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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Direktor bei administrativen Aufgaben und organisiere Meetings und Reisen.
- Arbeitgeber: Innovatives Forschungszentrum mit internationalem Ruf im Bereich Neurowissenschaften.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Arbeitsbedingungen in einem dynamischen, multikulturellen Umfeld.
- Warum dieser Job: Erhalte die Möglichkeit, in einem bedeutenden Forschungsprojekt zu arbeiten und einen echten Unterschied zu machen.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation, Französisch und Englisch erforderlich.
- Andere Informationen: Hohe Autonomie und Verantwortung in einer multidisziplinären Institution.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Unsere Mission ist es, innovative Interventionen zu konzipieren und bereitzustellen, um motorische Funktionen nach Störungen des zentralen Nervensystems, insbesondere bei Rückenmarksverletzungen, wiederherzustellen und unsere Erkenntnisse in klinische Anwendungen zu übersetzen, die die Lebensqualität von Menschen mit motorischen Beeinträchtigungen verbessern können.
Um Professor Grégoire Courtine in seinen administrativen Aktivitäten (einschließlich des Neurorestore-Zentrums) zu unterstützen, sucht die EPFL eine hochmotivierte Person, die die täglichen Abläufe des Direktors begleitet. Diese Position erfordert Fahrten zwischen Genf (Campus Biotech) und Lausanne (CHUV), je nach Zeitplan des Direktors.
Aufgaben:
- Allgemeine Korrespondenz für den Direktor (E-Mails, Briefe, Telefon…)
- Verwaltung der Agenda des Direktors
- Tägliche Interaktionen mit dem Direktor zur Anpassung an Änderungen
- Koordination mit internen (Dekane, VPA, Labore…) und externen Stakeholdern zur Organisation von Meetings
- Unterstützung bei der Priorisierung von Meetings und Reisen
- Organisation der Direktor-Meetings (Planung, Logistik, Kostenmanagement)
- Erster Ansprechpartner für den Direktor
- Reiseorganisation (Flüge, Züge, Hotels, Kostenmanagement)
- Organisation von Veranstaltungen, einschließlich des NeuroRestore-Symposiums, das zweimal im Jahr stattfindet
- Unterstützung bei der Dokumentenvorbereitung und -verwaltung für den Direktor
- Koordination mit anderen administrativen Assistenten im Neurorestore-Zentrum
- Sonstige administrative Aufgaben, die vom Direktor angefordert werden
- Kontinuierliche Weiterbildung
Profil:
- CFC employé-e de commerce oder gleichwertig, brevet fédéral d’assistant-e de direction wäre von Vorteil
- Französisch ist erforderlich, Englischkenntnisse sind zwingend
- Flexibilität und Proaktivität sind für diese Position unerlässlich
- Organisationsfähigkeiten sind entscheidend, ebenso wie Aufmerksamkeit für Details
- Tägliche Verfügbarkeit in Lausanne oder Genf
Wir bieten:
- Ein dynamisches und multikulturelles Arbeitsumfeld innerhalb einer multidisziplinären Institution von internationalem Renommee
- Attraktive Arbeitsbedingungen
- Eine Position mit einem hohen Maß an Autonomie und Verantwortung
Informationen:
- Vertragsbeginn: Wird besprochen
- Aktivitätsgrad Min: 80%
- Aktivitätsgrad Max: 100%
- Vertragstyp: CDD
- Dauer: Ein Jahr, verlängerbar
Wichtig: Nur Kandidaten, die sich über die EPFL-Website bewerben, werden berücksichtigt. Bitte reichen Sie in dieser Phase nur die folgenden Dokumente als Teil Ihrer Bewerbung ein: Lebenslauf und Anschreiben.
Executive assistant Arbeitgeber: EPFL
Kontaktperson:
EPFL HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive assistant
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, mit dem Team oder dem Direktor in Kontakt zu treten, nutze sie. Zeige dein Interesse an der Mission von .NeuroRestore und stelle Fragen, die deine Motivation unterstreichen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit anderen Mitarbeitern oder ehemaligen Praktikanten über LinkedIn. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du die spezifischen Anforderungen der Stelle genau studierst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die geforderten Fähigkeiten einbringst.
✨Tip Nummer 4
Vergiss nicht, dich über die .NeuroRestore-Website zu bewerben! Nur Bewerbungen, die dort eingereicht werden, werden berücksichtigt. Das zeigt auch, dass du die Anweisungen ernst nimmst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deinen Lebenslauf einzigartig: Dein Lebenslauf sollte nicht nur deine Erfahrungen auflisten, sondern auch zeigen, wie du zur Mission von .NeuroRestore passt. Hebe relevante Fähigkeiten hervor, die für die Rolle als Executive Assistant wichtig sind, und vergiss nicht, deine Sprachkenntnisse zu betonen!
Persönliches Anschreiben: In deinem Anschreiben solltest du deine Motivation klar rüberbringen. Erkläre, warum du Teil des .NeuroRestore-Teams werden möchtest und wie du die täglichen Aufgaben des Direktors unterstützen kannst. Sei authentisch und zeige deine Begeisterung!
Auf Details achten: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzustellen, dass alles klar und professionell ist.
Bewerbung über unsere Website: Vergiss nicht, dich über die EPFL-Website zu bewerben! Nur Bewerbungen, die dort eingereicht werden, werden berücksichtigt. Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass du die Chance bekommst, Teil unseres Teams zu werden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei EPFL vorbereitest
✨Informiere dich über die Mission
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv mit der Mission des Unternehmens auseinandersetzen. Verstehe, wie die Arbeit des Direktors zur Verbesserung der Lebensqualität von Menschen mit motorischen Beeinträchtigungen beiträgt. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite dich auf organisatorische Fragen vor
Da die Rolle viel Organisation erfordert, sei bereit, Fragen zu deiner Erfahrung in der Terminplanung und im Management von Meetings zu beantworten. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Zeige Flexibilität und Proaktivität
In dieser Position sind Flexibilität und Proaktivität entscheidend. Bereite dich darauf vor, Situationen zu besprechen, in denen du schnell auf Veränderungen reagiert hast oder Initiative ergriffen hast, um Probleme zu lösen. Das wird deine Eignung für die Rolle unterstreichen.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da sowohl Französisch als auch Englisch erforderlich sind, sei bereit, deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren. Du könntest beispielsweise einige Sätze auf Französisch vorbereiten, um zu zeigen, dass du die Sprache beherrschst. Das wird einen positiven Eindruck hinterlassen.