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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Planifie et gère des événements tout en assurant une logistique impeccable.
- Arbeitgeber: Rejoins l'EPFL, un campus dynamique et innovant au cœur de l'Europe.
- Mitarbeitervorteile: Travaille dans un environnement multiculturel avec des conditions attractives et des formations continues.
- Warum dieser Job: Fais partie d'une équipe qui valorise l'innovation et la collaboration internationale.
- Gewünschte Qualifikationen: Excellentes compétences organisationnelles et expérience administrative requises.
- Andere Informationen: Poste à 50 % avec un contrat CDI, début flexible.
EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issus de plus de 120 nationalités différentes.
Mission
Sous la direction de la cheffe du groupe Logistique, analyser, catégoriser et assurer la planification des demandes d'événements, notamment au niveau administratif et logistique.
Principales tâches et responsabilités
- Analyser et catégoriser de manière efficace les demandes provenant de l'outil dédié, par e-mail ou par téléphone
- Répondre aux organisateurs des différentes catégories d'événements en offrant des conseils avisés
- Planifier et tenir à jour les différents calendriers d'événements et veiller à la faisabilité des demandes
- Suivre logistiquement les demandes et élaborer des programmes comprenant des activités telles que le nettoyage, l'aménagement, le raccordement électrique et la pose de signalétique, etc.
- Gérer diverses tâches administratives
Profil
- Excellentes capacités d'organisation, de planification et de gestion des priorités, avec un grand souci du détail et de la confidentialité
- Esprit d'initiative, rigueur professionnelle et forte capacité d'analyse, de synthèse et d'anticipation
- Sens aigu du service, discrétion et excellente présentation
- Capacité avérée à comprendre les enjeux stratégiques et à collaborer de manière transversale
- Très bonnes compétences interpersonnelles et aisance dans un environnement multiculturel et international
- Expérience confirmée dans un poste administratif, de préférence dans un environnement international, académique ou universitaire
- Maîtrise du français avec de très bonnes capacités rédactionnelles
- Pratique courante de l'anglais (niveau minimum B2-C1). La connaissance de l'allemand est un atout
- Aisance avec les outils informatiques (Suite Office)
- CFC d'employé-e de commerce, formation HES (idéalement en tourisme ou en hospitality management) ou toute autre formation jugée équivalente
Nous offrons
- Un environnement de travail dynamique et multiculturel dans une institution pluridisciplinaire de renommée internationale
- Des conditions de travail attractives
- Des possibilités de formation continue
Informations
- Date d'entrée en fonction : ou à convenir
- Taux d'occupation : 50 %
- Type de contrat : CDI
- Référence : 1555
Planificateur-trice administratif-ve événementiel-le Arbeitgeber: EPFL
Kontaktperson:
EPFL HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Planificateur-trice administratif-ve événementiel-le
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen, die bereits in der Eventplanung tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke und Tipps geben, wie du dich am besten auf die Position bei EPFL vorbereiten kannst.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die spezifischen Veranstaltungen, die an der EPFL stattfinden. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein Verständnis für die Art von Events hast, die organisiert werden, und bringe eigene Ideen ein, wie man diese verbessern könnte.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du erfolgreich Veranstaltungen geplant oder koordiniert hast, und sei bereit, diese im Gespräch zu teilen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine interkulturellen Kompetenzen! Da die EPFL ein internationales Umfeld hat, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit Menschen aus verschiedenen Kulturen hervorhebst. Bereite dich darauf vor, wie du in einem solchen Umfeld erfolgreich arbeiten kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Planificateur-trice administratif-ve événementiel-le
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherche sur l'EPFL: Commence par te renseigner sur l'EPFL. Consulte leur site officiel pour des descriptions de poste détaillées, les exigences d'entrée et les délais de candidature.
Prépare tes documents: Assure-toi d'avoir tous les documents pertinents, tels que ton CV à jour, une lettre de motivation, des lettres de recommandation et des preuves de compétences linguistiques. N'oublie pas de vérifier si d'autres documents sont nécessaires.
Rédige une lettre de motivation convaincante: Dans ta lettre de motivation, mets en avant tes compétences en organisation et en gestion des priorités. Explique comment ton expérience correspond aux exigences du poste et pourquoi tu souhaites travailler à l'EPFL.
Soumets ta candidature: Télécharge tous les documents requis et soumets ta candidature via notre site. Vérifie que toutes les informations sont complètes et exactes avant de valider l'envoi.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei EPFL vorbereitest
✨Vorbereitung auf die spezifischen Anforderungen
Informiere dich gründlich über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Position als Planificateur-trice administratif-ve événementiel-le. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen und bereite konkrete Beispiele vor.
✨Präsentation deiner organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle exzellente organisatorische Fähigkeiten erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Situationen schildern, in denen du erfolgreich Veranstaltungen geplant oder administrative Aufgaben effizient verwaltet hast.
✨Interkulturelle Kompetenz betonen
Da das EPFL ein internationales Umfeld bietet, ist es wichtig, deine interkulturellen Kompetenzen hervorzuheben. Teile Erfahrungen, die zeigen, wie du in einem multikulturellen Team gearbeitet hast und wie du mit verschiedenen Kulturen umgehst.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Bereite einige Fragen vor, die sich auf die Unternehmenskultur und die Arbeitsweise am EPFL beziehen. Dies zeigt dein Interesse an der Institution und hilft dir, herauszufinden, ob die Werte des Unternehmens mit deinen eigenen übereinstimmen.
