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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die organisatorische Effizienz und unterstütze die Direktoren in einem dynamischen Forschungslabor.
- Arbeitgeber: EPFL, eine der besten Universitäten weltweit mit einer internationalen Gemeinschaft.
- Mitarbeitervorteile: Mission-driven Arbeit, kreative Teamkultur und hervorragende Arbeitsbedingungen.
- Warum dieser Job: Gestalte innovative Gesundheitslösungen und arbeite an bedeutenden globalen Herausforderungen.
- Gewünschte Qualifikationen: Bachelor-Abschluss in Management oder verwandtem Bereich und Erfahrung in der Koordination komplexer Aktivitäten.
- Andere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten in einem inspirierenden Umfeld mit einem engagierten Team.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
EPFL, das Schweizerische Bundesinstitut für Technologie in Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätscampusse in Europa und gehört zu den 20 besten Universitäten weltweit. Die EPFL beschäftigt mehr als 6.500 Personen, die die drei Hauptmissionen der Institution unterstützen: Bildung, Forschung und Innovation. Der EPFL-Campus bietet ein außergewöhnliches Arbeitsumfeld im Herzen einer Gemeinschaft von mehr als 17.000 Menschen, darunter über 12.500 Studierende und 4.000 Forschende aus mehr als 120 verschiedenen Ländern.
Wir suchen einen Operations Manager und Assistenten der Direktoren, der als zentrales Mitglied der Führungs- und Verwaltungsstruktur von LiGHT fungiert. Diese Rolle sichert die organisatorische Effizienz eines schnelllebigen, internationalen Forschungslabors und bietet gleichzeitig qualitativ hochwertige Unterstützung für die Direktoren. Sie kombiniert operative Koordination, administrative Aufsicht und direkte Unterstützung der Geschäftsführung, um sicherzustellen, dass die Systeme, Kommunikationen, Reisen und Partnerschaften von LiGHT reibungslos und zuverlässig funktionieren.
Die erfolgreiche Kandidatin oder der erfolgreiche Kandidat wird eng mit den Direktoren und leitenden Mitarbeitern zusammenarbeiten, um Bedürfnisse vorherzusehen, Aktivitäten zu koordinieren und klare operationale Systeme aufrechtzuerhalten, die die wissenschaftlichen, institutionellen und globalen Kooperationen von LiGHT unterstützen. Diese Position ist ideal für jemanden, der in einem dynamischen Umfeld gedeiht, tief organisiert ist und strategische Koordination mit praktischer, detailorientierter Ausführung in Einklang bringen kann.
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
- Organisatorische Führung & Koordination: Übersetzen Sie Führungsziele in strukturierte Arbeitsabläufe, Planungswerkzeuge und Verwaltungssysteme. Halten und verfeinern Sie Dashboards, Kalender und Tracking-Tools, die im gesamten Labor verwendet werden. Koordinieren Sie HR-Prozesse einschließlich Rekrutierung, Einarbeitung, Vertragsverlängerungen, Bewertungen und Abgänge. Überwachen Sie Rückerstattungen, Beschaffungen und Dokumentationsabläufe und stellen Sie die Einhaltung der EPFL-Verfahren sicher. Bereiten Sie institutionelle, ethische und Prüfungsdokumente vor und pflegen Sie diese.
- Exekutive Unterstützung der Direktoren: Verwalten Sie die Kalender der Direktoren, planen Sie komplexe Meetings über Institutionen und Zeitzonen hinweg. Koordinieren Sie internationale Reisen (Flüge, Unterkünfte, Visa), bereiten Sie detaillierte Reisepläne vor und verwalten Sie die Spesenabrechnung. Entwerfen, bearbeiten und versenden Sie Korrespondenz, Briefe, Präsentationen und Briefingnotizen im Namen der Direktoren. Bereiten Sie Agenden und Hintergrundmaterialien für hochrangige Meetings mit Geldgebern, Beratungsgremien und internationalen Partnern vor. Führen Sie Protokolle und verfolgen Sie Aktionspunkte mit relevanten Interessengruppen. Behandeln Sie vertrauliche Angelegenheiten mit Diskretion und Professionalität.
- Betriebliche Exzellenz & Veranstaltungslogistik: Leiten Sie die Planung und Logistik für Reisen, Workshops, Stakeholder-Besuche und interne Veranstaltungen. Dokumentieren Sie die Reiseaktivitäten des Labors und stellen Sie sicher, dass Nachreisezusammenfassungen und institutionelles Gedächtnis aufrechterhalten werden. Überwachen Sie die täglichen Abläufe des Laborraums und stellen Sie sicher, dass gemeinsame Bereiche organisiert, funktional, inspirierend und für unser Personal, unsere Studierenden und Besucher vorbereitet sind.
- Partnerschafts- & Stakeholder-Koordination: Dienen Sie als administrative Verbindung zu EPFL, Harvard/Ariadne Labs und anderen Partnerinstitutionen. Koordinieren Sie Meetings, Berichterstattungszyklen und die Vorbereitung gemeinsamer Materialien mit Partnern. Halten Sie einen Stakeholder-Engagement-Plan aufrecht und konsolidieren Sie Updates für Governance- und Geldgeberberichte.
- Kultur & interne Kommunikation: Stärken Sie die interne Kommunikation in einem großen, interdisziplinären und internationalen Team. Unterstützen Sie die laborweite Koordination, Einarbeitungssitzungen, Teambesprechungen und Retreats. Helfen Sie, eine kohärente und unterstützende Teamkultur durch strukturierte Kommunikation und proaktives Problemlösen aufrechtzuerhalten. Halten Sie die digitale und visuelle Präsenz von LiGHT aufrecht, indem Sie die Website aktuell halten, soziale Medien verwalten und eine kohärente, qualitativ hochwertige visuelle Identität über alle Materialien hinweg sicherstellen, einschließlich Vorlagen, Plakate, Präsentationen, Zusammenfassungen und externe Kommunikation.
Profil
- Abschluss in Management, Betrieb, Betriebswirtschaft oder gleichwertiger beruflicher Erfahrung.
- Nachweisliche Erfolge bei der Koordination komplexer Aktivitäten über Teams oder Projekte hinweg.
- Starke organisatorische und problemlösende Fähigkeiten mit akribischer Aufmerksamkeit für Details.
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, autonom zu arbeiten, während Sie sich an die Führungsziele anpassen.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; professionelle Französischkenntnisse bevorzugt.
- Proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Denkweise.
Bevorzugte Qualifikationen
- Kenntnis der EPFL-Systeme, -richtlinien und -forschungsadministration.
- Erfahrung in akademischen, Forschungs-, Gesundheits- oder humanitären Umgebungen.
- Vertrautheit mit kollaborativen Werkzeugen wie Notion, Slack, GitHub und Google Workspace.
- Erfahrung in der Verwaltung von Budgets, Rückerstattungen oder institutionellen Compliance-Abläufen.
- Hohe emotionale Intelligenz und professionelle Diskretion im Umgang mit sensiblen Angelegenheiten.
Wir bieten
- Aufgabenorientierte Arbeit an der Schnittstelle von Technologie, Gesundheit und globaler Gerechtigkeit.
- Ein kreatives, ehrgeiziges und kollaboratives Team über Kontinente hinweg.
- Ausgezeichnete Arbeitsbedingungen.
Was wir schätzen
Bei LiGHT arbeiten wir mit Sorgfalt und Genauigkeit. Wir schätzen Neugier, Zusammenarbeit, prinzipielle Innovation und Design, das dient. Unsere betriebliche Exzellenz ist ein zentraler Wert. Sie werden Teil eines Teams, das an bedeutenden Herausforderungen, Kreativität und einer gemeinsamen Mission wächst.
Informationen
- Vertragsbeginn: 01/01/2026
- Aktivitätsrate: 40,00
- Maximale Aktivitätsrate: 60%
- Vertragsart: CDD
- Dauer: 1 Jahr, verlängerbar
- Referenz: 1912
Operations Manager and Assistant to the Directors Arbeitgeber: EPFL
Kontaktperson:
EPFL HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Operations Manager and Assistant to the Directors
✨Tipp Nummer 1
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze LinkedIn und andere Plattformen, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Frag nach Informationen über die EPFL und zeig dein Interesse an der Position als Operations Manager.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du die Mission und Werte von LiGHT verstehst. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Verbesserung der organisatorischen Effizienz beitragen können.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Workshops teilzunehmen, nutze sie, um dich zu präsentieren und mehr über die Kultur der EPFL zu erfahren. Das zeigt dein Engagement!
✨Tipp Nummer 4
Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Zeig uns, dass du bereit bist, Teil unseres dynamischen Teams zu werden!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Operations Manager and Assistant to the Directors
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeige, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Anforderungen erfüllen, sondern auch gut ins Team passen.
Mach es klar und strukturiert: Achte darauf, dass deine Bewerbung übersichtlich ist. Verwende klare Absätze und eine logische Struktur, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns, dass du organisiert bist!
Betone deine Erfahrungen: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen, die relevant für die Stelle sind. Zeige auf, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben koordiniert hast und welche Erfolge du dabei erzielt hast. Das hilft uns, dich besser einzuschätzen.
Bewirb dich über unsere Website: Vergiss nicht, dich direkt über unsere Website zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei EPFL vorbereitest
✨Verstehe die Mission von LiGHT
Mach dich mit der Mission und den Werten von LiGHT vertraut. Zeige im Interview, dass du die Bedeutung von Technologie im Gesundheitswesen verstehst und wie deine Fähigkeiten dazu beitragen können, diese Mission zu unterstützen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du komplexe Projekte koordiniert oder Probleme gelöst hast. Diese Beispiele helfen dir, deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Problemlösungskompetenz zu demonstrieren.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Übe, klare und prägnante Antworten zu geben, und sei bereit, Fragen zu stellen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Sei proaktiv und strukturiert
Betone deine proaktive und strukturierte Arbeitsweise. Erkläre, wie du in der Vergangenheit Systeme und Prozesse optimiert hast, um Effizienz zu steigern. Dies wird zeigen, dass du gut in die dynamische Umgebung von LiGHT passt.
