Facilities Manager Europe (f/m/d)

At Clario, part of Thermo Fisher Scientific, we develop regulated technology that helps unlock better evidence and improve patient outcomes worldwide. Our software platforms support clinical trials, diagnostics, and medical Entscheidungsfindung in hochkontrollierten regulatorischen Umgebungen.

Als Facilities Manager Europe (f/m/d) unterstützen Sie Clarios Einrichtungen in ganz Europa mit einem Fokus auf unser Büro in Estenfeld, Deutschland.

Was wir bieten:

• Wettbewerbsfähige Vergütung.
• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitkonten zur Unterstützung der Work-Life-Balance.
• Hybrides Arbeitsmodell, das nach der Probezeit 1-2 Tage Remote-Arbeit ermöglicht.
• Unterstützung Ihrer beruflichen Entwicklung durch interne und externe Schulungs- und Zertifizierungsprogramme.
• Attraktive Vorteile (Sicherheit, Flexibilität, Unterstützung und Wohlbefinden).
• Engagierende Mitarbeiterprogramme.

Was Sie tun werden:

• Facilities Operations: Bereitstellung umfassender Unterstützung für die Einrichtungen durch Gewährleistung einer nahtlosen Durchführung der Betriebsabläufe, Gebäudeverwaltung, strukturelle Maßnahmen, Wartungsteams, Hauswirtschaft, Empfang, Cafeteria-Betrieb, Asset-Management, Besuchermanagement sowie Sicherheits- und Schutzprotokolle.
• Facility Layout Standards und Compliance: Unterstützung der Layoutstandards für elektrische Systeme, HVAC, IT-Infrastruktur (Telefone, Konferenzsysteme, Displays), Materialien, Zugangskontrolle und mehr. Zusammenarbeit mit lokalen Auftragnehmern/Anbietern/Abteilungen zur Verwaltung dieser Prozesse bis zur Fertigstellung und Sicherstellung der Einhaltung lokaler und staatlicher Bauvorschriften.
• Standortkoordination: Verwaltung und Koordination der Logistik beim Öffnen, Verlegen oder Schließen einer Einrichtung, einschließlich Sicherheitssystemen, Zugangskontrolle, Möbeln, Beschilderung, Showroom-/Marketinganforderungen, Telekommunikation und mehr.
• Budgetierung und Investitionsausgaben: Aktive Teilnahme am Budgetierungsprozess für Investitionsausgaben und Verwaltung von Einkaufsanfragen für die Bedürfnisse der Einrichtungen. Genaues Vorhersagen und Vorbereiten von haushaltsbezogenen Budgets. Durchführung finanzieller und geschäftlicher Analysen, einschließlich der Erstellung von Berichten über Ausgaben, Einsparungen und Bereiche zur Kostenoptimierung.
• Compliance und Standardsentwicklung: Sicherstellung, dass alle Einrichtungen in Übereinstimmung mit lokalen, staatlichen und nationalen Gesetzen, Unternehmensstandards und Verfahren betrieben und gewartet werden. Verantwortlich für die Entwicklung und Verfeinerung von Standards, während sich die Geschäftsbedürfnisse weiterentwickeln, einschließlich der Sicherstellung jährlicher Arbeitsschutz- und Brandschutzinspektionen, wo dies zutrifft.
• Stakeholder- und Managementkommunikation: Aufrechterhaltung einer indirekten Verbindung zu den lokalen Managementteams, Teilnahme an und Berichterstattung bei Managementbesprechungen. Aufbau starker Beziehungen zu wichtigen Geschäftspartnern durch Sammlung von Feedback und Bereitstellung von Berichten über geschäftskritische Aspekte wie Belegung, Standortstarts und Verbesserungen sowie Audits der Einrichtungen.
• Externe Beziehungen und erster Ansprechpartner: Dienen als erster Ansprechpartner für den Vermieter, die Arbeitsinspektion, Kommunen, Behörden und Abteilungen für Arbeitssicherheit.
• Anbieter- und Vertragsmanagement: Aufbau und Pflege starker Beziehungen zur lokalen Gebäudeverwaltung und Verwaltung von Drittanbieterauftragnehmern/-anbietern, die für die Wartung und den Betrieb der Einrichtungen verantwortlich sind. Dazu gehört die Überwachung abgeschlossener Aufgaben, die Überprüfung technischer Abnahmen und die Genehmigung von Rechnungen.
• Miet- und Vertragsmanagement: Verwaltung von Mietverträgen und Vereinbarungen für Einrichtungen, einschließlich des Verständnisses rechtlicher Bedingungen und kommerzieller Vertragsstrukturen. Sicherstellung, dass Verträge rechtzeitig erneuert und verhandelt werden.
• Nachhaltigkeit und Energieeffizienz: Unterstützung von Nachhaltigkeitsinitiativen durch Verfolgung, Berichterstattung und Arbeiten zur Reduzierung von Emissionen und Abfall in den Betriebsabläufen der Einrichtungen. Implementierung von energieeinsparenden Initiativen, einschließlich der Verfolgung des Energieverbrauchs und der Vorschläge für Verbesserungsbereiche.
• Krisen- und Notfallmanagement: Entwicklung und Pflege von Notfallplänen für die Einrichtung, einschließlich Feuerübungen, Evakuierungsverfahren und pandemiebezogenen Sicherheitsmaßnahmen.
• Schulung und Entwicklung: Koordination von Sicherheits- und einrichtungsbezogenen Schulungen für Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass jeder über Evakuierungsverfahren, Sicherheitsprotokolle und die ordnungsgemäße Nutzung gemeinsamer Ressourcen wie Konferenzräume, Geräte und Lagerräume informiert ist.
• Teamzusammenarbeit und Unterstützung: Beitrag zum Teamerfolg durch Unterstützung von Kollegen bei der Lösung interner Probleme und Unterstützung gemeinsamer Ziele.
• Qualitäts- und Standardsmanagement: Sicherstellung der Einhaltung organisatorischer SOPs durch regelmäßige Überprüfung und Verständnis der Betriebsrichtlinien. Unterstützung der Etablierung und Durchsetzung von Abteilungsstandards zur Aufrechterhaltung eines konsistenten Qualitätsservices.
• Technische und branchenspezifische Entwicklung: Verbesserung der Fachkenntnisse durch aktive Teilnahme an unternehmensgesponserten Schulungsprogrammen und Aufrechterhaltung aktueller Kenntnisse über Branchentrends und aufkommende Technologien zur Förderung von Innovationen und informierten Entscheidungen.

Was wir suchen:

• Abschluss in Facility Management oder einem vergleichbaren Abschluss mit technischem Hintergrund, ergänzt durch zusätzliche Schulungen im Bereich Unternehmensführung oder weitere Entwicklungen.
• Fünf oder mehr Jahre Erfahrung im Facility Management oder einer vergleichbaren Rolle, einschließlich nachgewiesener Erfahrung in der Verwaltung technischer Bauprojekte.
• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind erforderlich. Zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten zur Priorisierung von Aufgaben und Einhaltung festgelegter Zeitpläne, Fristen oder Termine.
• Kreative Problemlösungsfähigkeiten mit starken Projektmanagementfähigkeiten.
• Kenntnisse im Umgang mit Software, einschließlich der MS Office Suite.
• Fähigkeit, andere ohne direkte Autorität zu beeinflussen.
• Starke Fähigkeit, sich an wechselnde Prioritäten anzupassen.
• Ein starkes Verlangen nach Erfolg bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung einer professionellen und positiven Einstellung.
• Flexibilität, nach Bedarf zu unseren europäischen Standorten zu reisen, typischerweise durchschnittlich zwei Reisen pro Jahr.

Bei Clario ist es unser Ziel, Leben zu verändern, indem wir bessere Beweise freisetzen. Es ist eine Sache, die uns vereint und inspiriert. Deshalb kommen wir zur Arbeit – und wie wir unsere Mitarbeiter befähigen, jeden Tag einen positiven Einfluss auszuüben.