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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Verwaltung und das Finanzmanagement in einem dynamischen Forschungslabor.
- Arbeitgeber: EPFL, eine der besten Universitäten Europas mit einer lebendigen Gemeinschaft.
- Mitarbeitervorteile: Exzellente Arbeitsbedingungen, multikulturelles Umfeld und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und ein inspirierendes Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte spannende Projekte mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in der Assistenz und Projektmanagement, Organisationstalent erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 1000 - 2000 € pro Monat.
L'EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et se classe parmi les 20 meilleures universités au monde. L'EPFL emploie plus de 6 500 personnes soutenant les trois missions principales de l'institution : la recherche et l'enseignement. Le campus de l'EPFL offre un environnement de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17 000 personnes, dont plus de 12 500 étudiants et 4 000 chercheurs de plus de 120 nationalités différentes.
Mission
Le laboratoire DIAS, sous la supervision de la direction, recherche un assistant ou une assistante pour soutenir sa gestion financière, administrative et opérationnelle.
Tâches et responsabilités
- Gestion du personnel :
- Suivi des dossiers d'embauche/départ, contrats de travail (académiques, non académiques), emploi de personnel académique et non académique temporaire, doctorants invités, assistants d'enseignement, stages d'été au laboratoire.
- Organisation de voyages, réunions, conférences, séminaires, symposiums.
- Commandes et inventaires de matériel.
- Suivi des notes de frais et ordres de paiement.
- Courrier et correspondance en français et en anglais.
- Accueil des nouveaux membres de l'équipe, réception (personnel et visiteurs).
- Gestion complète des voyages pour les visiteurs (professeurs invités, invités, stagiaires, étudiants visiteurs, etc.) et gestion des dossiers, assistance pour les visas et remboursement des frais.
- Gestion des absences.
- Gestion d'agenda (direction et laboratoire).
- Documents et tâches liés à l'enseignement.
- Budget annuel des comptes budgétaires.
- Suivi de la gestion des projets de recherche ou des factures fournisseurs et débiteurs.
- Gestion de la carte de crédit.
- Soutien aux projets multi-partenaires.
- Assistance dans le budget des subventions et le suivi.
- Suivi des livrables et des exigences de reporting.
- Fournir un soutien pour les événements, ateliers, voyages et activités d'enseignement (y compris les conférenciers invités et les écoles d'été).
- Soutien à l'équipe pour le budget et la comptabilité.
Profil recherché
- Expérience en tant qu'assistant ou assistante et en gestion de projet.
- Compétences organisationnelles et capacité à gérer des priorités multiples.
- Proactif, fiable et orienté service, avec un état d'esprit positif.
- Maîtrise du français et de l'anglais requise.
- Capacité à s'épanouir dans un environnement multiculturel et à contribuer à une équipe dynamique.
Nous offrons
- Excellentes conditions de travail.
- Un environnement multiculturel et stimulant.
- Possibilités de formation continue.
Début : dès que possible
Activité : 30%-50%
Type de contrat : CDI
Assistant Administratif Arbeitgeber: EPFL
Kontaktperson:
EPFL HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistant Administratif
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Auge hast, zögere nicht, direkt mit dem Team oder der Abteilung in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Rolle und das Team zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitern der EPFL über LinkedIn oder bei Veranstaltungen. Oft sind persönliche Kontakte der Schlüssel, um einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die EPFL und den DIAS-Laborbereich. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Stelle passen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung alle erforderlichen Informationen enthält.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistant Administratif
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Note und erzähle uns, warum du genau zu uns passt. Wir lieben es, wenn Bewerber ihre Leidenschaft für die Position zeigen.
Struktur ist alles!: Halte deine Bewerbung klar und strukturiert. Verwende Absätze, um verschiedene Themen zu trennen, und achte darauf, dass dein Lebenslauf übersichtlich ist. So können wir schnell die wichtigsten Infos finden!
Sprich unsere Sprache!: Achte darauf, die Begriffe und den Stil aus der Stellenbeschreibung zu verwenden. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit der Rolle identifizieren kannst. Wir schätzen es, wenn du dich an unser Vokabular anpasst!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem Traumjob!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei EPFL vorbereitest
✨Mach dich mit der EPFL vertraut
Informiere dich über die EPFL und ihre Missionen. Verstehe, wie das Labor DIAS in die Gesamtstruktur passt und welche spezifischen Herausforderungen es gibt. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Proaktivität zeigen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu demonstrieren, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Sprich die Sprachen
Da sowohl Französisch als auch Englisch gefordert sind, übe, wie du deine Erfahrungen in beiden Sprachen präsentieren kannst. Vielleicht kannst du sogar einige Fachbegriffe oder Phrasen einbringen, die in der Verwaltung verwendet werden.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Teamdynamik und die Erwartungen zu erfahren.