Die EPFL, die Eidgenössische Technische Hochschule Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätscampusse Europas und gehört in zahlreichen akademischen Rankings zu den Top 20 weltweit. Die EPFL beschäftigt über 6.500 Mitarbeitende, die die drei Hauptaufgaben der Hochschule leben: Bildung, Forschung und Innovation. Der EPFL-Campus bietet ein aussergewöhnliches Arbeitsumfeld im Herzen einer Gemeinschaft von über 17.000 Personen, darunter fast 12.500 Studierende und 4.000 Forschende aus mehr als 120 verschiedenen Nationen.
Verwaltungs- und Finanzverantwortliche/r - NCCR Separations (80%)
Aufgabe
Der nationale Forschungsschwerpunkt „NCCR Separation“ ist ein schweizweit bedeutendes Projekt, das hauptsächlich vom Schweizerischen Nationalfonds finanziert wird. Es vereint zahlreiche hochkarätige Forschende aus dem ganzen Land und hat zum Ziel, neue Techniken in den Trennwissenschaften zu entwickeln und den Technologietransfer zu beschleunigen, um die nachhaltigen Entwicklungsziele der Schweiz zu erreichen und den Weg zur globalen Klimaneutralität zu beschleunigen.
Die EPFL, die die Leitung dieses Projekts innehat, sucht eine/n Verwaltungs- und Finanzverantwortliche/n zur Verwaltung der finanziellen Abläufe. Die Hauptaufgabe dieser Position besteht darin, die finanziellen Informationen im Zusammenhang mit dem Projekt innerhalb der EPFL sowie mit externen Partnern zu zentralisieren und zu konsolidieren. Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
Finanzmanagement Verantwortung für das Finanzmanagement und die Buchhaltung des NCCR Separations Projekts. Mitarbeit bei der Erstellung, Überwachung und Steuerung des Budgets in enger Zusammenarbeit mit der NCCR-Leitung und den Programmmanagern. Budgetüberwachung der verschiedenen Partnerinstitutionen und Vorbereitung der internen und externen Finanzberichte. Verwaltung der Erfassung, Überprüfung, Rückerstattung und Buchung der Projektausgaben in Zusammenarbeit mit allen Partnern. Erfassung, Kontrolle und Aufbewahrung der für Zwischen- und Abschlussberichte an den Schweizerischen Nationalfonds (SNF) über das Reporting-Portal erforderlichen Finanzdaten. Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung der Finanzprüfungen des SNF. Zusammenarbeit mit den zentralen Diensten der EPFL und den Konsortialpartnern in allen finanziellen und administrativen Fragen.
Administration und Koordination Administrative Unterstützung des NCCR, insbesondere Organisation von Sitzungen, Vorbereitung von Tagesordnungen und Protokollen, Verwaltung von Verteilerlisten und Dokumentationsnachverfolgung. Administrative Unterstützung des Management-Teams (Programmmanager, Kommunikationsbeauftragter, KTT-Beauftragter, Datenmanager, Wissenschaftlicher Beauftragter) nach Bedarf. Mitarbeit bei Rekrutierungsverfahren und administrative Nachverfolgung der Personalressourcen (Ausschreibungen, Onboarding, Offboarding, Akkreditierungen, Abwesenheitsüberwachung) in Koordination mit den zuständigen HR-Diensten. Koordination der logistischen Organisation von NCCR-Veranstaltungen (Workshops, Schulungen, Retreats, Sitzungen, Generalversammlungen und wissenschaftliche Events). Unterstützung bei der Organisation von Reisen, Besuchen, wissenschaftlichen Aufenthalten, Austauschprogrammen, Stipendien und Abordnungen der NCCR-Mitglieder. Mitwirkung bei Querschnittsaufgaben der ECO-Einheit und Teilnahme an bereichsübergreifenden EPFL-Projekten nach Bedarf. Profil
Ausbildung in Buchhaltung, Finanzen, Management oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung in einer ähnlichen Funktion. Nachgewiesene Erfahrung im Finanz- und Verwaltungsmanagement von wissenschaftlichen Projekten oder vergleichbaren Grossprojekten. Erfahrung in Treuhand oder Revision ist von Vorteil. Ausgezeichnete Kenntnisse in Französisch und Englisch, mündlich und schriftlich. Sehr gute Kenntnisse der Bürosoftware (Microsoft Office), insbesondere exzellente Excel-Kenntnisse. Hervorragende Organisationsfähigkeiten und Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig in einem dynamischen und multipartner Umfeld zu managen. Hohe Genauigkeit, Organisationsvermögen und Termintreue, insbesondere bei der Budget- und Verwaltungsüberwachung. Eigeninitiative, Selbstständigkeit und Serviceorientierung. Ausgezeichnete soziale Kompetenzen und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Gesprächspartnern (Leitung, Forschende, Professoren, institutionelle Partner, Prüfer und Verwaltungsdienste). Dynamische, zuverlässige, diskrete Persönlichkeit mit hoher Integrität. Vorteile Erfahrung mit administrativen und finanziellen EPFL-Tools (GrantsDB, mySNF oder ähnliche Werkzeuge). Erfahrung in der administrativen Verwaltung eines Forschungskonsortiums oder eines vom SNF finanzierten Projekts. Erfahrung in der internationalen logistischen Koordination oder im Management akademischer Programme. Wir bieten
Multikulturelles und anregendes berufliches Umfeld Angenehme Arbeitsatmosphäre und Rahmenbedingungen Attraktive Arbeitsbedingungen Möglichkeit zur Teilnahme an internen Weiterbildungen entsprechend den Anforderungen der Stelle
Weitere Auskünfte erteilt Herr Pierre-Yves Bolinger ( pierre-yves.bolinger@epfl.ch ) Informationen
Eintrittsdatum: So bald wie möglich
Beschäftigungsgrad: 80 % - 2 Tage in Sitten und 2 Tage in Lausanne Vertragsart: Befristeter Vertrag Dauer: 1 Jahr, verlängerbar Referenz: 2335
jid754ba14ade jit0729ade jpiy26ade
Verwaltungs- und Finanzverantwortliche/r - NCCR Separations (80%)
Aufgabe
Der nationale Forschungsschwerpunkt „NCCR Separation“ ist ein schweizweit bedeutendes Projekt, das hauptsächlich vom Schweizerischen Nationalfonds finanziert wird. Es vereint zahlreiche hochkarätige Forschende aus dem ganzen Land und hat zum Ziel, neue Techniken in den Trennwissenschaften zu entwickeln und den Technologietransfer zu beschleunigen, um die nachhaltigen Entwicklungsziele der Schweiz zu erreichen und den Weg zur globalen Klimaneutralität zu beschleunigen.
Die EPFL, die die Leitung dieses Projekts innehat, sucht eine/n Verwaltungs- und Finanzverantwortliche/n zur Verwaltung der finanziellen Abläufe. Die Hauptaufgabe dieser Position besteht darin, die finanziellen Informationen im Zusammenhang mit dem Projekt innerhalb der EPFL sowie mit externen Partnern zu zentralisieren und zu konsolidieren. Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
Finanzmanagement Verantwortung für das Finanzmanagement und die Buchhaltung des NCCR Separations Projekts. Mitarbeit bei der Erstellung, Überwachung und Steuerung des Budgets in enger Zusammenarbeit mit der NCCR-Leitung und den Programmmanagern. Budgetüberwachung der verschiedenen Partnerinstitutionen und Vorbereitung der internen und externen Finanzberichte. Verwaltung der Erfassung, Überprüfung, Rückerstattung und Buchung der Projektausgaben in Zusammenarbeit mit allen Partnern. Erfassung, Kontrolle und Aufbewahrung der für Zwischen- und Abschlussberichte an den Schweizerischen Nationalfonds (SNF) über das Reporting-Portal erforderlichen Finanzdaten. Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung der Finanzprüfungen des SNF. Zusammenarbeit mit den zentralen Diensten der EPFL und den Konsortialpartnern in allen finanziellen und administrativen Fragen.
Administration und Koordination Administrative Unterstützung des NCCR, insbesondere Organisation von Sitzungen, Vorbereitung von Tagesordnungen und Protokollen, Verwaltung von Verteilerlisten und Dokumentationsnachverfolgung. Administrative Unterstützung des Management-Teams (Programmmanager, Kommunikationsbeauftragter, KTT-Beauftragter, Datenmanager, Wissenschaftlicher Beauftragter) nach Bedarf. Mitarbeit bei Rekrutierungsverfahren und administrative Nachverfolgung der Personalressourcen (Ausschreibungen, Onboarding, Offboarding, Akkreditierungen, Abwesenheitsüberwachung) in Koordination mit den zuständigen HR-Diensten. Koordination der logistischen Organisation von NCCR-Veranstaltungen (Workshops, Schulungen, Retreats, Sitzungen, Generalversammlungen und wissenschaftliche Events). Unterstützung bei der Organisation von Reisen, Besuchen, wissenschaftlichen Aufenthalten, Austauschprogrammen, Stipendien und Abordnungen der NCCR-Mitglieder. Mitwirkung bei Querschnittsaufgaben der ECO-Einheit und Teilnahme an bereichsübergreifenden EPFL-Projekten nach Bedarf. Profil
Ausbildung in Buchhaltung, Finanzen, Management oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung in einer ähnlichen Funktion. Nachgewiesene Erfahrung im Finanz- und Verwaltungsmanagement von wissenschaftlichen Projekten oder vergleichbaren Grossprojekten. Erfahrung in Treuhand oder Revision ist von Vorteil. Ausgezeichnete Kenntnisse in Französisch und Englisch, mündlich und schriftlich. Sehr gute Kenntnisse der Bürosoftware (Microsoft Office), insbesondere exzellente Excel-Kenntnisse. Hervorragende Organisationsfähigkeiten und Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig in einem dynamischen und multipartner Umfeld zu managen. Hohe Genauigkeit, Organisationsvermögen und Termintreue, insbesondere bei der Budget- und Verwaltungsüberwachung. Eigeninitiative, Selbstständigkeit und Serviceorientierung. Ausgezeichnete soziale Kompetenzen und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit verschiedenen Gesprächspartnern (Leitung, Forschende, Professoren, institutionelle Partner, Prüfer und Verwaltungsdienste). Dynamische, zuverlässige, diskrete Persönlichkeit mit hoher Integrität. Vorteile Erfahrung mit administrativen und finanziellen EPFL-Tools (GrantsDB, mySNF oder ähnliche Werkzeuge). Erfahrung in der administrativen Verwaltung eines Forschungskonsortiums oder eines vom SNF finanzierten Projekts. Erfahrung in der internationalen logistischen Koordination oder im Management akademischer Programme. Wir bieten
Multikulturelles und anregendes berufliches Umfeld Angenehme Arbeitsatmosphäre und Rahmenbedingungen Attraktive Arbeitsbedingungen Möglichkeit zur Teilnahme an internen Weiterbildungen entsprechend den Anforderungen der Stelle
Weitere Auskünfte erteilt Herr Pierre-Yves Bolinger ( pierre-yves.bolinger@epfl.ch ) Informationen
Eintrittsdatum: So bald wie möglich
Beschäftigungsgrad: 80 % - 2 Tage in Sitten und 2 Tage in Lausanne Vertragsart: Befristeter Vertrag Dauer: 1 Jahr, verlängerbar Referenz: 2335
jid754ba14ade jit0729ade jpiy26ade
Verwaltungs- und Finanzverantwortliche/r - NCCR Separations (80%) Arbeitgeber: EPFL
Die EPFL ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine inspirierende und unterstützende Arbeitsumgebung bietet, in der die persönliche und berufliche Entwicklung gefördert wird. Mit einem internationalen Team und einem Fokus auf operative Exzellenz haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln und an qualitativ hochwertigen Weiterbildungsprogrammen teilzunehmen. Die Lage in der malerischen Umgebung der Schweiz trägt zusätzlich zu einem ausgewogenen Arbeitsleben bei.
