation, Prioritätenmanagement, starkes Einhalten von Fristen, ausgezeichnete Team- und zwischenmenschliche Fähigkeiten; Aufmerksamkeit für Details und Vertraulichkeit; Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten und mit allen Ebenen der Schule, Fakultät und Mitarbeiter zu interagieren; serviceorientiert, selbstmotiviert, gutes Gespür für Initiative, reaktionsschnell und autonom
Wir bieten
- Ein stimulierendes, dynamisches, interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld
- Eine international renommierte akademische Institution, die schnell in Forschung, Bildung und Innovation wächst
- Ausgezeichnete Arbeitsbedingungen
Informationen
- Vertragsbeginn: sofort oder nach Vereinbarung
- Aktivitätsrate: 40%-50%
- Vertragsart: CDI
- Referenz: 2285
Administrative Specialist For Faculty Affairs, Sti Arbeitgeber: EPFL
Die EPFL ist ein herausragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld bietet. Mit über 6.500 Beschäftigten und einer lebendigen Gemeinschaft von mehr als 17.000 Menschen fördert die EPFL nicht nur Bildung und Forschung, sondern auch persönliche und berufliche Entwicklung durch vielfältige Wachstums- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Die hervorragenden Arbeitsbedingungen und die Möglichkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten, machen die EPFL zu einem attraktiven Ort für alle, die eine sinnvolle und bereichernde Karriere anstreben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrative Specialist For Faculty Affairs, Sti erhalten könnten
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von EPFL.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Specialist For Faculty Affairs, Sti mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von EPFL teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Administrative Specialist For Faculty Affairs, Sti bei EPFL besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Administrative Specialist For Faculty Affairs, Sti bei EPFL nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei EPFL vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von EPFL. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei EPFL?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
