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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das DIAS-Labor bei finanziellen und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: EPFL, eine der dynamischsten Universitäten Europas mit internationalem Flair.
- Mitarbeitervorteile: Exzellente Arbeitsbedingungen in einem multikulturellen Umfeld und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und ein inspirierendes Arbeitsumfeld warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte die Zukunft der Forschung mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Budgetorganisation, Projektkoordination und fließende Sprachkenntnisse in Französisch und Englisch.
EPFL, das Schweizerische Bundesinstitut für Technologie in Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätscampus in Europa und gehört zu den 20 besten Universitäten weltweit. Die EPFL beschäftigt mehr als 6.500 Personen, die die drei Hauptmissionen der Institution unterstützen: Bildung, Forschung und Innovation. Der EPFL-Campus bietet ein außergewöhnliches Arbeitsumfeld im Herzen einer Gemeinschaft von mehr als 17.000 Menschen, darunter über 12.500 Studierende und 4.000 Forschende aus mehr als 120 verschiedenen Ländern.
Mission
Das DIAS-Labor unter der Leitung von Professor Ailamaki sucht einen Verwaltungsassistenten zur Unterstützung des Finanzmanagements, der administrativen Abläufe und der kollaborativen Aktivitäten.
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
- Administrative Verwaltung
- Personalverwaltung, Vorbereitung von Einstellungs-/Austrittsunterlagen, Arbeitsverträgen (akademisch, nicht-akademisch), Beschäftigung von temporärem akademischem und nicht-akademischem Personal, Gastdoktoranden, Lehrassistenten, Praktika usw.
- Organisation von Reisen, Besprechungen, Konferenzen, Seminaren, Symposien
- Bestellungen und Inventar von Laborbedarf und -ausstattung
- Erstellung und Nachverfolgung von Spesenabrechnungen und Zahlungsaufträgen
- Post und Korrespondenz in Französisch und Englisch
- Begrüßung neuer Teammitglieder, Empfang (Mitarbeiter und Besucher)
- Komplette Reiseorganisation für Besucher (Gastprofessoren, Gäste, Praktikanten, Gaststudierende usw.) und Einladung, Unterstützung bei Visumanträgen, Unterbringung, Erstattung von Ausgaben
- Abwesenheitsmanagement
- Agenda-Management (Professor und Labor)
- Dokumente und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Lehre
- Finanzmanagement
- Jahresbudgetvorbereitung
- Nachverfolgung von Haushaltskonten
- Nachverfolgung des administrativen Managements von Forschungsprojekten oder Mandaten
- Bearbeitung von Rechnungen von Lieferanten und Schuldnern
- Management der Kreditkarte des Labors
- Unterstützung der Koordination von Kooperationen und Projekten mit mehreren Partnern
- Hilfe bei der Vorbereitung von Förderanträgen und administrativer Nachverfolgung
- Verfolgung von Ergebnissen und Berichtspflichten
- Veranstaltungsunterstützung
- Bereitstellung administrativer Unterstützung für Veranstaltungen, Workshops, Reisen und Lehraktivitäten (einschließlich eingeladener Referenten und Sommerschulen)
- Teambildungsorganisation
Profil
- Erfahrung in der Budgetorganisation und Buchhaltung
- Erfahrung als Verwaltungsassistent und in der Projektkoordination
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen
- Proaktive, zuverlässige und serviceorientierte Einstellung mit einer „Can-do“-Mentalität
- Fließend in Französisch und Englisch erforderlich
- Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu gedeihen und zu einem dynamischen Team beizutragen
Wir bieten
- Ausgezeichnete Arbeitsbedingungen
- Ein multikulturelles und anregendes Umfeld
- Möglichkeiten zur Weiterbildung
Informationen
- Vertragsbeginn: so schnell wie möglich
- Aktivitätsrate: 30%-50%
- Vertragsart: CDI
- Referenz: 2203 jid9576c88afr jit0519afr jpiy26afr
Operations Assistants & Senior Assistants Arbeitgeber: EPFL
Kontaktperson:
EPFL HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Operations Assistants & Senior Assistants
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für eine Stelle interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team oder der Abteilung in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Rolle und das Team zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von EPFL auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen und wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur zu gewinnen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die DIAS-Laborprojekte und die spezifischen Anforderungen der Position. Zeige, dass du die Mission und Werte von EPFL verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung die richtige Aufmerksamkeit erhält. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und vielleicht bald im Team zu haben!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Operations Assistants & Senior Assistants
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die sich in unser Team einfügen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles klar und professionell ist.
Mach es konkret!: Verwende konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, um zu zeigen, wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du kannst und wie du zum Erfolg unseres Teams beitragen kannst.
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und dich besser kennenlernen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei EPFL vorbereitest
✨Informiere dich über die EPFL
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die EPFL und ihre Missionen verschaffen. Informiere dich über aktuelle Projekte und die Kultur der Institution. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Budgetorganisation und Projektkoordination zeigen. Bereite dich darauf vor, diese während des Interviews zu erläutern, um deine Eignung für die Position zu untermauern.
✨Sprich über Multikulturalität
Da die EPFL ein multikulturelles Umfeld bietet, ist es wichtig, dass du deine Erfahrungen in solchen Umgebungen teilst. Zeige, wie du in einem internationalen Team gearbeitet hast und welche Vorteile das für die Zusammenarbeit bringt.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamdynamik, den Herausforderungen der Rolle oder den Möglichkeiten zur Weiterbildung sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.