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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Koordination von Infrastrukturaktivitäten und sorge für reibungslose Abläufe.
- Arbeitgeber: Multikulturelle Institution mit internationalem Renommee.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Arbeitsbedingungen, kontinuierliche Weiterbildung und spannende Projekte.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und arbeite an vielfältigen Infrastrukturprojekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Bachelor in Architektur oder verwandtem Bereich; 2-4 Jahre Erfahrung in der Projektassistenz.
- Andere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden und innovativen Umfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Unter der Aufsicht des Leiters der Infrastruktur der Ingenieurwissenschaften (STI) unterstützen Sie die Koordination von Infrastrukturaktivitäten, mit einem Fokus auf Laborinstallationsanfragen, Raumvermessungen, Einarbeitung neuer Forschungsgruppen und Nachverfolgung kleiner Bau- oder Umzugsaufgaben. Ihre Rolle ist entscheidend für einen reibungslosen Betrieb der Fakultät, indem Sie sorgfältige, zuverlässige und serviceorientierte Unterstützung bieten.
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
- Projekt- & Technische Administrative Unterstützung: Unterstützung bei der Bearbeitung von Laborinstallationsanfragen: fehlende Informationen sammeln, technische Bedürfnisse überprüfen, Vorlagen und Checklisten vorbereiten. Durchführung grundlegender Raumvermessungen (m², Möbelgröße, Zugangspunkte) und Erstellung einfacher Layoutskizzen. Unterstützung bei der Vorbereitung von Dokumenten für kleine Renovierungs- oder Änderungsarbeiten (Pläne, Beschreibungen, Fotos). Nachverfolgung mit internen Stakeholdern (DSE, technische Dienste, Nutzer), um sicherzustellen, dass Aufgaben vorankommen.
- Koordination von Umzügen, Raum & Zugang: Unterstützung bei Labor- und Büroumzügen (Bedürfnisse sammeln, Termine koordinieren, Layouts aktualisieren). Verwaltung von Möbelanfragen, Lieferungen und Nachverfolgung der Installation. Vorbereitung und Aktualisierung von Raumnutzungsunterlagen in STI-IN-Tools. Verwaltung von Zugangsrechten zu Gebäuden, Laboren und gemeinsamen Einrichtungen (Informationen sammeln, Anfragen einreichen, Status verfolgen).
- Einarbeitungsunterstützung für neue Professoren & Gruppen: Unterstützung bei der Vorbereitung von Einarbeitungspaketen. Koordination der anfänglichen Laborbedarfe (erste Ausrüstung, Zugang, Beschilderung, Raumzuweisung). Dokumentation und Nachverfolgung aller Maßnahmen, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.
- Tägliche Operationen & Nachverfolgung: Verwaltung kleiner Infrastruktur-Anfragen in Zusammenarbeit mit technischen Teams. Pflege aktualisierter interner Dokumentationen, Beschilderungen und gemeinsamer Materialien. Unterstützung bei Inventaraktualisierungen (wissenschaftliche Ausrüstung, Beschilderung, Möbel). Protokollierung von Besprechungen und Zusammenfassung von Entscheidungen.
Profil
- Abschluss in Architektur, Bauwesen, Facility Management, Ingenieurwesen oder gleichwertig; oder CFC/technisches Diplom
- 2–4 Jahre Erfahrung in einer Koordinations-, Projektassistenz- oder technischen Verwaltungsrolle (Bau, Facility Management, Laborunterstützung oder Ingenieurumfeld ist von Vorteil).
- Exzellente Organisation, Fähigkeit zur Priorisierung und starke Aufmerksamkeit für Details.
- Serviceorientierte Denkweise, proaktiv, zuverlässig und ruhig unter Druck.
- Komfortabel mit technischen Diskussionen (Belüftung, elektrische Bedürfnisse, Layouts), auch auf einem grundlegenden Niveau.
- Versiert im Umgang mit IT-Tools (Excel, SharePoint, Projektverfolgung).
- Fließend in Französisch und Englisch.
Wir bieten
- Ein dynamisches und multikulturelles Arbeitsumfeld innerhalb einer multidisziplinären Institution von internationalem Renommee.
- Die Möglichkeit, an großangelegten, stimulierenden und vielfältigen Projekten teilzunehmen.
- Attraktive Arbeitsbedingungen.
- Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterbildung und Entwicklung.
Informationen
- Vertragsbeginn: so bald wie möglich
- Aktivitätsrate Min: 80.00
- Aktivitätsrate Max:
- Vertragsart: CDI
- Referenz: 2071
Infrastructure Project Assistant 80-100% Arbeitgeber: EPFL
Kontaktperson:
EPFL HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Infrastructure Project Assistant 80-100%
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Infrastruktur-Projektassistent bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu den Projekten, an denen sie arbeiten.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Bereich Infrastruktur oder Projektmanagement tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf technische Gespräche vor! Auch wenn du nicht der Technikprofi bist, ist es wichtig, grundlegende Kenntnisse über Themen wie Belüftung und elektrische Bedürfnisse zu haben. Das zeigt, dass du dich mit den Anforderungen der Rolle auseinandergesetzt hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Dort findest du alle Informationen und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt beim richtigen Team landet. So erhöhst du deine Chancen, schnell eine Rückmeldung zu bekommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Infrastructure Project Assistant 80-100%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache, die zu dir passt. Lass uns wissen, warum du dich für die Stelle als Infrastructure Project Assistant interessierst und was dich motiviert.
Betone deine Erfahrungen: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen in der Koordination oder im technischen Bereich. Zeige auf, wie deine Fähigkeiten und Kenntnisse dir helfen werden, die Aufgaben in dieser Rolle erfolgreich zu meistern.
Sei präzise und strukturiert: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. Das zeigt uns, dass du organisiert bist und auf Details achtest.
Bewirb dich über unsere Website: Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst! So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell bei uns ankommt und wir sie zügig bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei EPFL vorbereitest
✨Verstehe die Rolle genau
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Infrastructure Project Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Koordination und im technischen Support dir helfen können, diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du ähnliche Aufgaben gemeistert hast. Sei bereit, diese Beispiele während des Interviews zu teilen, um deine Fähigkeiten in der Organisation und im Projektmanagement zu demonstrieren.
✨Technisches Wissen auffrischen
Da technische Diskussionen Teil des Jobs sind, solltest du dich mit grundlegenden Themen wie Belüftung, elektrische Anforderungen und Raumlayouts vertraut machen. Zeige, dass du auch auf diesem Gebiet kompetent bist, auch wenn du kein Experte bist.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Arbeitsweise und die Kultur der Institution zu erfahren. Fragen zur Teamdynamik oder zu aktuellen Projekten sind immer gut!