Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze einen Professor und sein Labor bei administrativen Prozessen und der Organisation.
- Unternehmen: EPFL, eine weltweit renommierte Hochschule mit innovativem Umfeld.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben.
- Weitere Informationen: Autonomie und spannende Aufgaben warten auf dich!
- Warum dieser Job: Erhalte Verantwortung in einem dynamischen Team und arbeite in einem internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im administrativen Bereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3750 - 5417 € pro Monat.
L'École polytechnique fédérale de Lausanne (EPFL) recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique et fiable pour assister un professeur et son laboratoire. Le/la candidat(e) assure le bon déroulement des processus administratifs et fait office d'interface centrale avec les services de l'EPFL (RH, finances, achats).
Principales tâches et responsabilités
- Gestion des processus RH : embauches, gestion des contrats, décisions de visa, intégration des nouveaux collaborateurs et liaison avec les RH.
- Administration financière du laboratoire : suivi budgétaire, vérification des factures, gestion des centres de coûts et reporting financier.
- Traitement des notes de frais, des relevés de carte de crédit et des frais de déplacement conformément aux directives de l’EPFL.
- Organisation et traitement des commandes (matériel, équipement, services), y compris la logistique.
- Gestion et archivage des documents (électroniques et physiques).
- Organisation de réunions, séminaires, visites et voyages (logistique, hébergement, visas).
- Correspondance et gestion de l’agenda en français, anglais et allemand ; rédaction de procès-verbaux.
Profil
- Formation commerciale achevée (CFC d'employé-e de commerce ou équivalent) ; le brevet fédéral d'assistant-e de direction est un atout.
- Plusieurs années d'expérience professionnelle en tant qu'assistant-e administratif-ve, idéalement dans le milieu universitaire ou de la recherche ; une expérience à l'EPFL est souhaitable.
- Excellent sens de l’organisation, esprit d’initiative, souci du détail et discrétion.
- Très bonnes connaissances en français, allemand et anglais (écrit et oral).
- Maîtrise parfaite de MS Office (notamment Word, Excel), des systèmes ERP et des outils de l’EPFL.
- Capacité à interagir au sein d’équipes multiculturelles à tous les niveaux.
Nous offrons
- Des conditions de travail attrayantes dans un environnement international et innovant au sein d’une haute école de renommée mondiale.
- Des horaires de travail flexibles, des possibilités de formation continue et des programmes favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Une grande autonomie et des responsabilités au sein d’une équipe dynamique.
Les candidatures (CV, lettre de motivation, diplômes) doivent être soumises exclusivement via le portail de carrière de l’EPFL. Seuls les dossiers complets seront pris en considération.
Informations
- Date d'entrée en fonction : 01/08/2026 ou à convenir
- Taux d'occupation min : 60.00
- Taux d'occupation max : 80.00
- Type de contrat : CDD
- Durée : Jusqu'au 31 août 2028
- Référence : 2282
Assistante administrative 60%-80% Arbeitgeber: EPFL
L'École polytechnique fédérale de Lausanne (EPFL) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, kontinuierlichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem starken Fokus auf die Work-Life-Balance fördert die EPFL das persönliche Wachstum ihrer Mitarbeiter. Die Möglichkeit, in einem renommierten Forschungsumfeld zu arbeiten und Verantwortung in einem engagierten Team zu übernehmen, macht diese Position besonders attraktiv.
