Adjoint du VP pour les opérations et Responsable de l'unité Etat-Major in Lausanne

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.

Contexte et Mission

La Vice-présidence pour les opérations gère toutes les activités qui font vivre les campus au quotidien : restauration, systèmes d'information, sécurité, exploitation, bibliothèque et information scientifique, et planifie le développement de ses infrastructures d'avenir. Pour épauler sa direction, le Vice-président pour les opérations recherche son/sa futur-e Adjoint-e et Responsable de l'unité État-Major (Chief of Staff). Véritable bras droit stratégique et partenaire de réflexion, vous jouez un rôle clé de facilitateur-rice et d'impulsion au cœur d'un périmètre d'envergure couvrant un budget annuel de 200 mio CHF et environ 400 collaborateur-rices. À la tête d'une équipe transdisciplinaire de 5 personnes et à l'interface de 4 grands domaines (i) Systèmes d'information, ii) Développement et Constructions, iii) Infrastructures, sécurité et exploitation et iv) Bibliothèque et archives institutionnelles), vous pilotez la coordination des activités transversales de la Vice-présidence (dossiers stratégiques, finances, gouvernance de projets et gestion des données, communication).

Principales tâches et responsabilités

• Leadership et pilotage d'une équipe transdisciplinaire : Diriger l'unité Etat-Major sur les plans humain, technique, financier et organisationnel.
• Impulsion stratégique : Contribuer activement au développement stratégique de la Vice-présidence et initier, diriger et piloter des projets organisationnels stratégiques ou transversaux.
• Partenariat de réflexion : Agir en tant que conseiller-ère privilégié-e auprès du Vice-président et des directrices et directeurs de domaine, en apportant une analyse fine, une capacité à challenger constructivement les orientations et une vision systémique éclairant la prise de décision.
• Alignement institutionnel : Préparer, structurer et suivre les dossiers stratégiques en lien transversal avec la Présidence, les autres Vice-présidences, les Facultés et les Domaines rattachés, tout en garantissant la cohérence du narratif et de la communication interne.
• Performance et mesure d'impact : Développer et coordonner la mise en œuvre d'indicateurs de performance (KPIs) pour mesurer l'efficacité des prestations de services et la satisfaction des utilisatrices et utilisateurs des Campus.

Profil

• Formation : Formation supérieure universitaire (Master ou équivalent) en Business Administration, gestion ou domaine jugé équivalent.
• Expérience : Solide expérience confirmée (5 ans minimum) en gestion de projets complexes et en pilotage de structures d'état-major ou de direction (la certification Hermès, PMP ou Prince ou titre jugé équivalent constitue un atout). Une première expérience réussie dans l'encadrement d'équipe est indispensable.
• Compétences comportementales : Intelligence politique et leadership transversal : Capacité avérée à naviguer avec aisance entre de multiples parties prenantes, à fédérer et à négocier. Agilité et résistance au stress : Sens aigu des priorités, flexibilité et excellentes capacités d'organisation pour mener de front des dossiers exigeants sous pression. Esprit analytique et orientation solutions : Rigueur, proactivité, autonomie et force de proposition pour résoudre des problématiques pluridisciplinaires.
• Compétences rédactionnelles et linguistiques : Aisance rédactionnelle remarquable. Parfaite maîtrise du français et bonne maîtrise de l'anglais ; la connaissance de l'allemand représente un atout précieux.
• Culture : Intérêt prononcé pour les écosystèmes de la formation, de la recherche, de l'innovation et des hautes technologies.

Nous offrons

• Un environnement de travail dynamique et international dans une institution pluridisciplinaire.
• Une opportunité de mettre en œuvre une stratégie ambitieuse avec une équipe dynamique et diversifiée de spécialistes hautement qualifiés.
• Des conditions de travail attractives.
• La possibilité de se perfectionner en fonction des exigences de la fonction.

Informations

• Date d'entrée en fonction : ou à convenir.
• Taux d'occupation min : 100,00.
• Taux d'occupation max : 100,00.
• Type de contrat : CDI.
• Référence : 2447.
• Les dossiers de candidatures doivent inclure un CV complet, une lettre de motivation, une déclaration de vision d'une page A4 max. et les certificats. Les candidatures complètes seront traitées.
• Délai de postulation : 27 septembre 2026.