Chief of Staff & Executive Support der Geschäftsführung (all genders)

Was wir bieten:

• Zielgerichtete und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten sowie viel Raum für persönliches Wachstum und Mitgestaltung
• Ein freundliches Umfeld, das auf gegenseitigem Respekt basiert, ohne Ellenbogenmentalität
• Ein modernes Büro
• Erstklassige Veranstaltungen und Offsites im Laufe des Jahres
• Flexible Homeoffice-Optionen
• Mitarbeiterrabatte (Corporate Benefits)

Ihr Job:

In dieser Rolle denken Sie voraus und identifizieren den Handlungsbedarf, bevor er offensichtlich wird. Sie schaffen Struktur, Orientierung und Verantwortung in einem dynamischen Umfeld, kombinieren strategisches Denken mit operativer Exzellenz und agieren selbstbewusst neben Führungskräften, Partnern und Kunden. Kurz gesagt: Sie sind die rechte Hand des Vorstands und stellen sicher, dass strategische Prioritäten, operative Themen und organisatorische Prozesse effektiv zusammenarbeiten.

Ihre Aufgaben sind in drei Hauptbereiche unterteilt:

• Strategische Unterstützung des Vorstands:
  • Sie koordinieren die strategischen Prioritäten des Vorstands und sorgen für deren inhaltliche und organisatorische Vorbereitung.
  • Sie managen die Vorbereitung von Entscheidungsunterlagen, Präsentationen und Managementdokumenten.
  • Sie strukturieren die Führungsgovernance, bereiten Vorstandssitzungen vor, dokumentieren Entscheidungen und verfolgen konsequent vereinbarte Maßnahmen nach.
  • Sie gewährleisten die funktionsübergreifende Abstimmung und koordinieren unternehmensweite Themen über relevante Schnittstellen hinweg.
• Governance, Reporting & Kommunikation:
  • Sie unterstützen das Projektmanagement und stellen sicher, dass Personal, Budget und vertragliche Rahmenbedingungen konsistent abgestimmt sind.
  • Sie etablieren Governance-, Reporting- und Steuerungsprozesse und entwickeln diese kontinuierlich gemeinsam mit der Finanzabteilung weiter.
  • Sie bereiten Managementberichte, Entscheidungspapiere und Statusupdates vor und schaffen Transparenz über strategische Prioritäten und Fortschritte.
  • Sie koordinieren interne und externe Kommunikationsmaßnahmen – von Townhalls und Newslettern bis hin zu Präsentationen und kundenbezogener Kommunikation.
  • Sie unterstützen die Kommunikation strategischer Entscheidungen, verfolgen deren Umsetzung und helfen, sie innerhalb der Organisation zu verankern.
• Unterstützung der Geschäftsführung & Organisation:
  • Sie verwalten die Kalender, Prioritäten und Kapazitäten des Vorstands vorausschauend und mit einem klaren Sinn für Relevanz.
  • Sie planen und koordinieren Geschäftsreisen, Kundentermine, Workshops und Führungs-Offsites.
  • Sie bereiten Führungs- und Managementbesprechungen vor, organisieren deren Ablauf und stellen sicher, dass relevante Themen nachverfolgt werden.
  • Sie sind verantwortlich für die professionelle Handhabung sensibler Korrespondenz, Verträge und vertraulicher Managementdokumente.
  • Sie fungieren als zentrale Schnittstelle für ausgewählte HR-Prozesse zwischen dem externen HR-Dienstleister und dem internen HR Business Partner.
  • Sie koordinieren wichtige organisatorische Themen und dienen als zuverlässiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder.

Ihr Profil:

• Sie haben ein Studium erfolgreich abgeschlossen oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrere Jahre Erfahrung als Chief of Staff, Executive Assistant, Projektmanager oder in einer vergleichbaren Rolle in einem Managementumfeld mit.
• Sie haben bereits eng mit Partnern, Management oder C-Level-Stakeholdern zusammengearbeitet.
• Sie zeichnen sich durch hervorragende organisatorische Fähigkeiten, starke Priorisierungsfähigkeiten und einen selbstbewussten Umgang mit verschiedenen Stakeholdern aus.
• Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und lösungsorientiert und bringen ein hohes Maß an Eigeninitiative mit.
• Sie präsentieren sich selbstbewusst und professionell und kommunizieren überzeugend auf allen Hierarchieebenen.
• Sie gehen vertraulich mit sensiblen Informationen um.
• Sie haben Erfahrung in der Vorbereitung von Managementpräsentationen, Entscheidungspapieren und Kommunikationsmaterialien.
• Sogar in einem dynamischen Umfeld behalten Sie den Überblick und managen mehrere Themen parallel mit starken Umsetzungsfähigkeiten.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie sind sicher im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere PowerPoint, Outlook, Teams und Excel, und nutzen KI in Ihrer täglichen Arbeit, um Prozesse effizienter zu gestalten.

Warum Eve?

Wir bieten die perfekte Kombination aus spannenden Herausforderungen und persönlicher Entwicklung. Bei Eve arbeiten wir an den entscheidenden Fragen an der Schnittstelle von Kunde, Geschäft, Technologie und künstlicher Intelligenz. Unser Leitprinzip lautet: Zusammenarbeit statt Wettbewerb. Unser gemeinsamer Geist macht uns zu einem starken Team.

In der Rolle des Chief of Staff unterstützen Sie den Vorstand dabei, strategische Prioritäten effektiv voranzutreiben, funktionsübergreifende Themen voranzubringen und die täglichen Führungsoperationen effizient zu organisieren. Sie agieren gleichzeitig als Sparringspartner, Koordinator und Umsetzer – und stellen sicher, dass Prioritäten in konkrete Entscheidungen und Entscheidungen in effektive Umsetzungen übersetzt werden.